中层管理者的时间管理.doc

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1、学习导航通过学习本课程，你将能够：●正确进行时间管理；●了解艾森豪威尔的时间管理原理；●了解“偷盗”时间的三大“高手”。  中层管理者的时间管理一、案例分析：张经理的半个工作日 【案例】张经理于上班途中已经决定一到办公室,就着手草拟下一年度的部门预算。9点整：张经理准时走进办公室，由于觉得到财务部门取数据比较麻烦，就暂时不想拟草案，于是就开始整理办公桌，以起到以身作则的形象。张经理去扔垃圾的时候，遇到了总裁办公室的秘书小王。小王问道：“老总正在找财务部李经理，你看到李经理了吗？”张经理又给李经理打电话，告知老总正找他。9点30分：张经

2、理花了30分钟把办公室整理得有条不紊。他满足地想休息一下，随手掏出一支烟。无意中看到昨天没翻完的报纸上的图片很吸引人，于是情不自禁地拿起报纸来。10点30分：当把报纸放回报架，已经10点半了。他稍觉心安，正襟危坐准备开始工作。就在这时，一位客户打来投诉电话。张经理连解释带赔罪地花了20分钟时间，才让客户平息了愤怒。上卫生间回来又加入办公室同事的“上午茶”。10点50分：回到办公室，他果然精神焕发，满以为可以开展工作，一看表：10点50分！距离开部门联席会议只有10分钟，于是决定将草拟的工作留待明天。正准备锁门时，接到来出差的高中同学的

3、打电话，说是中午设了饭局，请他务必参加，并请他帮买返程的机票。张经理答应了买机票的事，正在由于时，同学说：“中午12点半，××饭馆见。”他糊里糊涂地就答应了，最后锁上办公室的门，就朝会议室走去。张经理的半天工作就结束了。 从案例可见，张经理半天的工作内容实在是不能以量化的指标来衡量，由于不善于做时间管理，导致计划的工作无法完成。具体而言，可以从人缘角度和绩效角度分析其管理能力。1.人缘角度从某种意义上说，张经理与下属和同事的关系都不错，也具有较强的亲和力、合作力，从人缘角度来讲，应该算一个好人。2.绩效角度衡量企业成败的重要标准是利润

4、，衡量管理者好坏的重要标准是工作绩效。所谓绩效，就是管理者为公司创造了什么成绩。张经理的职位是部门经理，绩效考核里没有打扫卫生、帮助总经理秘书打电话、看报纸、喝咖啡。接客户的投诉电话在他的绩效考核里可能有，但是权重却有待争议。所以，尽管他没有迟到，但是做的工作没有绩效，也不能称为一个好的管理者。时间是不可储存的，而且是单向的，在单一的时间里，完成一件工作就不可能完成另一件工作，案例中的张经理，把时间都用在不重要也不紧急，或不重要但很紧急的事情上，而重要紧急的事情却没有做，最终导致管理的失败和没有绩效。 二、时间管理之艾森豪威尔原理作为

5、管理者，如果没有为公司创造任何绩效，那么必定不是好的管理者。想要成为合格的管理者，一定要学习时间管理的原理。即使每个人的时间相同，但产出却不一定相同。在企业中比较常用的时间管理方法是：艾森豪威尔原理、打分确定任务的工具。1.艾森豪威尔原理图1是艾森豪威尔原理示意图。 图1 艾森豪威尔原理示意图 从图1可见，艾森豪威尔原理是一个坐标系，横坐标是事情的紧急性，纵坐标是事情的重要性，包括四个象限：很重要也很紧急、很重要但不紧急、不重要但很紧急、不重要也不紧急。作为管理者，每天要处理的事情很多，想要确保取得最大的绩效，成为称职的管理者，就必须

6、学会用这个坐标系。最根本的工作是先做坐标系上面的事，即做很重要也很紧急、很重要但不紧急的事，有时间再做坐标系下面的事情。2.打分确定任务对管理者来说，掌握艾森豪威尔原理非常重要，也可以通过打分确定任务的轻重缓急。打分的具体步骤如下：第一，把要做的工作罗列出来。第二，按重要性打分。例如，非常重要的5分，重要的4分，不很重要的3分，不重要得2分，可有可无得1分。第三，按紧急性打分。例如，非常紧急的5分，紧急得4分，不很紧急的3分，不紧急的2分，可以推迟的1分。第四，汇总打分结果。 【案例】李经理的工作表单李经理确定任务的轻重缓急的具体操作

7、：第一，罗列工作，确定重要性；第二，确定紧急性；第三，汇总打分结果。第一，罗列工作，确定重要性。表1是李经理X月X日任务重要性分数表。 表1 李经理X月X日任务重要性分数表任务重要性分数开始时间完成时间召开部门会议2  制定明天工作计划5  接待一个老同学2  给外地客户打电话4  到门诊部看病5  与同事聊超级女声1  向总经理汇报工作3   从表1可以看出，李经理X月X日要完成7件事情，这7件事情的重要性依次为：制定明天工作计划、到门诊部看病、给外地客户打电话、向总经理汇报工作、召开部门会议、接待老同学、与同事聊天。这7件事情的重

8、要性次序是李经理的个人看法，别人的看法可能会有所不同。第二，确定紧急性。表2是李经理X月X日任务紧急性分数表。 表2 李经理X月X日任务紧急性分数表任务重要性分数开始时间完成时间召开部门会议3  制定明天工作计划2  接