2015公司档案管理制度规定.pdf

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1、阳泉市南煤龙川发电有限责任公司Q/LDZD2160-2008档案管理制度1总则1.1为规范公司档案管理，依据国家有关档案的法律、法规和标准，特制定本制度。1.2本制度规定了公司档案管理工作的职能、内容要求。公司形成的各类档案有：科技档案、文书档案、声像档案、会计档案。1.3本制度适用于阳泉市南煤龙川发电有限责任公司档案管理工作。2职责分工2.1管理职责2.1.1综合部是公司档案管理部门，负责全公司的档案管理工作。具体负责文书、科技、会计、实物和照片档案的管理工作，业务上接受上级档案部门的检查、指导和监督。2.1.2综合部档案室负责各部门文件、资料、图纸、实物、音像照片的催

2、交、收集、积累、整理工作；负责对各部门兼职档案员进行档案业务指导和业务培训。2.1.3其他各部门配合综合部做好公司档案管理工作。各部门兼职档案员负责领取、登记、保管、收集本公司及外来的文件、资料，并在规定时间内向档案室移交。2.1.4各部门在移交纸质版资料的同时，需向档案室移交相应的符合要求的电子版资料。1阳泉市南煤龙川发电有限责任公司Q/LDZD2160-20082.2管理权限2.2.1综合部2.2.1.1根据《档案法》的规定，对国家规定的应当归档的材料，要求各部门定期向档案室移交，集中管理，并有权向有关部室或个人索取应归档的文件资料。2.2.1.2对档案室所存档案资料

3、，按照统一领导、集中管理的原则进行管理和提供利用。2.2.1.3参加工程竣工验收，科研成果评奖、重要设备开箱、工程达标验收等活动，接收应归档的文件材料。2.2.1.4有权拒绝接收不符合归档标准的文件、材料,并指导督监有关人员按标准重新整理。2.2.2各部门、专业2.2.2.1各部门、专业或个人可以查询、借阅与本职工作有关的档案资料、并按规定办理必要的登记手续。2.2.2.2兼职档案员有权向有关人员收集属于归档范围的文件、资料、声像制品、奖品实物、照片等档案材料。3管理内容3.1档案分类3.1.1科技档案:科技档案是直接记述和反映科技活动的，归档保存的科技文件材料。包括工程

4、档案，设备档案。3.1.2科研档案:科研档案是指在理论研究、技术研究、应用研究活动中2阳泉市南煤龙川发电有限责任公司Q/LDZD2160-2008形成的档案。3.1.3文书档案:立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。3.1.4会计档案:是指会计凭证、会计账薄、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。3.1.5声像档案:是指在生产、管理活动中形成的有保存价值的以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录，它是档案的重要组成部分。3.2综合部档案室3.2.1组织各部门、专业进行各种档案材料

5、的收集整理。3.2.2对各部门移交的档案材料，认真清点、验收，经检查无误后，办理交接手续。3.2.3接收各部门档案材料后，按照电力工业企业档案分类规则，进行分类、编号、编目输入微机等工作。3.2.4档案管理现代化与办公自动化系统同步发展，建立电子档案，建全各种检索工具，以便迅速准确的为利用者提供档案。3.2.5定期进行库藏档案的清理、核对工作，对损坏或变质的档案应及时进行修补和复制。3.2.6做好档案信息开发利用工作，通过进行档案信息的加工整理，汇编专题资料等，为公司工作服务。3.2.7负责公司科技图书资料的订购、保管和借阅工作。3阳泉市南煤龙川发电有限责任公司Q/LDZ

6、D2160-20083.3各部门各部门兼职档案员负责文件材料的收集，积累、整理工作。3.4档案的归档、借阅和鉴定3.4.1归档范围3.4.1.1科技资料、档案a.工程前期文件——工程项目建议书、合同、协议、审批文件、批准证书；可行性研究报告、评估、环境调查报告；地质、地形、水文、气象、地震、水质、水源、用水文件；征、租地文件；我公司与设计、施工、制造等单位的来往文件；工程会议文件；涉外文件；工程统计报表、工程的费用、物资管理文件等。b.工程设计文件——设计院的设计施工图、说明书、清册、设计变更单、竣工图及铁路施工图等资料。c.工程设备文件——各设备厂家提供的设计图纸、安装

7、、维护、运行说明书、计算书及质量证明书；设备开箱验收资料等。d.工程施工调试文件——施工记录；工程培训资料；分步试运计划、方案、记录；整套启动调试大纲方案、记录、竣工验收资料、竣工移交资料；性能测试、环保测试资料；工程达标验收资料等。e.自营工程文件——对外承包工程项目的招投标文件及其合同、协议；工程质量监理文件；施工阶段的文件；竣工验收、工程移交等活动形成的文件材料。另外，外出学习、培训人员，带回的学习资料一律交档案管理员登记，4阳泉市南煤龙川发电有限责任公司Q/LDZD2160-2008否则财务不予以报销。3.4.1.2文