文件控制管理办法.doc

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1、文件控制管理办法%1.目的通过职责划分，明确工作职责及要求，确保内部文件的拟定、发布、执行与控制的规范性，特制定本制度。%1.适用范围本规定适用于公司内部所有文件的控制管理C%1.职责1.XX部负责拟稿公司范围内告示类文件，参与文件审核、内控管理类文件，分配公司范围内告示类文件，监督、管控现有体系文件的运行状况。2.xx部按照要求负责公司管理体系类文件编号；各职能部门按照要求负责本部门内体系文件编号。3•各职能部门负责拟稿、修订、中请废除、使用、管控本部门的文件。4.外来文件由相关职能部门负责识别、收集、管控。%1.相关文件的术语和定义（-

2、）公司内部文件包含：1.告示类文件告示类文件分为四种：通知、决定、会议纪要、公告。（1）通知：适用于需要有关内部部门或人员周知或者执行的事项。（2）决定：适用于対重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关人员，变更或者撤销组织内部不适当的决定事项。（3）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和一定事项。（4）公告：适用于向公司内部通报重要事项，如：表彰先进、批评错误、传达重要情况等。2.内控类文件内控类文件分为管理类内控文件和体系类内控文件。各内控文件分为四个级别，分别是：一级内控文件、二级内控文件、三级内控文件、四级内控文件。（1）一级内控文件：公

3、司重要数据类的内控文件。如…等。（2）二级内控文件：如公司范围内管理性质类文件、程序文件等。（3）三级内控文件：如各部门内的办法、规范、作业指导书、外来文件、检测报告等。（4）四级内控文件：如相关记录表单。%1.程序说明（一）文件拟定和审核1.一、二、三级文件由各职能部门组织人员编写，按照文件审核流程，最终由总经理批准。2.公司范围内的告示性文件，由发文部门拟文后，经部门负责人审核发放，送至综合部备份。3.为实现无纸化办公，公司文件的审核一•般以电子文档的形式丄传审核，文件审核批准发放以签发为准，屯子扫描存档、发放。（二）文件格式和类型1.

4、合同类文件详见《合同管理规范要求》2.内控文件正文一般由八个板块组成：1）冃的；2）适用范围；3）职责；4）相关文件；5）程序流程；6）程序说明；7）相关记录表单；8）附录。具体可视内容而定。3.文件格式：标题统一用宋体加粗二号字，文件编号用宋体加粗五号字，内容用宋体小四号字。因表单类文件的特殊性，表格内容字体可适当缩小，依表格大小而定。4.公司各部门简称：销售部（）、技术部（）、财务部（）……5.版本/版次：第一版用A表示，第一次用数字01表示，如：A/01；同一•版存在第二次修订，则为A/02；如为从新拟定版本的第一次，则为B/01,依

5、次类推。6.文件编号是由公司简称、部门简称、年份、类别简称、编号或副编号组成。如：7.xx部负责监督和检查公司所有文件运行情况。（三）文件发放与管理1.公司管理类内控文件由综合部统一纸质会签方式，扫描PDF电子档存档，并进行发放传阅；体系类内控文件由各部门负责发放。1.公司所有内控类文件均需在公司内部告知系统屮及时发布与更新，以公告或邮件发放形式，选择需要接收文件的部门。2.内部公告类文件的发布与更新由综合部统筹负责。（四）文件的修改、作废与回收1•公司所有的内控文件每半年须进行一次评审，由XX部发起，各部门配合进行。在过去三个月内新制定或

6、修订的文件可作为评审对象。当产品、服务、活动、组织结构发牛变化或因釆取纠正或预防措施而发牛重夬变化时，应对文件进行修改、废除°确保文件的使用为当前有效版本°2.文件内容需要修改时，可由本公司相关部门提出修改意见，经更改确定后，按照新的文件执行与发放，确保各部门得到的是最新有效文件。3.文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时，应进行换版。4.更改后的原版文件作废，发放新版文件的同时，应收回旧版文件，并做好文件作废的标识保存，保存期为两年，到期后填写《文件销毁申请单》做好销毁登记。5.各职能部门负责收集相关的外来文件，如相关的法律、法规、行政命

7、令、条例、国家标准、行业标准、地方标准等，按文件性质交xx部统一登记归档，并标注“外來文件”类，外來文件的发放和管理按内控文件的发放和管理执行。外来文件保存期限为两年。（五）文件的借阅与储存1•借阅本部门文件需填写《文件借阅登记表》，经被借阅部门负责人批准。借阅者应在指定口期归还文件，若到期仍不归还，则由文件保管人员收回。如销售合同的借阅；标书文件的借阅等2.所有存储在任何介质上的软件都视作文件。木文件规定的关于内控文件的要求原则上也适用于软件。部门内以存储介质领取受控软件吋，应做好相关登记。并执行软件或文件的保护措施，如防修改、防擦除等。

8、由授权人转存受控软件到任何介质上时，由领用人全面负责受控软件的管理（防止非授权拷贝、损坏或丢失）。八•附则1•本制度自下发之日起予以实施。2.综合部对本制度有最终解释权。九.相关