项目五-书面沟通技巧.doc

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1、项目五书面沟通技巧教学要求了解书面沟通的含义、特点和原则；掌握书面写作的基本流程；熟悉多种书面沟通的文种及写作方法。教学重点书面写作的基本流程教学难点掌握多种书面沟通的文种及写作方法课时安排本章安排8课时。教学内容模块一书面沟通概述一、书面沟通的含义书面沟通是指沟通双方利用书面文字作为主要表达方式，在人们之间进行信息传递和思想交流的工具。在日常生活和工作中，书面沟通包括公务文书、启事、海报、商务信函、电子邮件等多个文种。书面沟通往往可以弥补难以言传或多说无益的不足。它是人际沟通中必不可少的方式。二、书面沟通的特点严谨准确、便于保存、广泛传播、间接婉转、灵活方便。三、书面沟

2、通的优点与缺点1.书面沟通的优点书面沟通准确而可信，有形有据，可重复使用，永久保存；书面沟通可以不断修改，直至满意表达；书面沟通更加正式，使沟通能更有组织、更审慎地传递信息；书面文本可以复制；弱化沟通者的消极情绪。2.书面沟通的缺点耗费较多的时间；不能即时反馈；要求沟通主体的文字表达能力强；书面沟通若写得太匆忙，可能会有悔之不及的事情发生，甚至造成难以挽回的失误或不良影响。四、书面沟通的种类根据不同的分类标准，书面沟通可以划分为不同类型。（1）按照沟通目的划分，书面沟通大致分为通知型书面沟通、说服型书面沟通、指导型书面沟通和记录型书面沟通。（2）按照书面材料和沟通的用途划

3、分，书面沟通可以分为通用公文、事务文书、专用文书、生活文书和涉外文书。（3）按照沟通渠道的不同，书面沟通可以分为纸张沟通与电子沟通。纸张沟通包括文件、报告、信函、启事、海报和备忘录等一般纸张沟通，还包括传真沟通。电子沟通包括电子邮件沟通和电子会议系统沟通。五、书面沟通的基本原则好的书面沟通文书都在遵循基本原则的基础上有特色风格。书面沟通的基本原则可称为7个“C”，即清楚（clarity）、简洁（conciseness）、具体（concreteness）、完整（completeness）、礼貌（courtesy）、体谅（consideration）、正确（correctne

4、ss）。模块二书面写作的过程及影响因素一、写作的步骤书面沟通很重要的一个方面就是如何进行写作。一般来讲，顺利完成写作大致包括以下三个步骤。（一）准备阶段1．确定写作目标书面沟通首先要明确：写给谁？写什么？为什么写？书面沟通的目的不同，所采用的写作方法、写作风格和格式也就不同。2．认真分析读者从读者出发，以受众为导向是进行书面沟通的最重要的策略。为了使书面沟通更有效，必须要考虑几个方面的因素：读者的特征、读者需要的信息、如何激发读者的兴趣。3．收集信息材料在动笔之前，沟通者要明确收集哪些信息材料与写作目的和主要内容有关系，使之成为沟通者形成观点的基础。在动笔之际，收集的信息

5、材料又会成为沟通者表现其观点的支柱。在收集材料时，一般要确保收集的信息材料真实、准确，并将客观事实与主观意见和推论相分离。获得信息材料的途径有书面媒体、现代媒体、非书面的资料。4．列出大纲在做好上述准备工作之后，可以列出本次写作的写作大纲，确定此次写作的类型、结构和策略等，要简明扼要地将信息传递出去。一般情况下，可以把书面沟通分成以下几种类型。（1）肯定型沟通。肯定型沟通直接给出好的信息、解释好的信息、用好的祝愿结束。（2）否定型沟通。否定型沟通用“缓冲”式的自然叙述开头，在给出坏的信息之前加以解释，如果可能，要建议某些可能的选择，用好的祝愿结尾。（3）指示型沟通。指示型

6、沟通以一种具有吸引接受信息人注意力的叙述开始，表述建议或要求及可能的利益，清楚地指示受信者应如何去做，鼓励克服困难，尽早完成工作。（二）初稿阶段在完成准备工作之后，下一步就是开始初稿的创作。这也是写作过程中的核心环节。一般性的书面沟通的初稿创作可细分为两个阶段，即开头和进行。1．开头在开头部分，写作者要考虑怎样称呼对方，哪些内容应该放在显眼的地方等。书面沟通的开头将决定阅读者对文书的第一印象。2．进行这个阶段是根据准备阶段的思路、大纲及材料内容进行写作。在创作的进行过程中，伴随着沟通者思维的不断变化，可以不拘泥于在准备阶段形成的写作构思。（三）修改、编辑与成稿阶段在这一阶

7、段，沟通者要从事的工作有修改和编辑。无数事实证明，好文章是精益求精的结果，既是写出来的，也是改出来的。托尔斯泰的《战争与和平》，成稿后还改过7遍。他的另一部小说《为克莱赛尔乐章而作》，手稿约800页，发表时只剩下5页。1．修改修改是根据评估过程中发现的问题对初稿进行改动、增删、替换、重组等。在正式修改之前，沟通者应先做一些检查。检查对象不只局限于已完成的初稿，还可以是经历的各个写作步骤。例如，对写作目的的理解是否确切；写作需要的资料是否完备；信息来源可靠与否；修改得彻底与否；等。2．编辑编辑的目的是确保语言符合规范的要求和商务