档案管理讲座提纲.doc

《档案管理讲座提纲.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、档案管理实务知识讲座中心发言：陶玲序论档案管理工作是企业管理工作中不可缺少的重要环节，它是企业发展的重要历史见证和经验总结。本文结合中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》和江苏省档案局《归档文件整理规则》实施办法，介绍档案整理工作的一般常识。归档文件整理：是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。一、归档文件的整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用

2、。工作方针：强化收集、简化整理、细化检索、深化利用。1、文件材料的归档范围：、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；、单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；、本单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料；2、文件材料的不归档范围：、上级机关普发性文件材料中，不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄

3、件等；12、本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；、同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄送的文件材料。文件办理完毕是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不是文件本身在实际工作中是否在

4、发挥作用。二、归档文件的整理要求：1、归档文件应齐全完整；归档文件齐全完整是指一个单位内部所有机构在其职能活动中形成的文件是否齐全完整。2、归档文件的整理单位：“件”的确定；文件的正本与定稿为一件；正文与附件为一件；正文与文件处理单等为一件；原件与复印件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录作为一件；来文与复文可作为一件，也可分别作为一件；未装订的式样同一的表格可以以一定的单位组合，装订在一起作为一件；报表、名册、图册等，可按照原来的装订方式，一册（本）为一件；3、文件的修整：对破损文件进行修裱；对

5、字迹模糊或易褪变的文件材料进行复制；去除文件上腐蚀的金属物；对过大的文件进行折叠；在归档文件整理过程中，所用材料要符合档案保护要求。4、装订：装订文件要按照文件的顺序按件装订。装订方式：较薄的文件用缝纫机轧边，较厚的文件采用“12三孔一线”的方法在左侧装订。短期保存的文件，可以保持原装订方式不变。5、分类：就是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。按年度分类；按保管期限分类；按机构（问题）分类。6、文件的归类：按年度归类：一般文件归入文件签发年度，跨年度办结

6、的文件归入办结年度；按保管期限归类；按机构（问题）归类；文件的归类要保持连续性，同一内容的文件在不同年度要归入同一类中，不要随意更改。7、文件的排列：归档文件应在分类方案的最低一级内，按事由结合时间排列。8、编制归档号；归档号是将归档文件在全宗中的位置予以固定的一组标识符号，并以归档章的形式在归档文件上注明，以反映分类、排列这些系统整理工作的成果。包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号、页数等要素在内的一组数字和字符的集合。归档号填写在归档章内，其中必填项为全宗号、年度、保管期限、件号、总页数

7、，选择项为机构（问题）等。归档章示意如下：上面：全宗号年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号总页数4*1581612下面：填写归档号，应严格按上图顺序进行，各“号”在归档章中的位置不得打乱和改变性质。不选择机构（问题）分类的单位，归档号中无此内容，归档章中相应位置可空置。归档号填写规定如下：▲全宗号：▲年度：年度指归档文件应归入的年度，应采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如表示为“2009”不能简化为“09”。▲保管期限：保管期限分为“永久”“长期”“短期”三种，可填写简称“永”“长”“短”，不使用

8、“1”“2”“3”等代码表示。保管期限分为“永久”“长期”“短期”三种，可填写简称“永”“长”“短”，不使用“1”“2”“3”等代码表示。▲件号：文件的排列顺序号。▲机构（问题）：机构（问题）是选择项，对于不按机构（问题）分类的单位不需填写。▲总页数：总页数指一件文件的总页数。9、编目：归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机管理的需要。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、