酒店管理财务 酒店采购部的人员管理

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1、酒店管理财务酒店采购部的人员管理采购工作是酒店成本控制的主要环节。有人视采购为简单工作，认为采购人员只需有伦理道德观，无须有专门化能力。甚至一直以来，在人们心日中还流传着一句话：“采购员、采购员、抽烟喝酒不花钱”。采购人员在人们心中的形象已经同“吃、喝、贪、拿、要”等行为紧密联系在一起了。然而，采购工作看似简单，其实涉及到酒店内外的方方面面。其采购面临的商品，大至中央空调、电梯等大型设备，小至针头线脑等生活用品，可谓包罗万象。采购工作虽不是直接向客人提供服务，但其工作的好坏直接影响到整个酒店向客人提供服务的质量以及酒店的经济效益。人们还常有一种误区，认为采购工作只是采购部门人员的事

2、；其实则不然。目前，在我国大多数酒店中都设有采购部，有的是财务部下属的二级部门，有的是酒店独立的一个部门。但不管如何设立部门机构，这也只是采购部门在行政机构上的相对独立。而采购工作并不是一个完全独立的工作体系。因为如果没有其他相关人员的配合，采购工作的效率和质量也是无法保障的。采购工作是酒店经营的重要环节，对采购工作中相关人员的管理是酒店管理工作的重中之重。这里主要围绕酒店采购工作环节，针对采购工作主要相关人员的管理问题进行探讨。酒店采购工作基本流程及主要相关人员职责1．酒店采购工作基本流程我国几乎所有大中型酒店都设立了采购部门以负责和协调本企业采购业务，也形成了具有本企业特点的采

3、购工作流程。总体上看，也形成了一个基本相同或相似的工作程序，大体包括：（1）明确采购政策；（2）选择供应商（3）确定供应合同（4）采购订单处理；（5）收货与退货处理（6）发票与收货单验证（7）1叶予舜二〇一二年十月十二日星期五供应商评价。采购工作过程中采购人员未经授权采购的计划、合同或协议，财务部门不借款；采购人员不将采购物资办理入库，仓库部门不验收；则会计部门不给冲账报销，预借的采购资金由采购人员自己负责归还等等。根据采购工作的运转过程，可以对酒店一般意义上的基本采购业务画出流程简图，如图1所示。这只是简化和普遍化的采购工作基本流程，在各采购环节中还应细化出相应的流程控制点及各控

4、制点产生的单据或文档，如采购计划单、采购单、采购订单、收货单、采购发票等。当然，各酒店在实践中应根据本企业情况而做出相应调整。供应商联络对供应商评价退货实施采购行为物品验收存货供应商审核与选择采购绩效考核资金支付采购报批工作采购意向制定采购计划合同采购需求计划2．酒店采购工作中主要相关人员职责从采购工作基本流程中可以看出，采购工作不仅涉及到采购部门，还会涉及采购需求报批工作中的物品需求部门人员和主管领导，涉及到采购验收与反馈环节的验收人员、财务人员等等。其实每个环节的工作人员都直接或间接地参与了采购工作，都对采购质量．效率与水平有直接或间接关系。一次成功的采购需要各环节相关人员的通

5、力配合才能实现。采购工作中涉及到的主要人员职责如下：2叶予舜二〇一二年十月十二日星期五（1）采购员采购员是采购的最直接执行者，酒店采购员的主要职责是按酒店规定的采购程序，对仓库及使用部门报上来的采购物品予以询价，保证物品及时、质优、价廉地采购到位。他必须对每项物品进货渠道、质量要求、价格等非常清楚；对各部门送来的采购申请单认真审核，如有不清楚的，及时与填写申请单的部门沟通，并能货比三家，在保质的惰况下询出最低价，之后将申请单转给采购部主管复核；正确记录采购过程，向有竞争能力的供应商订购货品准备相关采购文件资料，包括电话查询、市场价格调查等；根据所选供应商的报价，落实采购定单并汇报其

6、间的差异；不能押单，报上来的申请单应及时办理，如有特殊原因办不了应及时与使用部门打招呼；对经过批准同意购买的货物要及时办理采购，保证供应。（2）采购部主管采购主管负责全酒店各项物品的采购工作，保证及时、质优、价廉的供货，控制成本开支。他应认真审查采购员转来的采购报告；应对采购单上列示的物品数量、规格、单价逐项审核，对有疑问的查明后及时予以处理；审查各部门所采购的物品有无采购预算，有采购预算的看其他项目是否符合要求；对每个采购员的工作及采购的物品及询价情况要定期审查；对大的采购项目要亲自参与、货比三家，保证质量，给上级及使用部门做决策提供准确信息和依据；掌握每项物品的付款期限和时间，

7、不能出现提前付款、多付款情况，对每项付款要认真核对，保证其准确性；经常与使用部门及仓库沟通，保证库存合理；负责建立采购资料、合同等采购档案；并妥善保存；经常进行市场调查，掌握各类物品的价格动态，及时调整进货渠道，在保证质量的前提下做到价廉物美；对采购过程中出现的难以解决的问题及时解决。（3）货物验收人员货物验收人员的一个主要职责就是验收采购部门采购来的物品，检验其是否符合部门的要求，保证物品质量。对于不符合要求的物品，应及时进行退货处理，3叶予舜二〇一二年十月十二日星