探讨加强电子文件归档工作的思考

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1、探讨加强电子文件归档工作的思考随着信息技术、X络技术的发展，电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时，如何保障电子文肪有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。一、慎选电子文件归档方法与移交途径电子文件归档管理是近年来随着信息技术、X络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用，档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中，密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际，将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。1、建立电子文件X络归档专用系统。利

2、用计算机X络系统，建立电子文件归档专用子系统，将所有上X与未上X的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时，档案部门要与办公造化与信息管理部门通力合作，选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。2、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件，可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。必须强调的是：无论采取何种电子文件归档途径，都必须关注电子文件

3、的真实性、完整性、有效性与安全性；同时，档案部门都必须积极参与其中，承担业务指导与监督职能，保障电子文件的有效管理与科学利用。二、建立电子文件归档管理的质量体系1、保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。