浅议电子档案的管理

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1、档I案I管l理科—技—黑信龙江恩——浅议电子档案的管理施书稳石海英(黑龙江省干部疗养院，黑龙江哈尔滨150000)摘要：电子文件需要全新的管理方式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应。针对电子档案的管理展开论述。关键词：电子档案；管理；计算机近几年，电子信息技术取得飞速发展。办在人们的努力下，几乎每一项计算机信息人实用阶段。例如，解放军档案馆开发的多媒体公自动化、网络化渐趋完善，许多日常工作可以处理的新技术，都及时被用于档案管理的工作系统，可以向用户提供的上网查询项目有：档案直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处环节，解决了工作中的一个又一个问题。从基于目录查询、全文浏览及部分声音、照片、

2、录像的理结案几平可以不使用纸和笔，产生了大量的机读目录的自动编目、联机检索，发展到借助于查询等，以图、文、声、像并茂形式为用户服务。电子文件。法院电子信息档案也经历了一个从光盘存储器的档案全文信息存储与检索(沈阳5档案计算机管理网络由封闭转向开放无到有、从不规范到规范化管理的过程。从电子市档案馆、解决军档案馆等)；从一般文件信息档案管理的计算机网络已从相对封闭的局文件形成的过程和特点看，电子文件仍象普通处理，到录音档案、影像档案等多媒体档案信息域网或专业网发展到Internet的开放式互联网文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。的处理(清华大学档案馆、复旦大学档案馆等)；络。尽管档案在安全

3、保密上有种种要求和限制，根据文件生命周期理论，电子文件的处置阶段从一般的档案管理软件算法，发展到使用属于但是档案部门在与国际互联网建立联系方面表(归档)仍应由档案部门集中统一管理。电子文人工智能应用的知识库技术(国防科工委档案现出来的积极性是很惊人的。1998年向国家档件需要全新的管理方式，传统的档案管理方式馆等)和模糊集合运算技术(中央档案馆等)解案局申报的科研项目中，涉及加入互联网络的和方法已经无法适应。因此，对电子文件实行档决了一些传统性难题；从人工著录标引发展到方法、规范等内容的研究课题占30％。实际上案化管理成为可供选择的出路。自动标引(浙江省档案馆等)；从单纯的档案信已有不少单位在

4、Internet上建立了主页，有的还1从制定标准和数据准备起步息检索、利用发展到档案管理的各个环节，例如提供了初步的档案信息查询服务，并引起了社在我国档案管理中计算机应用的初期，首用于档案退变字迹的信息增强恢复处理(山东会上的关注。这种情况使档案与社会的联系更先须解决的最关键问题是如何保证档案机读数省档案局等)、档案管理安全监测、库房保管环为广泛，档案工作的影响也会随之扩大。据的质量和数量，即档案信息处理的规范化、标境自动控制等；从一般的档案管理，发展到文档6解决软件的通用性，促进计算机应用的准化的问题，而我国当时档案工作的标准化程一体化的文件全文信息自动著录标引(南京大普及度很低，尤其是档案

5、现代化工作刚刚提到日程学档案馆等)；从专用软件发展到基于标准化系经过多年的努力，档案管理软件的通用性上来，相应的标准几乎一个也没有。搞好标准列的通用性软件(解决军总参档案局等)和商品越来越强，出现了以行业系统的较完善的标准化，才有现代化，这是经过实践取得的重要经化程度较高的优质软件(珠海市档案局与泰坦化为依托的通用化及商品化趋势，并将形成较验。与计算机的快速发展相比，标准的制定相对公司、津科公司与天津市档案局等)；从较封闭丰富的软件市场，对档案管理中的计算机普及要缓慢一些，尤其是由一系列标准构成体系从的单机和局域网应用方式，发展到档案与图书、起到更大的推动作用。国家档案局从1996年开而实现标

6、准化，周期就会更长。我国从1985年情报信息共同运作的广域网工作方式(航天档始对国内的计算机档案管理软件进行了测评和开始公布了第一批档案工作标准，到20世纪案馆)，以及将部分档案管理信息联机进入In—筛选工作，1997年推荐了首批软件，取得了较9O年代初与档案管理自动化有关的标准才做ternet国际互联网络(北京市档案馆、南京大学好的效果。一方面使通用性的档案管理软件从到了基本配套。恰在此时，计算机档案管理应用档案馆等)；从一般的科技档案管理发展到以计质量上得到保证，另一方面也使用户以尽量少的效果才较明显地体现出来。通用性强以及商算机辅助设计、计算机辅助制造为基础的包含的投入得到满意的应用效果

7、。计算机档案管理品化程度较高的档案管理软件，也就是在这时科研、生产全过程的信息综合管理(清华紫光集技术支持的社会化，对档案管理的计算机应用才逐步显示出优势，并取得了较好的效益。经过团等)等，各种应用进展举不胜举。可以预见，随普及和现代化发展产生了极大的影响。多年的努力，档案标准化工作已取得了很大的着计算机技术的进一步发展还会应用于更多方7计算机的应用成为基本工作方式，促进成绩。目前我国已有了与《档