浅议建设工程项目档案电子化管理

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1、浅议建设工程项目档案电子化管理　　摘要：目前大量的科技文件材料需要整理，费时费力，效率不高，不方便查阅，为了提高工程档案的整理、管理效率。根据目前档案多样化的特性，提出了对工程档案进行电子化管理的建议，并根据工程档案的性质，设置不同的查阅权限，提高工程档案管理和查询的效率。关键词：建设工程;电子档案;管理Abstract:Atpresentalargenumberofdocumentsandmaterialsscienceandtechnologythatneedstobesortedout,time-consumingandlaborious,efficien

2、cyisnothigh,noteasyaccess,inordertoimprovetheefficiencyofsorting,managementofEngineeringarchives.Accordingtothecurrentarchivediversifiedcharacteristics,putsforwardtheengineeringdocumentselectronicmanagementadvice,accordingtothenatureofprojectfiles,setdifferentaccessrights,improvethee

3、fficiencyofprojectarchivesmanagementandquery.Keywords:constructionengineering;electronicarchives;management8中图分类号：[F292]文献标识码：A文章编号：引言档案管理电子化，是在传统档案管理经验和形式基础上，采用先进的计算机和网络技术，结合电子文件自身的特点，有针对性地汲取文件信息、虚拟立卷等档案管理讨论，对本单位形成的电子文件实行自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案模式。电子档案的形成可以有效地提高档案管理工作效率，使档案管理工作更加简易化

4、、合理化。生产人员只需在办公室通过网络就可以查询到需要的资料，即节约时间，又能提高工作效率，安全快捷。1电子档案的载体电子档案以硬盘和光盘等化学磁性材料为载体。硬盘通常与驱动器装在一起，构成一个密闭系统，不易受周围环境影响，所以工作稳定性好、可靠性高，宜作为网络数据传输的在线存储载体。光盘适用于存储大容量和利用率高的文件，也适合作多媒体系统的存储载体，如VCD、DVD视盘等。但是电子档案建立在高科技基础上，其内容和形式是相对独立的，不仅内容易于删改变化，而且可以存储于不同的载体，人们无法从所包含的内容、形式和载体特征确定电子档案的原始性、真实性以及是否完整性，也

5、容易造成内容外泄。2存档模式8工程项目档案的电子化管理与归档与传统模式相比，传统模式具有查询效率低，劳动强度大。档案安全性得不到保证，归档和管理困难。而电子化管理有助于提高工作效率。便于查询和检索，提高档案信息的时效性。可一次投入，多次产出，节省费用。便于储存和保管，更可与项目管理软件等新技术接轨，为提高项目管理水平和层次提供必要基础性数据。两种模式最本质的区别是信息存储和传输的媒介不同，传统的档案管理利用纸张记录文字、数据和图形，利用照相机或摄象机胶片记录影象，利用录音机磁带记录声音。这些都属于模拟存储介质，难于实现高效率的信息处理、检索和传输，存储介质占用的

6、空间也很大。现代化的工程项目管理中OA系统、项目管理软件等先进手段应用日益广泛，利用计算机和网络技术使信息以数字化的形式在系统中存储和流动，软件系统管理各种设备自动地按照协议配合工作，使人们能够高效率地进行信息处理、传输和利用。3项目电子档案的归档及收集8对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由工程项目领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。电子资料的归档范围及编号，应与传统档案管理相同，并接口一致，保证档案的连续和完整，避免产生重复归档和遗漏的现象，最大程度的发挥电子档案的功用和优势。归档电子资料同时存在相应的纸质

7、或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。由于目前信息产业发展迅速，各种软件众多，升级频繁，所以对信息的共享造成一定困难，为保证信息为相关各方能够顺利共享，也为档案的检索和查询提供必要条件，应尽量采用使用广泛的通用软件，同时尽量采用标准格式的储存方式。通用软件产生的电子资料，收集时应注意收集其软件版本型号和相关参数。并注意相关软件的版本适用性。专用软件产生的电子文件，应尽量转换成为通用格式，如不能转换，应注明专业软件的名称和版本，如条件许可，收集时必须连同

8、专用软件一并收集。图像、