招标资料归档管理办法(修改版).pdf

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1、洛阳协和置业有限公司版号洛阳协和置业有限公司生效日期洛阳协和置业有限公司招标资料归档管理办法编制王丹日期2014年6月审核刘超日期2014年6月批准日期修订记录日期修订状态修改内容编制人审核人批准人第1页共6页洛阳协和置业有限公司招标资料归档管理办法一、目的加强招标资料归档管理，使招标资料具有可追溯性，有据可循。二、适用范围本办法适用于工程类、服务类招标采购项目的资料管理。三、管理要求（一）、招标采购项目资料是指在招标采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声像资料等，可分为项目开标前文件资料、项目开评标文件资

2、料、项目定标文件资料和履约文件资料。（二）、成本部招标专员、采购员对招标采购各环节形成的档案资料要及时收集，并妥善保存。（三）、招标资料（包括项目开标前文件资料、项目开评标文件资料和项目定标文件资料）要求一式三份，纸质版原件一份交由档案室归档，纸质版复印件、电子版各一份由成本部存档。按照洛阳公司招标实施细则规定，需集团备案的项目，洛阳公司成本部在签订合同后7个工作日内，将上述资料及合同电子版发送集团备案。履约文件资料需向洛阳公司工程部、法务、财务部、档案室各交付一份，洛阳公司成本部留存一份（其中交由法务、财务部和

3、档案室的合同文件或合同补充协议等必须为原件）。四、招标资料的分类（一）、项目开标前文件资料项目开标前文件资料包括经各部门会签确认的合同需求、招标控制价（如有）、投标单位报名情况一览表、经审批的考察报告、经审第2页共6页洛阳协和置业有限公司批的招标文件、招标文件领取登记表、澄清往来文件（如有）、回标记录表等相关资料。（二）、项目开评标文件资料项目开评标文件资料包括但不限于投标单位的投标文件、评标小组签到表暨开标记录表、评标小组成员廉洁声明书、技术标评价表（如有）、商务报价对比分析表及后续商务谈判资料等。（三）、项目

4、定标文件资料项目定标文件资料包括经审批的评标报告、中标通知书领取表及中标通知书等相关资料。（四）、履约文件资料履约文件资料包括但不限于合同文件、合同补充协议等。五、招标资料的收集、整理流程（一）、招标资料汇总的原则为根据招标工作的时间节点安排，及时收集并汇总整理。（二）、招标资料汇总流程即为招标工作的开展流程。招标工作的开展流程：合同需求→招标启动会→报名单位考察→招标文件→招标控制价→发出招标文件→招标答疑→回标→开标、评标→定标→发出中标通知书→签订合同。第3页共6页洛阳协和置业有限公司招标工作与成果资料对应

5、表序号招标工作成果资料1合同需求经各部门会签确认的合同需求2招标启动会公司会议通过的招标启动会PPT3报名单位考察经审批的考察报告4招标文件经审批的招标文件5招标控制价招标控制价（如有）6发出招标文件招标文件领取登记表7招标答疑澄清往来文件（如有）8回标回标记录表开评标过程资料（投标单位的投标文件、评标小组签到表暨开标记录9开标、评标表、评标小组成员廉洁声明书、技术标评价表（如有）、商务报价对比分析表及后续商务谈判资料)10定标经审批的评标报告11发出中标通知书中标通知书领取表、中标通知书12签订合同合同文件、合

6、同补充协议六、附件附件1：洛阳公司成本部招标资料归档表附件2：洛阳公司招标资料移交单第4页共6页洛阳协和置业有限公司附件1：洛阳公司成本部招标资料归档表归档情况序号归档资料名称已归档未归档（份数）（原因）1投标单位报名情况一览表2经审批的考察报告3经审批的招标文件4招标文件领取登记表5澄清往来文件（如有）回标记录表（包含内容：投标文件6递交时间、投标保证金交纳情况）7评标小组签到表暨开标记录表开评8评标小组成员廉洁声明书标过9技术标评价表（如有）程资商务报价对比分析表10料及后续商务谈判资料11定标经审批的评标报

7、告12资料中标通知书领取表及中标通知书未中标单位投标文件留存一份13中标单位投标文件保留正本、副本各一份第5页共6页洛阳协和置业有限公司附件2：招标资料移交单XX年度招标资料移交清单序号招标项目名称资料名称份数中标单位日期备注投标文件（含商1一份务标、技术标）2招标文件一份XXXXX开标评标资料汇3一份总4中标通知书一份投标文件（含商5一份务标、技术标）6招标文件一份XXXXX开标评标资料汇7一份总8中标通知书一份移交部门：洛阳公司成本部监交人：移交人：日期：接受部门：接收人：日期：第6页共6页