浅议新时期人事档案管理存在问题及对策.doc

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1、浅议新时期人事档案管理存在问题及对策摘要：人事档案是个人经历、学历、职称、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会活动的记载和个人自然情况的真实反映，是一个机构组织人事部门用人的重要凭证，在我国更体现着人事管理真实性严肃性的重要特色。本文对当前人事档案管理工作中存在的问题和对策进行了初步探讨。关键词：人事档案管理问题对策人事档案是''人的管理”基本信息的主要依据。它既存储了一个组织的人力资源信息，又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映。人事档案记录了一

2、个人的基本情况，是记载人生轨迹的重要依据，是一个机构组织人事部门用人的重要凭证，在新中国成立后更是体现着不同时期人事管理制度改革的特色。现阶段，我国的人事管理制度改革正在向纵深推进，管理好使用好人事档案，可以充分发挥其促进人才资源的开发利用。因此，本人针对新时期人事档案的管理工作做了粗浅探讨，以供同行参考。1.当前人事档案管理工作的存在问题1.1对人事档案管理的重要性认识不够人事档案是社会公共信息的一个非常重要的组成部分，可以为个人求职、单位求才提供大量真实有效的原始资料和数据。但是，在社会主义初级阶

3、段市场经济发达的新时期，很多单位把绝大部分的时间和精力都投入到生产经营活动中去，而人事档案管理工作并不能给单位带来直接的经济效益，仅看作是员工资料的保管功能，并未认识到人事档案管理工作的重要性。错误认识必然会带来一系列问题，如：人事档案管理基础设施不到位，没有设置专门的档案室；没有专门的档案管理人员，多是兼职领导或人员；人事档案内容简单，常见信息不全、或者错乱甚至无法查找等。此外，现阶段我国的人事档案管理工作却重“保密”而轻“使用”，往往关注的是人事关系变动之时档案的转移和保管工作，而档案的开发利用率

4、却较低。1.2档案收集工作力度不足在错误认识下，必然会存在档案收集工作力度不够、档案内容简单粗糙的现象。如：收集归档工作被动、不及时，收集归档制度不健全、执行不严格，进档材料不规范、数据不准确、内容不充实、档案卷本不美观、档案材料排序混乱,等等。这些问题在无专职人事档案管理人员的企事业单位中尤为突出。这种状况，直接导致人事档案不能全面准确地反映员工的真实面貌，不能为全面考核员工德能勤绩和选贤举能提供有效的参考，不利于推进人事制度的改革。1.3档案管理制度不完善现阶段，我国一些单位的人事档案管理制度还不

5、够完善，业务流程和技术规范不够细致，安全措施不到位，档案管理标准不统一，从而给档案资源的保管、使用和共享带来了困难。有一些单位虽然制定了可行的制度、详细的规范，但却没有切实有力地去执行，使制度规范成了一纸空文。此外，因为制度规范执行不严，所以出现了档案随意查阅、随意外借等混乱现象，致使档案丢失或被篡改的情况时有发生。1.4档案管理人员素质参差不齐目前我国人事档案管理人员综合素质参差不齐，不能适应时代改革发展的要求。如：部分管理人员不具备相关的专业知识，缺乏现代科学知识和操作能力，基本上还处于手工操作阶

6、段。同时，随着我国人才流动日益频繁，人档分离的现象不断加剧，弃档不用的人也越来越多。一些人员已经流动了，但其人事档案却未能按时转移到新单位，或一些单位把人事档案当成普通邮件寄送而造成档案丢失的情况不鲜见。2.稳妥做好人事档案管理工作的对策2.1提高认识、高度重视提髙认识、引起重视是做好工作的前提，因此要对人事档案的重要性做到心中有数。人事档案是员工信息的重要载体，它能充分反映出员工的个人经历、奖惩情况、行为轨迹、历史背景及等重大事件，是知人善任的重要“依据”。一个单位管好用好人事档案，对其人力资源开发

7、利用起着重要作用。档案管理工作不是一线工作，因此更需要引起人事档案管理人员尤其是单位领导的高度重视，克服“用起来需要，不用时废纸”的思想，增强档案法律意识，切实落实人事档案制度规范，一丝不苟地做好人事档案管理工作。2.2改善档案管理条件单位领导要大力支持人事档案管理工作的开展，加大资金投入力度，改善档案管理的条件，配备专用的档案库房，并在现有基础上适当增加库室面积，增添必要的去湿、灭火、存放设施，使人事档案管理达到一定的库房和防火、防潮、防蛀、防盗、防高温、防曝光的要求和规定的温度、湿度。有条件的单位

8、应做到档案库房、阅档室和档案人员办公室三室分开。2.3加强工作力度，充实档案内容随着时代的发展，对于档案管理不能只简单的满足于收集和保管，而应该更加注重档案的服务功能。加强人事档案管理工作力度，首先就是要及时、准确的进行人事档案的收集归档工作。在进行档案收集时不仅仅局限于掌握个人履历、学历、政治面貌、职务、职称、奖惩等方面的材料，还要对品德作风、心理素质、个性特点、特长等方面的材料进行收集，对于材料中的虚假成分要进行甄别、审查。对人员学历、专业资质、获奖