如何有效管理电脑工作文档.ppt

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1、如何有效管理电子文档前言本杰明.富兰克林总结了个人修养最重要的13条德行，其中，第3条是“秩序”，即“每件物品都有其安放的位置；每件事务都有固定的时间。”他说：实现“秩序”一项是最困难的……关于杂物、文件等必须摆放在一定位置，早年我不习惯这样做，因为记忆相当好，所以没有感觉到放东西没有秩序有何不便。……事实上，我发现后来在秩序方面的习惯是很难矫正的。现在我老了，记忆衰退了，强烈地感到了缺乏秩序的不便。内容文档管理目标从磁盘分区开始暂时文档和历史文档日常文件的分类标准日常文件分类——E盘的使用设立

2、目录说明文档管理目标要求：（1）便于查找（2）节省空间文档类型（1）电子文档（2）书面文档从磁盘分区开始系统初始化时，做好分区：C盘20GD盘10GE盘30GF盘20G从磁盘分区开始系统文档放在C盘应用文件：（1）暂时文档放在D盘（2）历史文档放在F盘（3）日常工作文档E盘（4）其它文档放在E盘暂时文档和历史文档暂时文档（经常整理）（1）等待归类的文件（2）等待做进一步处理的文件（3）暂时有用，用完后可能不再用的文件（4）其它文件历史文档（基本不动）（1）与本工作岗位关系不大的重要文件（2）个人

3、积累的重要文件日常文件的分类标准从来源看：（1）个人创作文件（2）同事文档（3）单位和学校文档（4）网络下载文档从用途看：（1）工作文件（2）学习资料（3）娱乐文件（4）私人文件从类型看：txtdocxlspptdatdbfjpegbmpmpegaviRMwavswfrar……日常文件的分类标准分类标准班级1班级2……干部名单党员名单学生名单学生活动……日常文件分类：E盘的使用E2003级2004级2005级2006级2007级根目录一级目录二级目录工作文档学习资料娱乐文档私人文档其它文件以年级

4、为单位，便于及时更新空间。2007级教育管理学生管理成绩分析学生活动党建工作学生交接迎新军训入学教育专业教育年级大会干部例会听课考勤二级目录三级目录四级目录学生名单及管理干部名单及管理寝室名单及管理党员名单及管理积极分子名单及管理贫困生名单及管理特殊学生名单及管理学生管理三级目录四级目录入学成绩分析期中考试成绩分析期末考试成绩分析补考成绩分析转专业资格审核获奖学金资格审核成绩分析三级目录四级目录支部活动体育活动科技创新社会实践重要专项学生活动三级目录四级目录E工作通知规章制度重要文件会议纪要同事

5、文档根目录一级目录二级目录工作文档学部资料娱乐文档私人文档其它文件E文本音频视频图片其它根目录一级目录二级目录工作文档学习资料娱乐文档私人文档其它文件设立目录说明（1）尽量不在根目录下放文件。（2）目录也不是越细越好，需要有一定的包容性。（3）同类内容的文件最好简化成一个，这样能节省目录。（4）目录名尽量用英语、拼音、甚至文件扩展名，简单明了，如：文档document，file，text学籍schoolroll照片photo，pic视频vedio，Avi，RM，mpeg（5）如果要目录和文件按顺

6、序排列，可以用字母或数字定义目录名称或文件名称。如：（6）如果文件的顺序性很强，可在名称前放入日期来排列顺序。如：……20071013-会议纪要20071126-会议纪要……（7）为了节省空间，一些格式不重要的文件，最好转化成txt格式，能大大的降低存储所需空间。doc——可直接另存为txtppt——可生成rtf（大纲）文件。（里面的图片可以删除或单独存储）BMP——可转化成jpegxls与txt文件之间的互向转换，Xls会自动转化为制表位“→”。（8）重要的文件（不可丢失）应单独存储一份，可存

7、入history目录。（9）对大的视频文件、图片文件，集中存放。如果确实很重要，可用光盘存放。（10）计算机中只留必要的文档，即文档越“少”越好。