对农业科技档案收集工作的思考.pdf

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1、第32卷第3期2013年6月农业科技管理ManagementofAgriculturalScienceandTechnologyv01．32，No．3Jun，2013文章编号：1001—8611(2013)03—0036—03对农业科技档案收集工作的思考李平(中国农业科学院作物科学研究所北京100081)摘要：农业科技档案收集工作是档案管理工作的第一个环节，有了收集工作，才有了进行档案整理、鉴定、保管、统计、利用的物质基础。文章阐述了农业科技档案的概念，分析了农业科技档案的特点，列举了不同类型农业科技档案在不同阶段的归档范围和收集目标，并提出要依

2、托制度实现档案收集工作规范化，以及建立专兼职档案工作人员网络，提高档案收集质量等促进农业科技档案收集工作进一步开展的建议。关键词：农业科技档案；收集工作；特点；归档范围；收集目标；思考中图分类号：8271文献标识码：A农业科技档案是直接记录和反映在农业科学研究、基本建设、科研管理等活动中形成、经过系统整理并归档保存的有利用价值的文字、图表、音像等形态的科学技术文件。农业科技档案作为农业科技信息资源的一种储备形式，是农业知识产权和农业专有技术的直接承担者，对指导农业科技发展、保持农业科学技术研究的连续性、系统性、可靠性和准确性方面具有重要的参考价值

3、和凭证作用。农业科技档案收集工作是档案管理工作的第一个环节，有了收集工作，才有了进行档案整理、鉴定、保管、统计、利用的物质基础⋯。随着农业科学技术研究水平的提高和延续性的增强，农业科技档案的数量也在不断增加，因此，要根据农业科技档案的特点，着重抓好档案的收集工作，探索档案收集的最佳途径，将其完整、准确、系统地归档，提高农业科技档案的内在质量，使之更好地服务于农业科学技术研究。1农业科技档案的特点1．1专业性农业科技档案形成于特定的专业技术领域，是农业科技工作者从事农业科技活动的结果，它是农业科技活动的原始记录和真实反映，它的内容和性质是由它所反映

4、的科技内容及相关的技术手段决定的，所以形成了特定的专业领域【21。专业性特点是实现农业科技档案科学管理的重要依据之一。1．2种类和类型的多样性种类和类型的多样性，是科技档案的一个明显特点，农业科技档案种类繁多、类型复杂，呈现出多样化的鲜明特点。就种类而言，包括农业科研档案、农业基建档案、农业科研仪器设备档案等。农业科技档案的类型在科技档案中也是最为丰富、多样的一种。1．3成套性成套性是农业科技档案的重要特点，主要表现为围绕一个独立的农业科技项目，形成一个有密切联系的有机整体，它记载和反映该农业科技项目的全部过程和成果。例如，农业科研档案是按课题成

5、套，基建档案是按项目成套，仪器设备档案按型号(台)成套。1．4室外形成量大农业科研对象是有生命力的生物体，其科技活动并不都在室内完成，大量的农业科技档案是在野外、田问形成的。这一特点带来了农业科技档案形成、积累、管理的复杂性，在农业科技档案收集、管理中应十分注意。2不同类型农业科技档案在不同形成阶段的归档范围和收集目标2．1农业科研档案收集农业科研档案是农业科技档案的一个重要组成部分，在农业科学研究与经济发展中具有重要的作用。农业科研作为一个多学科、多专业的庞大科学体系，决定了农业科研档案除具有科技档案的一般特点外，还具有内容繁杂、形成和作用的广

6、域性、系统性、周期长和区域性的特点{“j。因此，对农业科研档案的收集要把握其主要特点，并兼顾农业科研活动的特殊性，遵循农业科研档案形成的自然收稿日期：2013—03—10作者简介：李平(1959一)，女，本科，实验师，主要研究方向：档案管理，科技管理。第3期李平：对农业科技档案收集工作的思考·37·规律，抓住几个关键阶段进行收集。科研工作开展的早期对档案管理具有较大的可塑性。因此，在科研项目立项之初，应及时地将科研档案管理要求落实到各文件形成部门。根据课题实际情况明确各阶段的文件收集范围，保证归档材料的完整、准确、系统，使其能够真实地反映出科研活

7、动的全过程和具体成果【51。1)研究准备阶段。重点收集调研、可研报告，课题论证书、项目建议书，经费批复文件，计划任务书、协议书、合同书、试验方案、设计方案等文件。2)研究试验阶段。科研工作的实施阶段是产生大量科研档案的重要阶段，在这一阶段，应注重收集科研课题的年度实施方案、试验和观察记录及重要原始数据、田间调查、室内考种、品质鉴定、综合分析报告等材料。3)总结鉴定验收阶段。这一阶段应该重点抓好科研总结、工作总结、科研报告、科研论文、科研专著、查新报告、效益证明材料、课题验收评估、专家评审意见、鉴定证书、鉴定会材料、推广应用意见，技术鉴定材料，科研

8、投资、品种审定证书及报审等方面材料收集。4)成果申报及推广应用阶段。应收集归档科技成果申请表、鉴定证书、科技成果奖励与审批文件，获奖证书