现代化项目文档管理与文档生命周期管理.pdf

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1、摘要：随着企业项目化管理方式的逐步应用，传统的文档管理方法已经不能适应管理的需求。本文根据EPM（企业级项目管理）的思想，对大型工程项目实施阶段的文档管理需求进行探讨，并结合企业沟通与文档管理软件POWERCOM的应用，提出大型工程建设项目化文档管理与文档的全生命周期管理方法。关键词：文档管理，企业项目管理，项目管理软件Abstract:AlongwiththeapplicationofEnterpriseProjectManagement(EPM),traditionaldocumentmanagementway

2、scouldnotmeetwiththedemandofmanagement.EPMBasedonEPMknowledge,thispaperanalysesthedemandoflargeconstructionprojectastodocumentmanagement.WiththeexperienceofPowerComwhichisadocumentandcommunicationmanagementsoftware,thispaperpresentdiscussproject-orienteddocume

3、ntmanagementandlife-cycledocument.Keywords:DocumentManagement,EnterpriseProjectManagement,ProjectManagementSoftware1问题提出信息是进行管理和有效控制的基础，文档是信息的重要载体。大型建设项目的业主、监理、承包单位及其他单位等干系人形成以合同制约和协作为主要关系的临时“虚拟组织”，文档不仅作为虚拟组织项目执行和管理过程的产物，而且时常作为法律追溯的凭证，因此文档管理显的尤其重要。为更好、更快和更节省的方

4、式协作完成项目内容，构成“虚拟组织”的单位和部门之间需要信息和文档的及时沟通，充分共享和方便获取。而因虚拟组织的临时性，以及各单位和部门管理方式的不同，地理位置的距离等多种原因，造成大型建设项目文档管理又是一项非常困难的工作，“信息孤岛”和“信息不对1称”是1980年代提出、至今未很好解决的问题。上世纪末，本世纪初发生的计算机和网络通讯技术革命，给了解决困难的契机。很多学者提出“一体化”和“全寿命”文档管理和知识管理等理论，项目管理软件开发公司、大型项目的建设单位和承包单位进行大胆的尝试，建立了许多项目信息系统（M

5、IS）、项目OA系统和项目门户网站系统等以实现电子文档和沟通管理，但据统计约有90％以失败而告终。缺少文档管理没有与其他项目管理业务结合的集成信息化解决方案是失败的重要原因之一。PowerCom软件是由上海普华科技发展有限公司开发的文档与沟通管理软件，它立足于企业级项目管理（EnterpriseProjectManagement，简称EPM）理论基石之上，采用项目化文档管理方法，为大型项目管理提供基于互联网基础上的全寿命文档管理平台。目前，已经在苏通大桥项目中成功应用，为超过100个子项目的约1000多个项目参与者

6、提供任何时间、任何地点的项目信息交流和文档管理服务。2项目化文档管理大型建设项目实施团队中的业主、监理、设计单位和承包商等构成金字塔式的管理阶梯，任何一方的项目管理都可能影响其他方的管理，因此它的管理框架更像企业管理，而管理内容是项目管理。近几年发展的“企业级项目管理（EPM）”理论方法恰当的适应了大型项目管理的需求，它通过建立大型项目分解结构（EPS），责任分解结构（OBS），资源分解结构（RBS）等，以及它们之间的关联关系，构建企业级管理框架。在此框架下实现大型项目的细化分解、数据和文档权限范围的控制，并对小项

7、目实施集约化管理。2.1项目分解结构项目分解结构（EnterpriseProjectStructure,简称EPS）是对大型项目管理范围和管理内容细化分解，形成层次结构的项目群和子项目，并由对应的责任人分组负责。在信息系统中，大型项目电子文档按照EPS结构分类存储在不同子项目中，并由层次结构EPS对应责任组控制文档信息的共享。图1是苏通大桥项目EPS结构分解示例。2文档按照项目分解结构方式分类存储在集中文档服务器中，不仅与细化和协作化企业项目管理发展方向匹配，而且方便了文档按照权限实现共享。2.2责任分解结构责任分

8、解结构（OrganizationBreakdownStructure,简称OBS）是对大型项目管理责任层次化的分解，每一个树状OBS结点都有一个或多个管理者构成。在信息系统中，为明确分解和落实责任，一个EPS层次结点有且仅有一个OBS责任组与之对应。图2是EPS、OBS和用户之间的对应关系，它反应了电子文档在信息系统中的权限控制体系。3项目责任人或责任人分组