利用Excel2007分类汇总数据.pptx

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1、第2章利用Excel2007分类汇总数据创建数据列表并使用记录单数据列表的筛选与排序分类汇总和列表的使用高效办公“职”通车――Excel数据图表范例应用创建数据列表并使用记录单数据列表概述创建数据列表在记录单中输入数据修改、删除和搜索记录高效办公“职”通车――Excel数据图表范例应用创建数据列表并使用记录单Excel2007中文版操作简洁，不要求用户具有特别强的专业知识，提供的服务功能强大，可以完成数据列表的筛选、排序、分类和查询等功能。当然，Excel2007中文版也仍然存在如下的局限性：（1）表格容量有限数据表的容量有限，不能胜

2、任大规模数据库的管理，每张工作表最多可以容纳65536行×256列单元，每个单元可以容纳最多32767个字符（Byte）。（2）数据完整性差在数据完整性方面还有很多不足，最常见的就是不允许把文本内容输入到数字序列中。（3）数据存放占用存储空间大在系统资源利用方面，整个数据列表内容都存放在内存中，每张数据表存放的不仅是数据内容，还包括数据格式等。相比纯数据而言，所占用的存储空间更大，降低了整个操作系统的工作效率，造成了资源的浪费。另外，Excel2007中文版提供了第3方数据库文件格式的转换和导入/导出功能，这样，就可以与各类专业数据库

3、软件进行协同数据处理，弥补其自身的不足。数据列表概述高效办公“职”通车――Excel数据图表范例应用创建数据列表并使用记录单创建数据列表利用创建工作表的方法创建一张如图2-1所示的数据列表，其中，列项称为字段，行项称为记录，此工作表共有6列5行，即6个字段5个记录。创建数据列表要注意如下所述的几个问题：图2-1数据列表（1）不要在同一个工作表中建立多份数据表。（2）为区分数据表和其他数据表（例如筛选条件数据表），其间要留有空行和空列，同时还要注意，不要在各记录（各行）和各字段（各列）之间放置空行和空列。（3）为了便于区分字段名，字段名

4、最好与数据库中其他数据应用不一样的格式。高效办公“职”通车――Excel数据图表范例应用创建数据列表并使用记录单在记录单中输入数据当行数和列数较多时，数据输入就很麻烦，此时在工作表中直接输入数据，既没有效率又容易出错，还不便与修改，但使用Excel的记录单功能则可以轻松解决这个问题。通过记录单操作不仅可以修改和删除数据，也可以查找记录，比直接编辑工作表还要方便很多。利用记录单功能输入数据时，需要注意：在Excel2007中的某些命令（比如记录单功能）只能从“Excel选项”对话框的所有命令列表中访问。若要在Excel2007中使用“记

5、录单”命令，则需要将其添加到快速访问工具栏。在窗口上方单击菜单按钮，在弹出的下拉菜单中单击【Excel选项】按钮，选择【Excel选项】对话框中的“自定义”选项卡。在“从下列位置选择命令”下拉列表框中，单击“其他命令”选项，在下方的命令列表框中选择“记录单”选项。在“自定义快速访问工具栏”框中，选择“用于所有文档(默认)”，选择要添加的命令“记录单”之后，单击【添加】按钮。单击“上移”和“下移”箭头按钮，将这些命令在“快速访问工具栏”上将其按顺序排列。最后单击【确定】按钮，即可完成“记录单”命令在Excel2007中的添加操作。高效办

6、公“职”通车――Excel数据图表范例应用数据列表的筛选与排序自动筛选与高级筛选按列和多列排序自定义排序和按行排序筛选数据功能就是挑选符合条件的数据，并以特有的方式表现出来。数据筛选是数据库中常见的操作，Excel2007为用户提供了强大的数据筛选功能，允许用户根据需要选择自动筛选或高级筛选，方便地从庞大的数据库中挑出符合条件的数据。高效办公“职”通车――Excel数据图表范例应用数据列表的筛选与排序当用户需要筛选的数据条件要求比较简单时，可以使用Excel2007中文版提供的自动筛选功能，比如要在如图2-12所示的数据库中，挑选出数

7、学成绩是86分的记录。具体的操作步骤如下：单击如图2-12所示数据表中包含数据信息的任意一个单元格之后，选择【开始】→【编辑】→【排序和筛选】→【筛选】命令项，此时数据库中每个字段名右侧将会出现一个向下的三角按钮，如图2-12所示。单击“数学”字段右端的向下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“86”命令项之后，单击【确定】按钮，此时工作表中将只显示数据成绩是86分的记录，其中作为筛选依据的字段和筛选出的行标题变为蓝色，如图2-13所示。自动筛选与高级筛选高效办公“职”通车――Excel数据图表范例应用图2-12筛选数据库图2-13筛选结

8、果高效办公“职”通车――Excel数据图表范例应用数据列表的筛选与排序按列和多列排序这里介绍一下Excel2007版默认的升序排列优先级：●数字：从最小的负数到最大的正数进行排序。●字母：按ASCII进行排序。●逻辑值：