合约评审管理程序.doc

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1、1目的本程序规定了本公司对客户的需求和期望得到充分理解的过程作出规定，并加以实施和保持。2范围本程序适用于对所有客户与产品要求的识别、对产品要求的评审。3.定义3」合同：包括客户订单・、E・MAIL、传真、信函等3.2风险管理：包括公司财务、订单、客户货款回收等进行有效评审。4.职责4.1业务部负责了解客户的需求与期望，组织有关部门对产品的需求进行评审，并负责与客户进行沟通，签核正式订单，最终收回货款。4.2客服部负责把正式订单录入ERP系统,转成公司内部订单。4.3物控部参与评审产品的生产能力和交货日期。4.4开发部参与评审新产品的设计开发能力，RoSH

2、要求能否满足。4.5品保部参与评审合同新产品的检测能力。4.6工程部参与评审生产技术、治具的合理性。5.作业内容5.1合同/订单资料整理5.1.1业务部人员通过与客户交流，提供客户资料，建立客户档案，并促使客户订单以书面形式下到公司。5.1.2客服部跟单员对客户订单进行汇总、整理、归档。5.2合同/订单的评审5.2.1对已量产过的常规产品由业务部或客服部进行评审即可，而对于新产品，业务部应组织相关部门对合同的产品之要求进行评审，订单评审完成通过后，跟单员将客户订单录入ERP系统转换成【内部订单】，并将【内部订单】以书而形式下给物控。跟单员根据【内部订单】的

3、交期要求制定【出货排程表】交物控、仓库、运输、品保各一份，同时跟单员根据【出货排程表】在ERP系统内制出【送货单】交由运输部，运输部根据【出货排程表】和【送货单】完成交货，使客户订单顺利完成。5.2.2跟单员在收到客户的非正式订单或口头订单时，必须转换成内部【临时订单】，交由业务部相关人员签名确认并注明原因，方可录入ERP系统转换为【内部订单】，待收到客户正式订单后再以冲销。同时紧急订单优先安排生产。5.2.3跟单员在处理客户合同/订单或非正式订单时，首先确认订单的交期、单价等信息准确无误后才能录入ERP系统安排牛产。5.2.4各项条款评审0K后，跟单员将

4、订单信息整理汇总并做手工的【订单总帐】（附电子文档）。5.2.5对产品质量特性有特殊要求的合同，先由业务部召集相关人员进行合同评审，生产交货能力、检测能力、供货能力，并在订单上签字确认，后由工程部根据其要求制作跟单再下订单。5.2.6物控部根据【内部订单】的需求交期在ERP系统中录入【生产工单】，并根据【出货排程表】制岀【生产排程表】下发生产各相关部门，生产部按【生产排程表】要求完成生产。同时运营厂在每天召开的生产例会中通报前一日的生产完成状况。并对前一天未完成的【生产工单】进行重点跟进。确保按客户要求交货。5.3合同/订单变更、取消5.3.1客户要求变更

5、或取消合同/订单时，先由业务人员与相关部门进行评审是否能变更或取消,再由跟单把变更信息录入ERP系统中，制出【订单变更单】交业务相关人员签核后再下发物控人员进行变更。<5.3.2对于已购原料或已在生产中的合同/订单，客户要求变更/取消时，由业务、生产、工程、品质相关部门进行评定，对其改做它用或是返工处理；对已成型入库产品已不能做变更或取消时，由跟单员在原订单上注明已生产数量并把订单冋传客户，标注不可变更或取消。5.3.3公司内部提出对合同/订单修改时，应先交业务部人员与客户协商沟通，确认回签后，方可实施变更。5.4合同的管理5.4.1合同/订单正本由客服部

6、跟单按ERP系统编号整理归档，并负责保存，保存期为二年。5.4.2所有产品的确认信息和评审的有关记录，由跟单员填写【BOM表制作/变更申请单】交工程资料员，工程资料员按要求制作/变更BOM,并保留其原稿信息归档，品质部按《质量记录控制程序》的规定对产品执行品质监督。5.5对于已执行的合同/订单，每个执行部门都必须把资料整理归档交审计审核、保存。5.6风险管理：5.6.1由财务部提出评价原则，建立评价方式并进行综合评价的可行性，建立综合评价的数学模型并提出评价后应采取应对措施。5.6.2相关责权部门进行部门负责事务分析,为企业财务、订单、客户等风险的评价提供

7、相应数据并汇整交财务进行相关处理。5.6.3业务部对潜在客户进行等级评审，分析客户财务风险，并汇整财务部决定是否与该潜在客户进行业务合作。5.6.4业务人员对到期货款进行跟踪，保证资金回笼。5.6.5财务部整理每月未付款明细交业务相关人员，由业务人员对其进行评审决定是否与该客户继续合作。5.6.6财务部对公司财务进行评审汇整，向总经理汇报并建议采取相应措施。3.相关表单和附件【内部订单】【临时订单】【订单变更单】【送货单】【生产工单】【订单总帐】【出货排程表】【生产排程表】(BOM表制作/变更屮请单】4.流程图无