办公自动化系统在企业中的应用及升级.pdf

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1、·86·露天采矿技术2012年增刊办公自动化系统在企业中的应用及升级宋百艳，杜颂(中煤平朔煤业有限公司信息中心，山西朔I州036006)摘要：随着科技的不断发展，办公自动化系统在技术和应用上都得到了更高层次的发展。办公自动化系统作为企业信息化建设的重点，不仅改善了传统的办公方式，还提高办公效率。文中介绍了平朔公司原办公自动化(OA)系统概况及应用中的不足，并针对升级的主要内容进行了分析说明。关键词：办公自动化；手机移动办公；公共存储平台中图分类号：TD672文献标识码：B文章编号：1671～9816(2012)S1—0086—030mc

2、eautomationsystemappUcafionandupgradeintheenterpriseSONGBaiyan，DUSong(PingshuoInformationCente~SoftwareDevelopmentO．t~e，Shuozhou036006，China)Abstract：Withthecontinuousdevelopmentofscienceandtechnology，oficeautomationsystemintechnologyandapplicationhavebeenonahigherlevelo

3、fdevelopment，oficeautomationsystemasthefocusofenterpriseinformatizationconstruction，notonlytheimprovementofthetraditionaloficemode，butalsoimprovetheeficiencyoftheofice．ThispaperexplainsPingshuocompanyOfficeAutomation(OA)systemandthelackofapplication，accordingtothemaincon

4、tentthatupgradeisanalysed．Keywords：oficeautomation；mobilephoneofice；publicstorageplatform1系统概况实现的主要功能如下：1)电子邮件是办公自动化系统的关键模块，由平朔公司始终坚持建立现代企业制度，提高科写邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、废纸篓、文件夹、邮学管理水平，促进企业发展。由于公司工作区域不断件选项等模块组成。增多，日常办公事务的日益繁多，传统的管理方式无2)公文管理通过计算机管理公文处理的全过法满足公司发展的需要。企业文件、精神不能即时有程，包

5、括：拟稿、收文、核稿、会签、签发、成文(排版、效传达和共享；审批不及时，影响了工作效率，甚至编号、盖章)、发文、分发传阅、归档；实现了收发文的有时会给企业造成直接经济损失⋯⋯这～系列的问完整流程控制，全网络化、无纸化处理，与现有纸制题成为了平朔公司发展路上的“拦路虎”。为了扫清公文办理流程相同。路障，突破管理瓶颈，平朔公司果断决定进行办公自3)为保证领导和比较重要岗位用户处理公文的动化系统建设。安全性，平朔公司采用了身份认证系统即USBKey自2008年OA系统上线后，实现了内部的收发密钥。此类用户登陆系统时必须将其插入计算机，并文流程

6、，大大提高了工作效率，不需要再像以往那输入用户和密码才能登陆系统，如不使用USBKey样，为了一个流程的审批，员工需要四处展转。经过登陆系统用户无法处理公文。长期的使用，OA系统不仅广泛、全面、迅速地收集、4)实现合同信息管理功能。合同员在系统中录整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便入合同内容，使用电子表单对合同的关键信息摘要快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、记录，通过公文流转完成合同的起草、审批、归档、查低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而询、打印等功能。达到提高行政效率的目的；以系统手段规范员工的5)

7、实现电子期刊功能。本模块用于发布企业编工作，加强了管理。辑的内部电子刊物。电子刊物的浏览是基于浏览器收稿日期：2011-12—31的。期刊管理员将能够新建、修改、删除刊物，并指定作者简介：宋百艳(1980一)，女，黑龙江鸡西人，计算机工各个期刊的期刊编辑。系统将依据编辑好的条目自程师，2003年毕业于华北工学院，主要从事信息业务处理中动生成当期的电子刊物。基于公司已有的内部月报、的系统配置和系统维护工作，处理各类软件程序问题。年报等刊物，建立面向不同栏目的信息发布管理功露大米矿投木2012年增刊·87·能，收集、整理各类信息，由系统自动

8、生成内部期刊，求以部门“协调函”的形式，通过公司OA系统实现用户根据所授予的权限进行查阅使用。二级单位与公司职能部门公文的跟踪督办。协调函实现了公文的督办、催办，并将信息进行2原OA系统存在的问题分类统计查