外贸业务流程1.docx

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1、外贸业务流程一，客户询盘：一般在客户下订单之前，都会有相关的OrderInquiry给业务部，做一些细节的了解。二，报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，PerformaInvoice给客户做正式报价。三，得到订单：经过洽谈，收到客户的正式订单PurchaseOrder.四，下生产订单：收到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。五，业务审批：业务部收到订单后，首先要做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要有

2、业务员签名，部门经理审批，再教管理部门人员审批后才能执行。如金额较大的，或预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门跟单员跟进。六，下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时生产：    A，如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前一个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保证，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。    B，如果是T/T付款的方式，要确认定金已经到账。    C，如果是放账客户，或通过银行D/A等方式收汇的，需经理确认

3、。七，验货：    A，在交货期前一周，要通知公司验货员验货。    B，如果客人要自己或指定验货人员来验货的，需在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告诉计划部。    C，如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。八，制备基本文件：工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。九，商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单是要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办

4、理商检。应在发货之前一周拿到商检换证凭单/条。（以下是船务流程）十，租船订仓：    A，如果跟客户签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽快与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能够早与开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面订仓通知，通常在开船一周前可拿到订仓纸。    B，如果由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客户。如客户不同意时要另选客户认可的船

5、公司。开船前两周书面订仓，程序同上。    C，如果客户不够一个小柜，要走散货时，向货代公司定散货仓位，拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，内容等。  D，向运输公司定仓时，一定要传真书面订仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。十一，安排托柜：    A，货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签订协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：订仓确认书/放柜纸、船公司、订仓号、托柜委托书、注明装柜时间，柜型及数量、装柜地址、报关行、及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚

6、到。并要求要回传一份上柜资料，列明柜号，车牌号，司机及联系电话等。    B，传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间，柜型，定仓号，订单号，车牌号以及司机联系电话。    C，要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。十二，委托报关：在托柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前），委托报关时，应提供一份装柜子资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，订仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，

7、本公司的联系人和电话等。十三，获得运输文件：    A，最迟在开船两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按照L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊的要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。    B，督促船公司尽快出提单样板和运费账单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客户确认的，要先传真提单样本给客户，得到确认后再要求船公司出正本。    C，及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。十四，准备其他文件：    A，商业发票：L/