文书工作与档案管理 教学课件 ppt 作者 第三版 赵映诚PPT 13 第十三章 电子档案.ppt

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1、第十三章电子档案学习目标主要内容知识框架图本章点睛了解电子档案的特点。理解电子文件、电子档案的含义。知道电子文件和电子档案的关系、电子文件的种类。掌握电子文件归档的内容、电子档案的保管要求及注意事项、电子档案提供利用的方式。4321电子文档是现代社会发展的必然趋势，掌握现代电子文档的整理与鉴定、保管与利用以及现代电子技术是档案人员新的任务和要求。第二节　电子档案的整理与鉴定第三节　电子档案的保理与利用第一节电子档案的收集与归档第一节电子档案的收集与归档二、电子档案的收集与积累一、电子档案的特性与种类本节点睛三、电子档案文件的归档

2、——别林斯基创造人的是自然界，启迪和教育人的却是社会。目前对电子档案的概念，在国际档案界都有一致的、基本的共识，即电子文件从属于文件，是存储于电子存储载体上的文件。电子档案指在数字设备及其环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的档案。一、电子档案的特性与种类电子文件具有许多不同于纸质文件的特性。目前，人们对电子文件特性的研究，已达成共识的观点主要有，见图12-1。一、电子档案的特性与种类图12-1达成共识的观点（二）电子档案的种类根据电子档案的信息存在形式和用途，

3、电子文件的种类大致可分为八类：1．文本档案，即用文字处理技术形成的电子档案。2．命令档案，指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。3．图像档案，指用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的电子档案。4．数据档案，指以数据库形式存在的具有档案属性的档案。5．图形档案，指用计算机辅助设计或绘图等设备获得的电子档案。6．影像档案，指用视频或多媒体设备获得的档案以及用多媒体链结技术形成的档案。7．声音档案，指运用相关设备记录声音的档案。8．多媒体档案文件，指运用多媒体技术制作完成，需要借助多媒体体现出来的档案。二、电子档

4、案的收集与积累（一）建立文件夹（二）有序排列（三）认真登记（四）拷贝另存（五）及时归档三、电子档案文件的归档电子档案文件归档，是将经过初步整理登记的具有保存价值的电子文件，从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上并移交至档案室（馆）以便长期保存的工作过程。（一）归档要求文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。由于电子文件的特殊性及现有科技条件和档案管理水平的限制，目前大多采用“双轨制”，或称“双套制”，即同时把电

5、子文件和相应的纸质档案一同归档。（二）归档模式（三）归档范围电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。（四）归档时间逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。（五）归档程序与方法电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。1.逻辑归档逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。2.物理归档物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上

6、，向档案部门移交的过程。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。（五）归档程序与方法（六）电子档案移交与接收（1）检验文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。检验项目如下：——载体有无划痕，是否清洁；——有无病毒；——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。检验结果分别由移交单位、接收单

7、位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(2）移交手续档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》（表13-3）的填写、签字、盖章环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。（注：归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。）第二节电子档案的整理与鉴定本节点睛一、电子档案的整理二、电子档案的鉴定——高尔基书是人类进步的阶梯，终生的伴侣，最诚挚的朋友。一、电子档案的整理电子档案亦即归档电子文件（指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件），按照《电子文件归档与

8、管理规范》（GB/T18894-2002）规定，归档电子文件以件为单位整理。具体讲，电子档案整理的内容有：（一）电子档案的分类为保持电子档案的有序化，首先应对归档后的电子文件进行分类。电子档案的分类也是先制定分类方案，然后同一全宗内的电子文件按照年度——保管期限