档案管理办法 (2).pdf

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1、国投晋城能源投资有限公司GTJN（ZX）－02－03档案管理办法1111总则总则1.1为规范国投晋城能源投资有限公司（以下简称公司）档案管理工作，保证公司档案资料的完整性和准确性，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》，结合公司实际，特制定本办法。1.2公司档案指各部门（子公司）在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等。1.3公司档案工作是公司生产、技术、经营管理的基础工作之一，是维护公司经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作，档案工作应

2、紧跟公司各项工作的发展，不断地改变工作方法以满足新的需要。1.4公司及各部门（子公司）切实加强对公司档案管理工作的领导，在加强档案管理硬件设施建设的同时，应着力加强软件建设，按照国家档案管理达标要求，公司档案管理按照二级以上标准建设，基建期档案管理标准应不低于三级，逐步实现公司档案管理标准化、信息化、现代化。1国投晋城能源投资有限公司GTJN（ZX）－02－031.5涉及机密的项目档案的管理与利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法规和公司相关规定办理。222职责2职责2.1公司档案管理归口由综合管理部负责，并设置公司级档案室，配

3、备专（兼）职档案管理员，负责档案资料的归档监督检查和日常管理工作。各部门（子公司）为公司档案管理工作的责任单位，配备专(兼)职资料管理员。2.2公司财务类档案由资产财务部按照国家法律、法规及公司相关规定并责成相关负责人保管。2.3人力资源部负责保管公司人事档案。2.4公司各部门（子公司）主要负责人为本单位档案管理工作的负责单位，负责协调、指导、检查本单位的档案管理工作，切实解决工作中存在的实际问题。各部门（子公司）在工作活动中和项目筹建中不断产生的具有查考利用价值的文件材料等，不得由承办单位或个人分散保存，必须由本单位整理立卷，按规定交综

4、合管理部档案室集中保管。2.5各子公司档案由本单位指定专人负责档案的收集、保护和统计等管理工作。项目基建期间，工程技术档案管理工作由项目公司根据公司档案管理要求具体负责，工程结束后及时移交公司综合管理部档案室。333管理内容3管理内容2国投晋城能源投资有限公司GTJN（ZX）－02－033.1归档范围3.1.1文书类3.1.1.1上级机关发来的与本公司业务有关的，必须贯彻执行的文书材料，如：指示、命令、决定、决议、通知、规章、制度、条例、办法、规定、通报、批复等。3.1.1.2为开展工作而形成的反映本公司的主要工作和基础情况的文书材料，包

5、括：a)各单位召开的各种会议文件记录材料及总经理办公会记录；b)本公司向外发出的文件材料（上报、下发的），如：通知、办法、规定、请示、报告、批复等；c)供本公司内部使用、执行参考的文件，如：情况反映、报表、总结、计划、规定、各项制度、人员情况编制报表、名册及有价值的文件材料。3.1.1.3各部门（子公司）与平级单位或非隶属单位在联系工作和共同开展工作的过程中形成的具有查考利用价值的文书材料，如：公函、合同或与本公司有关的协议书、办法、规定、通知、注意事项等。3.1.1.4各部门（子公司）与国内、外企业及有关方面商洽公司业务工作的重要文件材

6、料，如：对方企业所有重要的情况、洽谈记录、意向书、协议书、合同书及往来的电函、传真文件、重要的会议记录及所有得有价值的文件材料。3国投晋城能源投资有限公司GTJN（ZX）－02－033.1.1.5公司领导及工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议等带回来的有重要价值的文件材料。3.1.2项目类公司在投资经营活动中所形成的一系列具有法律效力和保存价值的各种文件、合同、资料和记录均属于归档范围。主要包括（内容和保管期限）：3.1.2.1投资项目开发期间阶段所形成材料：a)项目推荐建议书，考察报告及有关附件（永久）；b)项目投资建议书及有关

7、部门、领导的批示和批复文件（永久）；c)项目投资可行性研究报告及有关部门、领导的批示和批复文件（永久）；d)项目谈判纪要、合作意向书、协议书、签报及有关部门、领导的批示（永久）。3.1.2.2投资项目组建期间所形成的材料：a)项目合同、章程的正式文本、法人代表授权委托书及有关补充协议（永久）；b)项目股东各方执照、股东名册、土地证明和房产证明的复印件（永久）；c)出资证明、验资证明和资产评估证明（永久）；d)国家有关部门对项目组建、设立和变更的批复（永久）。4国投晋城能源投资有限公司GTJN（ZX）－02－033.1.2.3投资项目建设期

8、间所形成的材料：a)项目新建、改建、扩建的建议书、可行性研究报告、图纸及初步设计的政府部门批复文件（永久）；b)项目类合同；c)项目概算报告、调概算报告的批复文件（永久）；d)项目建设资金拨付