“合署共建”模式下的电大档案管理——以湖州电大为例

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1、2013年12月天津市经理学院学报Deeember2013第6期(总第50期)JournMofTia~inManagerCollegeNo．6(SumNo．50)“合署共建"模式下的电大档案管理——以湖州电大为例闫冬侠(湖州职业技术学院，浙江湖州，313000)摘要：电大一直是以系统、独立的办学模式存在。对“合署共建”联合办学的湖州电大来说档案管理工作就应及时适应办学模式的改变，创新电大档案管理的新办法。关键词：合署共建；电大档案；档案管理中图分类号：G278．3文献标识码：A文章编号：1009—3877(2013)06—87—022000年，

2、经湖州市政府批准，湖州职业技术学院与湖州体的教学内容，才能做好档案的归档工作。2002年以前的湖广播电视大学合署共建。后经省政府批准，2002年正式建校。州电大档案包括各类档案、教学档案和业务档案，其它类档在这种新模式办学的情况下，湖州电大的档案管理工作不但案有：党群类、行政类等文书档案；声像、实物等特种载体档关系到学院的声誉，也关系到电大教学管理的效率，是一个案等多种类型。电大做为二级分院(远程教育学院)，其档案必须认真对待的迫切问题。的归档内容则包括教学档案和特种载体档案，其它类型的档一、湖州电大不同时期档案管理工作方式的差异案均由总校相关

3、部门分别完成归档工作。因此，教学档案是1．归档方式的差异。2002年以前，湖州电大各分管处、室电大最主要、也是最重要的档案内容。目前，电大的教学档案均设有兼职档案员，每个兼职档案员各自负责本部门的资料主要包括七大方面的内容：一是上级文件、有关教学的各类归档工作，湖州电大做为独立的学院存在，有自己独立的档通知、办法、规章制度。二是教学评估与学科建设、与教学相案部门。2002年以后，湖州电大与湖州职业技术学院合署共关的规章制度、教学大纲、教学调查报告。三是学员录取名建，综合档案室也进行了相应的机构调整，2003年成立了综册、招生工作的相关文件。四是

4、学员报名登记表、教学情况统合档案室，隶属于校办。湖州电大由独立学院变成了一个分计表、班级与学员情况表、学员学籍卡等。五是教学成果及教院：即远程教育学院，原湖州电大的全部教学任务由远程分学论文材料。六是有关于教材的材料。七是毕业名册、优秀毕院完成，其它行政管理工作由总校的各职能部门具体负责。业生的评比材料。归档内容越细，归档工作量越大，归档档案湖州电大各处、室的兼职档案员撤销，只有分院院办设立一的质量越优，当然，能留给电大的真实历史资料也越完整。名兼职档案员，负责湖州电大的所有档案的归档工作。湖州3．档案利用方式的差异。随着网络技术的发展，电大档

5、电大的档案归档时间周期也由原来一年的跨度变成了在每案的数量也与日俱增。网络版的档案管理软件实现了档案的年的10月份固定时间归档。湖州电大的归档工作方式的改现代化管理。数字化档案室的建设，使档案利用更加方便与变，给湖州电大兼职档案员带来了较大的工作压力，一时间快捷。在未使用计算机检索档案以前，档案的利用主要是以都觉得无所适从。档案室的各类馆藏目录为检索工具。档案管理人员凭借对档2．归档内容的差异。以往湖州电大的教学模式主要以学案分类的熟悉与了解，先找到案卷目录，再找到全引目录，档员收看电视为教学的主要方式，现在则主要依靠计算机网案查阅费时费力。这

6、种档案的利用方式对档案从业人员的业络，运用文字教材、音像教材、多媒体课件、网络课程等媒体务素质要求很高，必须相当熟悉各类档案，才能快速实现档进行。电大的教学周期与其它高校的教学周期不同，每年有案的利用。数字化档案室的建设使档案查阅工作变得相对容春季与秋季两次招生，学员的毕业时间也就有两个时间段。易，只要了解所需档案的关键内容，就可以利用软件查阅到如此一来，做为综合档案室的专职档案员就必须了解电大具所需要的档案。但是，档案查阅人员除了要熟悉档案业务，更收稿日期：2013—10—16作者简介：闰冬侠(1976一)，女，湖州职业技术学院综合档案室馆员

7、。872013年12月天津市经理学院学报Deeember2013第6期(总第50期)JournalofTia~inManagerCollegeNo．6(SumNo．50)要掌握档案管理软件，这样才能实现现代化的档案管理，才能更高效、更科学地利用档案。二、做好新时期湖州电大档案管理工作的措施提高医院档案管理人员1．制定科学的归档办法。2002年后，湖州电大的档案与湖州职业技术学院的档案实行集中统一管理。综合档案馆制的素质定了系统档案管理制度，制做成档案管理汇编手册，保证每位兼职档案员人手一本。电大的档案主要是教学档案，电大沈琪赵斌的教学与其它的全

8、日制本科院校不同，其专业设置、教学计(德州市中医院，山东德州，253000)划安排都非常灵活，会随着社会上对不同人才的需求设置不同的专业，这些都会让电