浅议文书档案电子化管理现状及对策

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1、浅议文书档案电子化管理现状及对策摘要：本文从文书处理与档案管理工作的关系，笔者对文书档案管理信息的现状提出一些对策，阐述了如何加强文书处理工作，为档案管理工作奠定良好的基础，使之更好地有机结合，规范衔接，相互促进。关键词：文书档案；电子化管理；对策中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：前言随着现代信息技术的飞速发展，信息化建设的不断推进，办公自动化在各行政机关成普及之势。办公自动化，以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各信息，提高办公效率。办公自动化改变了传统的办公手段与方式，原来以纸质格式承载的各类文件及其他文字

2、、数据资料逐步被以计算机为依托的电子格式所替代，从而产生了大量的电子文件。如何对自动化办公过程中形成的电子文件进行流转、归档、存储、进馆、利用等环节进行有效管理和有机结合，已成为档案部门迫切需要重点解决的问题。把档案工作带入了自动化与网络化的新阶段，加快档案信息电子化建设，实现档案工作各个环节的电子化，是大势所趋，也给文件与档案管理带来了巨大的变化。本文对文书档案电子化管理的现状和对策作一些研究。一、文书档案电子工业化管理的现状目前，在我国办公自动化虽然逐步已普及，但尚未完全社会化，而档案电子化管理在我国是随办公自动化之后的后起事物，并且在目前

3、我国生产力水平不髙，科学技术相对落后的条件下，完全实现电子化档案管理还存在着各种各样的问题和困难，主要表现在以下方面：1.1办公自动化尚未普及。档案电子化管理的前提条件是办公自动化，而办公自动化虽然已声势浩大地推广，已有相当单位的在内部实行办公自动化，但毕竟还未完全普及。而在机关单位办公自动化则要求一体化，行政机关事业单位的业务往往与上下级密切联系，对上履行职责任务，汇报上级下达任务的完成情况，答复上级机关或管理部门的业务范围的问题；对下达任务和传达上级指示精神；同级兄弟部门之间的业务联系也相当密切。因此，这就需要实行全社会最起码本级市的各机关

4、单位各部门都实行办公自动化，但目前还未能做到这一步，而且业务信息在很大程度上还需依赖纸质文件的相互传递，影响了工作效率的提高。1.2电子化档案的利用率不高。虽然办公自动化系统推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理当成一项紧迫的任务来抓，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工来完成，计算机在整个过程中的应用仅限于文字录入、编辑和打印，成了名副其实的“高档打字机”o人们只看到伸手可及的有限的纸质文件，而忽略了以电子格式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力物力，而且使得电子文档由于没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费，也造成

5、了档案电子化管理进程缓慢。1.3电子文件具有对设备的依赖性。离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递、识别。也就是说特定的电子文件是依赖特定的设备和特定的软件存在的。1.4档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，制约了档案信息电子化的进程。1.5标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历

6、史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。二、关于做好文书档案电子化管理的对策档案电子化管理必须是在办公自动化条件下，以公文管理实行全文电子信息处理为前提，而目前在传统的办公方式正向自动化过渡阶段，将如何应对日益增多的电子文件进行更科学、更准确及时地归档呢？我认为必须把握好几个环节：2.1建立电子档案管理制度。建议由上而下建立起一套电子档案管理制度：归档制度、文件保密制度、档案鉴

7、定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障电子化档案建设安全、有序地开展。统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整性。2.2电子文件和纸质文件共存，实现文档一体化工作制度。鉴于目前纸质文件和电子文件正在过渡阶段，档案电子化管理在实际应用中存在难以克服的各种问题，所以在目前电子文件完全取代纸质文件并不现实。解决的方法只能是电子文件和纸质文件同步归档，实行两条腿走

8、路。要在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共存工作的发展以及电子档案特点，制定特定的、完善的、符合实际