浅议医院档案电子化管理

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1、浅议医院档案电子化管理王琳（福建省立医院院办350001）【摘要】随着经济社会的持续发展，电子化、数字化技术日新月异，医院档案电子化管理发展正处在一个关键的瓶颈期，更面临一次难逢的历史机遇期，如何才能提升医院档案电子化管理水平，是刻不容缓的重要课题。木文主要从开展医院档案电了化管理的意义、实行医院档案电子化管理的步骤及实现医院档案电子化管理需要注意的问题等三方面进行了详细阐述。【关键词】医院；档案；管理；电子化【中图分类号】R19【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2015）32-0386-02档案，是党政机关和各类企业事业单位等主体分类保存的各种文件

2、和材料，体现文件的原始记录性和历史再现性，具有重要的凭证价值。医院作为公立性事业单位，在工作中产生大量的文件，传统档案管理方式已经难以适应时代发展，探索创新新方式、加强档案管理，对医院具有十分重要的意义。1.开展医院档案电子化管理的意义电子档案具有无可比拟的优势，比如可以节省大量的档案管理日常工作,把工作人员从繁重的劳动中解放出来；可以实现档案工作由传统的管理、利用模式向现代的管理、利用模式转变；可以实现档案信息的远程利用、便捷利用、多人异地同时利用；可以使档案管理水平得到全面提升；可以大大减少对档案的各种人为损坏或自然侵害；可以融入社会，实现同其他部门对接。可以

3、说，这是档案管理工作今后发展的必然方向。结合医院档案管理实际，两个意义特别重大：一是医院档案管理跟上形势的需要。传统档案保存的条件要求比较高，比如保温、隔热，温湿度要求，防潮、防水、防日光及紫外线照射，防尘、防污染、防有害生物（霉、虫、鼠等）和安全防范等，且占用空间大，查询应用很不方便。未来实行电子化管理，全部数据进入电脑，并经过网络互联，不断占用空间小，而且查询应用方便。当前,各行各业都在探索档案电子化，虽然还没有统一的最终标准，但电子化建设都已经不同程度地开展起来。以我院为例，我院每年需要归档行政文书材料上千件,全部实施电子化管理后，档案管理工作将大幅提升。二

4、是确保医院档案安全的需要。因纸质材料特有的缺点，档案查阅、转移过程中，很容易磨损、丢失，以及虫蛀霉变和受到水火灾害等。i场火灾完全可能使包括原始材料在内的档案遭受毁灭性打击。纸质档案尤其是原始材料不可再生的缺点，使其安全性一直饱受威胁，而电子化可以有效解决上述一系列问题。未来实行电子化管理，只需采取一定容灾备份、安全保密措施，便可确保档案安全。对于原有的纸质档案，也会因为实现电子化查询，而减少档案实物出入库频率，从而有效保护纸质的档案实物。2.实行医院档案屯子化管理的步骤具体操作吋，大致要分三步骤：2.1历史档案转化对于医院历史档案，要准备必要的硬件、软件，组织人

5、手进行集中扫描转化，即将纸质信息转化为电子信息。硬件条件方面，除必要的电脑外，电子化离不开高速扫描仪、平速扫描仪和高拍仪等三种设备。平速扫描仪只能扫描单页纸张，且速度慢；高速扫描仪可以扫描多页单纸，并口速度较快；高拍仪可以在不拆纸质档案的情况下进行扫描，比较方便，但有阴影的扫描图片需要后期网上处理。三种设备配合，功能互补，可以实现对所有纸质档案的有效扫描。软件条件方面，没有档案管理软件系统,扫描后的电子信息无处存储，更不能为我所用，无论是电子化还是数字化，都会失去网上管理的依托平台，使一切活动变得没有意义。对于我院来说，要么聘请专业公司研发或购买其现成软件系统，即

6、可实现。2.2新增档案电子化即在归档过程中，在做好传统载体档案接收的同时，帮助指导医院各部门做好电子文档或扫描件的收集整理，实现传统载体档案和电子档案同步移交。必要时，要组织开发电子办公系统，并与档案电子化管理系统对接，对不涉密的文件，在完成网上办文的同吋，直接进入“归档”程序，及吋实现新增档案的电子化管理。2.3实行电子化查询应用实现档案电子化转化后，即可以对档案电子进行信息存储、整合，实现资源共享和远程查询、调取。一旦建成后，通过电脑就可以直接查询所有档案,真正实现方便、高效、快捷的目的。3•实现医院档案屯子化管理需要注意的问题3.1保密性问题保密性问题是一个

7、任何时候都需要高度重视的问题，无论事前、事中还是事后。不仅在规范档案、纸质信息转换电子信息过程中需要保密；电子档案建成后，不能连入医院网站，更不能连入互联网，只能通过单建光纤传输，实现相关单位和人员之间的内部资源共享。（如果确实需要传输，必须做必要的物理或技术隔离，以确保保密效果。）实体安全与信息安全并重，加强档案数字化安全管理。为确保数字化过程中档案实体安全与信息安全，在数字化处理过程中，强化安全教育，严格落实安全管理制度，加强日常安全检查。一是强化安全教育管理。为加强档案数字化外包安全管理，成立医院档案数字化外包工作领导小组,负责档案数字化外包工作的组织领导、

8、统筹协调、