电脑文档管理教学内容.ppt

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1、电脑文档管理为什么要管好电脑文件？工欲善其事必先利其器这些悲催的情况有没有？老板站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！这些悲催的情况有没有？应聘人来了，收到的面试简历在茫茫的文件中分不清！这些悲催的情况有没有？电话的一端客户要的资料怎么也找不到？电脑文件最容易乱的地方在哪里？系统中用户的文件夹X:DocumentsandSettings我的文档MyDocument桌面Desktop个人下载目录X:Downloads文件管理的真谛在于文件方便、快速提取科学地分类和规范化命名是文件管理的精髓所在电子文件存找三要素文件存放路径文件保

2、存属性电子文件分类如果把电脑比作一片森林硬盘——一棵树分区——大的枝桠文件夹——分枝内嵌文件夹——小枝桠文件——树叶要素之一：文件存放路径同样如果把它当城市硬盘——街道分区——马路文件夹——小区内嵌文件夹——单元文件——房间要素之一：文件存放路径某一个文件所在的地方：分区文件夹子文件夹文件名路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名组成要素之一：文件存放路径要素之二：文件保存属性存档能看的，能改的只读只能看，不能改，防修改隐藏一般你看不到，设置了才能看

3、，可防错误删除文件类型格式格式特征纯文本文件TXT格式格式简单透明、不含结构信息和加密、不绑定软硬件、能用基本文本编辑工具阅读、数据占用字节数少。XML格式遵循XML技术规范，格式开放、不绑定软硬件、格式自描述、不包含加密、易于转换。版式文件PDF格式遵循ISO/DIS19005《文件管理电子文件长期保存格式第1部分PDF1.4的使用(PDF/A-1)》，支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换。CEB格式支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。S

4、EP格式支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。要素之三：文件分类：常见电子文件格式1文件类型格式格式特征格式化文本文件RTF格式格式开放、不绑定软硬件、不包含加密、易于转换。WPS格式支持数字签名、可向其他文本格式转换。图像文件TIFF格式支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强。JPEG格式遵循相关标准规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换。GIF格式支持无损压缩、格式透明、不绑定软硬件、易于转换。PNG格式支持无损压缩、格式透明、易于转换。要素之三：文件分类：常见电子文件格式2文件类型格式格式特征

5、音频文件WAV格式支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换MP3格式遵循GB/T17191-1997《信息技术具有1.5Mbit/s数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。WMA格式内置版权保护技术、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。视频文件AVI格式支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换。MOV格式格式紧凑、易于转换。MPEG格式遵循GB/T17191-1997《信息技术具有1.5Mbit/s数据传输率的数字存储媒体运动图像及其

6、伴音的编码》，压缩算法公开、不绑定软硬件、易于转换。要素之三：文件分类：常见电子文件格式3如何去做怎样改进为什么做电脑文件的“5S”管理整理(Seiri)整顿(Seiton)清扫(Seiso)清洁(Seiketsu)素养(Shitsuke)把需要的文件定位、定量以便用最快的速度取得所需。整理三要点：盘符固定化结构科学化存放目视化整理Seiri1S举例：电脑硬盘中有C:D:E:F:四个盘符，我们可以将它们标准规划为：--盘符固定化整理Seiri1SD:应用软件盘F:私人文件盘C:操作系统盘E:工作文件盘适合的文件夹(科学地分类)适

7、中的层级数(结构的深度)控制文件夹与文件的数目--结构科学化整理Seiri1S规范化地命名文件夹和文件名称要简短贴切方便查找。--存放目视化整理Seiri1S先把有用与无用的文件分类，再对无用的文件进行处理。整顿Seiton2S有用文件进行整顿无用文件果断删除清扫Seiso3S定期归档文件桌面上下载的各种文件要处理并定期归档将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态清扫Seiso3S定期清扫垃圾安装目录programfilestencentQQad这里面是QQ广告安装目录programfilestencentQQfl

8、ashshow这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除安装目录programfilestencentQQflashshow2这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除安装目录programfilestencentQQQQMusicMhir