入库文件管理办法.doc

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1、《档案材料入库管理办法》1.目的对在各项业务文件的收集、分类、入库、调阅、销毁进行控制，以确保在需要时，能获得适用文件。2・适用范围适用于公司业务活动的有关记录和档案文件的入库控制。3.职责各事业部负责业务档案文件的收集、整理、打包和标识。资料管理员负责接受已整理好档案，组织入库并放置到仓库合适的位置，做好记录。4.工作程序4.1文件控制范围：业务文件：包括进II业务、招投标代理业务中的记录卷宗，及其他业务活动记录卷宗等。外来文件：包括投标人投标纸质文件，电子文件。4.2入库文件的编号a,合同号码b,标

2、书号码4.3入库文件标识每箱入库文件，需用公司统一的纸箱打包，外包装需另纸贴上《入库文件标签》，标签要求注明文件年份，部门、文件性质（招标卷宗，进口卷宗，投标文件），文件编号（按4.2规定）、箱号，入库时间。4.4入库程序4.4.1进出口文件，招标文件结案后一年之内，需打包入库存放。资料管理员每半年组织一次入库，必要时可以增加次数4.4.2每箱待入库文件打包标识完毕，由各事业部将本次入库的文件数量，编号填写《入库文件交接表》交资料管理员统一安排入库时间和入库后放置区域，入库完毕，由资料管理员做好记录，同

3、时将入库资料的摆放区域通知各业务部，以便于检索。4.5档案文件的贮存按照有关法规的规定，合同卷宗和投标文件需贮存十五年。4.6入库档案文件的查阅和借阅各事业部门需要调阅入库文件，需填写《查阅和借阅文件中请表》，经过部门负责人批准签字，交资料管理员。入库时，填写《查阅和借阅文件记录表》，归还文件时，做好注销登记。4.7入库文件的处理文件入库时间到十五年年限，由资料管理员填写《档案销毁申请》，经主管部门审批后，交由有关部门销毁。5.相关记录5.1《入库文件交接表》5.2入库文件标签5.3《查阅和借阅文件申请

4、表》5.4《查阅和借阅文件记录表》5.5《档案销毁中请》