简述档案库房具体管理措施

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1、简述档案库房具体管理措施　　[摘要]档案的库房管理工作是档案保管工作的主要内容，做好经常的、具体的库房管理工作，是做好档案保管工作的基础，是整个档案工作顺利进行的必要条件。[关键词]档案库房管理[中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1009-5349（2014）01-0039-01一、档案库房的编号为了有条不紊地管理库房，应将各个库房加以统一编号。库房序号有两种方法：一是为所有的库房编一个总的顺号，编顺序号适合于库房较少的档案室；还有一种是根据库房所在地的方位及库房建筑的特征进行分区编号。如果“东一楼”“东二楼”“西一楼”“西二楼”等。每幢房子的内部，应根

2、据建筑结构及房间的划分情况进行编号。如果是楼房，就应自下而上的编层号，每层房间就从入口开始，从左向右编上号。二、档案架或柜的排放和编号库房中档案架的排放，应适用于下列几个要求：1.要排列一致，横竖成行，大小式样不同的架子可以分类，尽可能做到整齐一致。52.有窗库房的架子排列，应与窗户垂直，以避免强烈光线直射，无窗库房架子的排列，纵横均可，但应注意不要有碍通风。3.架子排列应注意最大限度地利用库房的地面与空间，但是也要便于档案的搬运和取放，不宜太松太紧。架子间的主要过道的宽度应便于手推车的通行，一般可在1-1.2米之间，架与架之间的距离以0.8米左右为宜，柜与柜间的距离

3、应适当加宽，所有架或者柜子均不应紧靠墙壁。为了便于对库房内容档案的管理和能够迅速地提供利用，所有档案架或者柜应进行统一编号。编号方法是：自门口起从左至右编架号，每个架子的栏也从左向右编号，每栏的格自上而下编号。（如果没有栏，则是从上而下的编格号）三、档案的存放在我国档案馆和档案室所保存的档案，都是按照全宗进行整理和保管的，因此，当我们考虑档案存放的时候，首先应按全宗来进行，一个全宗内容的档案应当集中在一起。我们强调档案都必须放在一起，在特殊情况下，如全宗内容包括有部分影片、照片、录音档案，有技术图纸以及会计档案等，这些不同类型的档案可以分别保管，但应在原全宗内容放参见

4、卡，指明其存放地点，以保持其应有的联系。5在保持全宗完整的情况下，安排所有全宗存放地点的时候，尽量将同一时期同一系统或者相同性质的全宗放在一起，以保持全宗与全宗之间的联系。在安排一个全宗内案卷排列次序的时候，必须严格按照全宗内既定的分类体系和案卷的顺序号进行，以保持案卷之间的联系。当确定了全宗和案卷的排放次序后，就可以组织上架，上架的次序应根据档案架及其“栏”“格”的编号次序进行。平放是一种保存方法。平放的方法，虽然取放不太方便，但对保护档案是有利的。平放文件较舒展，文件上的皱纹日久后就会消失。这种方法适合于保管珍贵档案和不宜于竖放的档案。例如，卷皮质软、没有装订的案

5、卷、幅面过大的案卷等。四、档案存放地点索引档5案的存放是否科学合理，直接关系到工作效率。怎么样才能让工作人员更快捷、更迅速查找到民需档案，那么，就要对档案存放地点添加索引。人们经常用到的索引有两种，一种是表格式索引，即把全宗名称、全宗号、全卷目录号、全卷目录名称、目录中案卷起止号数、存放地点、楼号、楼层、房间、档案架、栏、格等项目，用简洁的方法制成表格，让人一眼看上去一目了然，准确无误地找到所需档案。这种索引方法是最传统的也是最基本的索引方法，也可以用这种索引方法把上面所说的项目制成大索引图挂在醒目地方，让人一看就方向明了，查找起来得心应手，不至于进到档案室里蒙头转向

6、。第二种方法是直接指明某地存放了什么。即某某楼、某某架存放了什么档案，此种方法也可以用制表形式来体现说明。即把楼、层、房间、档案架或者柜、栏、格、存放档案的全宗号、全宗名称、案卷目录号、案卷目录名称、目录中案卷起止号数等制成表格，这也是档案管理中常用的一种索引形式。以上两种索引形式无论用哪一种，都能让管理人员准确无误地找到所需档案，给工作带来方便。五、充分利用档案代理卡首先，了解什么叫档案代理卡，即在工作中有时候需要把档案移出原来存放位置，拿到外面用。为了用完后又能准确把档案放回原处，那么，我们移出的是什么档案，一定要做到心中有数。然而，时间一长我们移出的什么档案会记

7、不准确，于是便产生了一种卡，就是制成一种表格当做代理，放到移出现档案的位置，这张卡就叫档案代理卡。俗话说，好记性不如烂笔头，可别小看了这张卡，它详细记录了移出的档案信息。这张代理卡包括的项目：即全宗号、目录号、卷号、移出日期、移往何处、移往的单位名称、经手人姓名、库房管理人员签字（移出）、归还日期、库房管理人员签字（回收）。把以上项目制成表格，弄成一种卡，便成为我们所说的档案代理卡。应用档案代理卡的优点是：1.使档案管理更井然有序，档案去向明确，回档时候存放准确。2.使工作人员对库房档案存放做到心中有数，做到科学管理，不混乱。5诚然，档案的库房管理措