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1、质量记录控制程序CX002-2005Page3of3文件名称质量记录控制程序文件编号CX002-2005发布日期2005年9月25日版本编号A/0生效日期2005年9月25日文件总页数共3页审核人批准人1、目的:在规定的过程和场所保持所需的质量记录,并进行控制和管理,为证明产品质量符合规定要求和质量体系有效运行提供证据;为质量改进提供依据。2、范围:适用于与质量管理体系所有相关的记录。3、职责:3.1、办公室负责建立并保持有关质量记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理的文件化程序,并组织实施。3.2各职能部门/车间及人员负责本部门/岗位记录的
2、管理,并按规定传递和保存。4、控制要求:4.1、记录的范围、类型和采用的方式:4.1.1、记录范围包括:质量管理体系运行记录和产品质量记录等;4.1.2、记录类型包括:管理记录、操作记录、监视和测量记录及各种报告等。4.1.3、记录一般采用文字填写的方式、必要时可采磁盘,录像等方式。4.2、记录的填写:4.2.1、记录应按设置的项目逐项填写,某些项目不需填写时,用斜杠“/”明示。4.2.2、记录可用钢笔或圆珠笔填写,字迹应清楚、整齐,易识别。4.2.3、记录的内容应真实、准确、完整,填写人签名须签全名。4.2.4、记录是对当时客观事实的陈述,应及时或现场填
3、写,不得后补、伪造。4.2.5、为确保记录的原始性、可追溯性、真实性,原则上记录填写后不得更改。若系笔误或经证实原记录不准确,可在原始记录上采用“划改”的方式进行更改,但应保留原有记录的可识别性。4.3、记录的编制:质量求精,开拓市场;完善服务,忠诚守信。质量记录控制程序CX002-2005Page3of34.3.1、办公室应根据质量手册和程序文件以及可追溯性的要求,对所需记录进行策划,组织相关部门/车间分别编制与其相适应的记录、表、卡,并对表卡间联系性和协调性、表式的统一性和内容的完整性、以及保存的期限等进行会签,作相应修改后,经管理者代表批准,汇编成册
4、发布和执行。必要时可规定填写说明。4.3.2、质量记录的编号方法按CX001-2005《文件控制程序》第4.2.3条执行,并进行统一标识。记录的顺序号用3位数顺序号标识,如:001,002,003……依次下序。4.4、记录的收集、贮存和管理:4.4.1、各部门/岗位及人员应按本程序4.2款的规定填写记录。4.4.2、各部门应指定专职或兼职的记录管理员负责记录的收集、贮存和管理。4.4.3、办公室应编制“质量记录清单”,对记录的标识保护、检索、保存和处置进行控制。记录管理员应按“质量记录清单”的要求,每月定期对本部门所有记录进行收集、整理、分类、汇总、归档。
5、4.4.4、记录的保存方式应便于存取和查阅,能够在需要时迅速获得。4.4.5、记录的保存场所应保持适宜的环境,以减少变质或损坏并防止丢失。4.4.6、记录管理人员有变更时,要做好相应的交接工作。4.4.7、有保密要求的记录,各部门负责记录的管理负责人要做好何密工作。4.5、记录的查阅/借阅:4.5.1、公司内人员查阅或借阅记录必须由记录管理员人同意后方可查阅。4.5.2、记录外借时须经管理者代表批准并按相关程序进行登记后方可,并限期归还。4.5.3、查阅/借阅人员应保护好记录,不准私自涂改或撕毁,保持记录的完好。记录管理员外借记录时应按期索还,归还时应检查
6、是否有拆页、更改等情况发生。出现以上问题时,报告部门负责人处理。4.5.4、当合同有要求时,经总经理批准,保存期限内的记录可提供给顾客查阅。质量求精,开拓市场;完善服务,忠诚守信。质量记录控制程序CX002-2005Page3of34.6、记录的处理:4.6.1、记录应按规定的期限保存。4.6.2、记录的增加按本程序4.3款规定执行。4.6.3、记录的格式修改或作废由使用部门提出申请,管理者代表批准,并报办公室备案后实施。4.6.4、各部门每年第一季度应按“记录清单”的要求,对本部门所有记录进行汇总、归档,并报办公室登记备案,需永久保存的记录移交办公室。4
7、.6.5、对超过保存期限、失去保管价值的记录,由记录保管部门申请,填写“销毁申请表”,经部门负责人和办公室确认,管理者代表批准后,移交办公室统一销毁。质量求精,开拓市场;完善服务,忠诚守信。
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