外贸信函写作范文.doc

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1、电子商务写作教程前言尊敬的客户：您好！作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。因而，各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。您是否有这样的感受，花费了大量的时间和精力，对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有十足的把握。为了帮您解决这个问题，Alibaba推出了这本“电子商务写作教程”手册。在本手册里，我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧，相信对您的工作具有很高的参考价值。DearAlibabaMember,InAmerica,weoftensaythat"Youonlyhaveonechancetoma

2、keafirstimpression."Inimport-export,thesameistrue.AChinaSupplieronlyhasonechancetomakeapositivefirstimpressiononoverseasbuyers.Becausefirstimpressionsmatter,wehavedevelopedthisBusinessCommunicationPacktohelpyoumakeapositivefirstimpressionandmakemoredealsonline.Wehopethisre

3、sourcepackwillhelpyoufindbetterpartnersandmakemoredealsonline.ItcontainsguidelinesforwritingprofessionalEnglishlanguagebusinesslettersandemails.Andwe'vealsoincludedseveraltemplatesthatyoucanmodifyforyourowncompany'sneeds.Ihavepersonallyreviewedeachofthetemplatesinthispacke

4、ttoinsuretheyfollowinternationalstandards.ThisisVersion1.0andwewillcontinuetoimprovethisbasedonyoursuggestions.Pleasedon'thesitatetocontactus.Goodluckandhappytrading!Sincerely,PorterErismanVice-President,BuyerServices商务信函的重要性也许你会问“商务信函真的这么重要吗”？是的，答案是肯定的。当买家和供应商从互相并不了解的基础上开

5、始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢？[参考全美最畅销的贸易书籍“BuildinganImport-ExportBusiness”]以下5个方面是买家最关心的：供应商网上的简介和/或目录是否做得专业？当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题？供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码？供应商多久做出答复？供应商是否愿意对产品进行修改？买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题？供应商的银行信用记录如何？供应商银行帐户开立的年数？大致的通常收支情况？银行给供应商的贷款额度？银行对供应商的帐户情况是否满意？合作者与该供

6、应商的合作年数？供应商可承受多大的定单？交货是否及时？是否能准确地完成定单？比如ISO9000、ISO14,000(环境)、HazardAnalysisatCriticalPoints(适用于出口美国的海产品)商务信函的基本结构这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式－齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信

7、件时，直接使用这种信笺纸就可以。这部分内容是为了方便今后查询信件用的。这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。指对收信人的一种称呼。较常使用的有DearSirs,DearMadam,Dear

8、Mr.XX,。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然