浅析银行档案工作未来的发展方向-论文.pdf

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1、论坛浅析宅行档案工作朱隶的发展方向中国银行股份有限公司张筠[摘要]笔者所在的中国银行针对现阶段档案工作发展中的“瓶颈”问题，不断探索档案科学管理新模式，提出“全覆盖、精细化、集约化、可持续发展”四项目标，并明确了四者之间的关系，即“全覆盖是前提与基础，精细化是质量保障，集约化是价值取向，可持续发展是不竭动力”。只有“收全”，才能“管好”，只有顺势而为，才能具有生命力，实现持续、和谐地发展。笔者相信本单位档案管理模式对其它同业或大型企业的档案工作实践也具有参考借鉴意义。科学技术的飞速发展，银行业务档案数量的激规的几

2、类专门档案范畴，而是逐渐向各业务领域延增以及保管成本的上升促使金融企业对未来档案工伸扩展。档案工作需顺应业务发展，与时俱进，加强作发展方向的规划设计提出了更高的要求。笔者所各门类业务档案条线的协调沟通，尽量紧跟、贴近业在的中国银行根据多年档案工作的经验积累，尤其务发展，力求通过调研摸底与业务部门共同建立管是实行垂直领导后十余年的档案工作实践，在探索理制度，及时涵盖新的业务档案管理需求，实行动态档案科学管理新模式的同时，提出了“全覆盖、精细化管理。化、集约化、可持续发展”四项目标。在机构调整、流程整合过程中，要及时

3、跟踪机构一、全覆盖是前提与基础或部门职能的变化。每年进行年度归档前要提前布“全覆盖”是在梳理明确了银行现有档案门类与置，充分关注临时机构、撤并机构或新设机构的文件各门类的归档范围后，理顺移交归档流程，做到应收是否已纳入归档范围，制定专门的分类方案，做到应尽收，应归必归，并保障档案实体的完整与安全。简归尽归；从档案监管范围上，因受手段和报告路径的言之就是要“收全”。限制，目前只覆盖到国内档案管理网络，将来应尽可我行通过总结多年档案管理的经验，将管理范能扩展到附属机构和各境(海)外机构。畴划分成十余个档案门类。在档案

4、门类上既要做到此外，还应注意借助举办特定的大型活动，如全覆盖，又要可掌控，不盲目设门类，增设门类需经“百年行庆”活动的契机，动员全辖机构和广大员工档案主管部门论证与审批，分类尽量科学合理。国充分发掘提供史料线索，以移交或捐赠等形式丰富家档案局下发了《企业文件材料归档范围和档案保档案室藏。管期限规定》(即“10号令”)后，我行及时进行了宣贯二、精细化是质量保障布置，要求各部门分别梳理管理类文件的归档范围俗话说“细节决定成败”，在前期“收全”的基础与保管期限表，我们在此基础上整合形成全行的总上还要做到井井有条地“管好

5、”，将各项工作做实做表，有利于指导全行的归档工作。在当前精简“红细，这也是档案工作的专业性、权威性的体现。头”文件的形势下，应加强内容重要的合同协议、电首先，各类档案规章制度必须细致严谨，适时修子邮件、便函等起替代作用的“白头”文件的归档。订，并及时汇编成《档案工作手册》以备查考，使各级当今的银行档案管理早已不再局限于文书与常档案人员工作中做到有据可依，有章可循；还要注意20论⋯坛制度在总、分行层级的传导上会存在一定损耗，特别息高度集中管理，统一标准、统一制度、统一监督指是二级以下机构在理解和执行上漏洞较多，所以

6、档导。要科学整合银行内部各类档案信息资源，实现案管理部门必须履行好分级培训与监督、指导的职档案信息资源的集中统一管理，以充分发挥档案信能。息资源整体优势。”其次，档案信息化管理系统与制度紧密相关，系我行经过2013年近一年的周密调研，出台了统是制度的工具化。所以要想查全、查准，准确提取《档案集约化管理指导意见》，其中所倡导的“集约档案中的各项数据、影像，规范与提升档案管理系统化”包含三层含义：一是档案管理范畴应覆盖我行各中的数据质量，剔除“垃圾数据”是十分必要的。这项业务所有具有保存价值的文件材料；二是档案工就要

7、求制定配套的系统录入指引，各门类卡片录入作组织架构应健全、高效，档案管理流程应合理、顺项目需统一、细化要求，严格规范系统著录方式。如畅；三是对档案的集中统一管理，既体现在对档案实在录入指引中对“文件日期”应明确是形成日期还是体物理意义上的集中管理，也包含了对档案信息数移交日期；照片的“标题”也应明确表述结构，应包含据逻辑意义上的集中管理。我行的集约化管理模式照片档案的六要素；录入时应避免逻辑错误，全、半可归纳为“三、二、一”，即：实行总行至一、二级分行角符号混用等；“公文运转过程中一些与归档无关三级管理架构；档案

8、信息数据实行总行、一级分行二的字样如“更正”、“重发”等要剔除。还要建立录入级集中；在一、二级分行各建立一个档案中心。与复核两级机制，录入数据与影像扫描需经准确性、档案实体的物理集中主要是引导各行规划建设完各性复核，只有在测试环境中检验无误的数据才满足各类档案集中存放条件的高标准、集约化库房，可导入到正式库；使用权限设置标准上也应该规范暂无条件的也可采取档案外包托管或租赁