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1、新形势下企业档案收集工作的思考近年来,我国企业档案收集工作在很大程度上有了提升,并且在档案领域相关人士的研究下,企业档案收集工作在新的形势下也逐渐的成熟,并且为企业的管理起到了十分重要的作用。然而,就我国当前企业档案收集工作而言,其水平还处于比较初级的阶段,还不能满足新形势下企业发展的需求。因此,本文以新形势下企业档案收集工作为研究重点,分析了当前存在的问题,并提出了几点提高对策。一、新形势下企业档案收集工作中存在的问题在新形势下,我国企业档案收集工作虽然在以往的基础上有了很大的发展和进步,在多个方面都有了新发展、新突破。但是,我们也不得不承认当前的企业档案收集工作仍然存在着多个方面的问题,
2、其问题归纳起来主要体现在以下几个方面:(一)领导不重视,制度流于形式企业领导通常将管理重心放在企业的经营管理及经济效益上,对档案管理工作重视不足,有的领导为了节约开支,没有设置相关档案管理岗位,不建立相应的档案管理制度,甚至有些单位规范的合同文本尚都没有,企业的经营活动没有相关记录。(二)人员流动频繁,档案收集难度增加受到企业人员流动频繁的影响,企业档案管理人员也经常更换,这给企业档案管理工作增加了难度。有些档案管理人员在变动过程中,没有进行相关的工作交接,甚至将极为重要的文件弄丢或者据为己有,致使大量档案资料不再完整;还有的企业在组织架构变动时撤销了档案管理部门,造成资料归档混乱。(三)档
3、案收集人员缺乏主动性由于档案管理部门不被企业领导重视,使得相关档案管理人员工作积极性不高,缺乏创造性,甚至有些企业的档案收集工作呈放任自流状态。相当多的企业档案管理人员被动工作,造成企业经营管理过程中很多重要资料收集不全,给企业造成较严重的损失。如很多企业的档案管理人员不会主动收集资料,坐等相关人员上交,这无疑会造成档案资料的收集不及时、收集不完整现象。(四)档案材料收集不完整、不齐全首先,档案结构存在不合理之处,很多企业尤其是国有企业,片面重视上级来文等资料,对涉及企业生产经营相关的资料、管理文件、经济合同、报表等往往管理不到位,收集不及时、不完整。其次,没能抓住新形势下企业的工作重点进行
4、资料收集工作,通常对企业的重点科研成果、重要投资、工程项目资料收集较少,同时对一些电子版的资料收集也做不到完整、及时。二、新形势下企业档案收集工作对策通过上述分析可知,我国当前的企业档案收集工作中无论是在制度上,还是人员的水平、工作态度都存在着很多方面的问题,并且这些问题的存在直接影响着企业的档案管理效果。所以,企业的相关部门要加强对企业档案收集工作中问题的重视和研究,并且在研究的过程中找出解决对策。笔者在此对新形势下企业档案收集工作的对策进行了一定的探索,希望可以为企业档案收集工作水平的提高而献计献策。(一)提高干群档案意识企业的档案管理部门,应经常组织档案工作相关宣传教育及工作交流,以提
5、高企业领导干部及群众的档案意识。可采取广播电视、企业宣传栏、培训会议等形式,开展档案普及教育工作,通过丰富多彩的形式,增强企业领导干部及群众档案意识,使得企业上下更加重视及配合档案资料的收集工作,推动企业档案管理工作的顺利开展。(二)健全归档制度,依法建档档案管理制度的完善与否,直接关系着企业档案资料能否完整收集,任何工作的开展都要有健全的制度作为保障,否则工作难以顺利开展。因此,企业档案管理部门要从企业实际出发,结合企业自身状况,制定健全的档案管理制度,依法建档,并对档案资料收集管理工作进行定期考核,实施岗位责任制,将具体责任落实到具体各员工身上。如建设企业在某项目进行竣工验收时,文字资料
6、与纸质档案同时移交,档案管理人员也需要参与到验收工作之中,如果发现档案资料有缺陷,造成工程不能正常验收,则该档案管理人员要承担相应责任。(三)设置专门的档案收集人员,维持其工作稳定企业要根据本公司档案工作具体情况,配备相应的档案收集人员,并确保其工作相对稳定,使得企业的档案管理工作得以长远发展下去。档案收集人员的工作连续性与稳定性非常重要,这样有利于为企业培养更为专业的档案资料收集管理人员。档案资料收集管理工作是一项专业性较强的工作,新上岗的人员需要一定时期实习才能完全胜任,因此维持档案收集人员工作稳定对企业的档案管理工作正常开展非常重要。(四)开展多种渠道的档案收集工作有的企业档案资料专业
7、性很强,且整理收集方式各有不同,因此,只有配备专业档案收集人员,才能承担档案收集、立档等管理工作。企业档案管理方式应该灵活多样,不能将所有档案都统一交由档案室管理,否则档案管理工作效率会很低,档案资料质量难以保证,如一些特殊部门的资料,可以采用本部门管理的方式,可由档案管理人员协助资料的收集、整理、归档等日常工作,形成多渠道的档案收集工作,确保档案收集工作低成本、高效率,同时也能保证资料的完整性。三、结语综上
