对文件归档工作的探讨和思考.doc

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1、对文件归档工作的探讨和思考摘要：本文通过在文件归档工作中的经验积累，对存在的问题进行了分析，结合归档要求和产品特点，提出了归档工作中应分儿步走，各负其职，掌握不同阶段的特点，明确归档方法，使归档过程规范化，以达到做好归档工作的最终目的。关键词：归档；过程；流程；解决问题档案工作是一项古老的工作，对人类文明的传承意义殊重。孔子修订《尚书》以授私学，司马迁发愤撰写《史记》，司马光编撰《资治通鉴》，——中国几千年的历史传承都与档案密切相关。清晰的记录着历史的脉络、社会的发展与科技的进步，档案，对社会文明的保存与延续、促进，功不可没。这也使得档案工作以不竭的

2、活力生生不息。档案工作的基本内容是：收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用六个环节。其中归档是档案工作的重要内容，是指使用一定阶段的文件经过系统整理后移交给档案室集中保管的过程，是文件工作和档案工作的连接点和结合部，是档案的基础工作。文件材料转化为档案是通过归档而实现的。档案工作就是靠不断的归档來充实，形成规模、系统的档案，为各项工作服务。木文就单位内部长期存在的归档问题进行分析，与同行进行探讨。一、技术的不断进步给归档工作带来的新问题一项事业都是从无到有逐步发展起来的，一个单位随着科研生产活动的不断发展，档案工作也在不断的发展壮大。但是归档工作有种

3、越來越难做的感觉，存在的问题主要有：归档人员难以落实；归档时机很难掌握；归档文件的完整性难以保证。一般来说，一个完整的产品经过儿年的研制。在整个研制过程中，要把成千上万的设计、生产、试验人员，各种各样的工艺和试验设备有秩序的组织到产品研制轨道上去，必须要有周密的组织、有序的调度指挥，所以研制程序就是按照系统工程的方法制定出严格、周密的实施计划，保证研制工作的顺利进行。产品研制过程中组成了相对固定的研制队伍，人员的工作情况也是随产品研制阶段而定的。所以归档工作就要根据产品的研制进度有计划的进行，才能保证归档工作的进行。归档工作是产品研制工作的最后环节，

4、研制的每一关键阶段都应进行归档工作，这是为了更好的保留研制成果。设计部门是文件形成的主体，只有设计人员对文件的生成状态最了解，所以在设计坏节结束后及时组织归档工作，把归档作为研制工作内容的延续，在此期间，档案人员在主耍起到业务指导作用，负责后期整理工作。因此，归档工作应该纳入研制计划和研制流程，落实到岗位职责上，把产品归档工作作为设计人员自觉的工作。九十年代以前，设计人员基本是手工编写文件，大量的研制材料在自己手屮保存，在研制工作完成后，也希望将手头的文件进行清理进行归档，所以归档工作是相对比较好做。近期，随着设计手段的改变，文件的形成方式、文件的保

5、存方式都发生了很大变化，给归档工作也带来了很大变化，计算机的使用研制过程中产生的文件越来越多，设计人员手中的纸质文件越来越少，设计人员对归档工作变得不理解，自然使归档工作较为困难。二、而临新形势，从新梳理归档流程归档工作的开展应该是在上级的要求下几个部门齐头并进协调进行的，协调的过程是一个良性循环的过程，互相协调、互相促进、互相监督,其冃的是提高归档工作质量，我们把参与归档工作的单位划分成：管理部门、设计部门、档案部门，明确各自的工作节点，标出归档工作的走向，使归档步骤逐步固化。归档工作是一项系统性工作，涉及面比较广，归档文件包括产品研制全过程的各类

6、文件，归档工作的参与人员包括管理人员、技术人员、档案人员等。归档工作能有序进行，也得益于各方面的默契配合，需要各司其职、各尽其责——归档的组织工作非常重要。三、深化归档工作的过程控制，使归档工作规范化完善的归档制度是开展归档工作的基本规范，也是档案部门指导归档工作做好接收工作的依据一一建立、健全归档制度是产品归档的基本耍求。但归档制度不是孤立的，它应该和本单位的科研生产实际相结合，成为本单位整个管理制度的一部份，也要与相应的标准化制度相衔接，使归档制度能够在单位内部得到贯彻执行。档案工作丿力来坚持执行的“三纳入”、“四参加”、“四同步”工作，就是保证

7、档案工作制度有效执行的具体措施。在此前提下，归档工作的开展包括以下几方面的内容。1.认定归档阶段：由于产品研制是按阶段和批次推进进行的，研制工作不断的改进向前走，有些重耍的研制阶段需耍保存，所以归档的研制阶段的确定就非常重要。归档阶段的划分是有科学性的，一定要尊重研制工作的流程。档案人员与设计人员应相互沟通，了解研制工作情况，掌握文件管理状态，与相关管理单位和技术负责人及时交换信息，确定科学、实际、有效的归档阶段，是做好产品归档工作的第一步。2•确定归档范围：是确定那些文件是应归档的，明确归档范围是保证档案完整性和质量的关键。产品归档范围是指产品归档

8、时根据不同级别的要求，确定的归档范围。明确了归档范围，方便档案人员和技术人员严格按范围要求收集文件进行鉴定归