中文版Office2003实用教程课件 第06章 长文档的编排处理.ppt

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1、第06章长文档的编排处理对于书籍、手册等长文档，Word2003提供了许多便捷的操作方式及管理工具。例如，使用大纲视图组织文档，帮助用户清理文档思路；在文档中插入目录和索引，便于用户参考和阅读；还可以在需要的位置插入批注表达意见等。教学重点与难点使用大纲视图组织文档使用书签编制文档目录使用批注6.1大纲视图Word2003中的“大纲视图”就是专门用于制作提纲的，它以缩进文档标题的形式代表在文档结构中的级别。使用大纲视图查看文档使用大纲视图组织文档6.1.1使用大纲视图查看文档在“大纲视图”方式下可以折叠或展开大纲文档，来清晰地查看整个文档

2、的结构。选择“视图”

3、“大纲”命令，或单击水平滚动条前的“大纲视图”按钮，进入大纲视图方式，并自动打开“大纲”工具栏。6.1.2使用大纲视图组织文档在创建的大纲视图中，可以对文档内容进行修改与调整。选择大纲内容更改文本在文档中的级别移动大纲标题插入子文档6.2使用书签同基他基于Windows的程序一样，Word2003启动与退出可以通过多种方法来实现。添加书签定位书签编辑书签6.2.1添加书签在Word2003中，可以使用“插入”

4、“书签”命令，在文档的指定区域内插入若干个书签标记，以方便用户查阅文档中的相关内容。6.2.2定位书签在定义

5、了一个书签之后，可以使用两种方法来定位它。一种是利用“定位”对话框来定位书签；另一种是使用“书签”对话框来定位书签。6.2.3编辑书签书签的编辑操作主要包括隐藏书签、显示书签和删除书签等内容。隐藏和显示书签。选择“工具”

6、“选项”命令，打开“选项”对话框，在“视图”选项卡的“显示”选项区域中，选中“书签”复选框就可以显示书签，取消选中“书签”复选框就可以隐藏书签。删除书签。选择“插入”

7、“书签”命令，打开“书签”对话框，选择要删除的书签选项，然后单击“删除”按钮即可。6.3插入目录目录的作用就是要列出文档中各级标题及每个标题所在的页码，编

8、制完目录后，只需要单击目录中某个页码，就可以跳转到该页码所对应的标题。因此目录可以帮助用户迅速了解整个文档讨论的内容，并很快查找到自己感兴趣的信息。创建目录更新目录和删除目录6.3.1创建目录在Word2003中，将常用命令以工具按钮的形式表示出来。通过工具按钮的操作，可以快速执行使用频率最高的菜单命令，从而提高工作效率。创建基于目录项域的目录创建基于样式的目录6.3.2更新目录和删除目录当创建了一个目录以后，如果再次对源文档进行编辑，那么目录中标题和页码都有可能发生变化，因此必须更新目录.要更新目录，可以先选择整个目录，按下Shift+

9、F9快捷键，显示出TOC域。再次按下F9功能键，则打开“更新目录”对话框。6.4索引所谓索引，实际上就是标出文档中的单词、词组或短语所在的页码，这样，就可以迅速方便地查找到这些单词、词组和短语。一般来说，创建一个索引要分为两步：首先在文档中标记出索引条目；其次通知Word根据文档标记的条目来安排索引。Word一般是将主题和关键字按照字母顺序编译成一个列表，并在列表中用一个或多个页码标记它们。标记索引条目创建索引6.4.1标记索引条目在Word2003中，可以使用“标记索引项”对话框对文档中的单词、词组或短语进行索引标记，方便以后查找这些内

10、容。6.4.2创建索引在文档中标记好所有的索引项后，就可以着手进行索引文件的创建了。用户可以选择一种设计好的索引格式并生成最终的索引。Word会收集索引项，并将它们按字母顺序排序，引用其页码，找到并且删除同一页上的重复索引，然后在文档中显示该索引。6.5插入批注批注是指审阅者给文档内容加上的注解或说明，或者是阐述批注者的观点。批注并不影响文档的格式化，也不会随着文档一同打印。添加批注编辑批注6.5.1添加批注要文档中添加批注，可将插入点定位在要添加批注的位置或选中要添加批注的文本，然后选择“插入”

11、“批注”命令，即可在文档中插入批注框，在

12、其中插入内容即可。6.5.2编辑批注插入批注后，将出现“审阅”工具栏，通过它可以对批注进行编辑操作。显示或隐藏批注设置批注格式删除批注6.6脚注和尾注脚注和尾注是用来对文档中的引用信息进行注释的。例如，当用户在写一篇文章时，中间引用他人著作中的话，常常要在引用处做一个标记，然后，在一页末尾或文档末尾用注释指出该段引用的出处。脚注可以位于文字的下方，也可位于某一页的下方，而尾注一般位于某一节的最后，或者整篇文档的末尾。插入脚注和尾注编辑脚注和尾注6.6.1插入脚注和尾注要插入脚注或尾注，可选择“插入”

13、“引用”

14、“脚注和尾注”命令，打开“脚

15、注和尾注”对话框。6.6.2编辑脚注和尾注脚注和尾注的编辑操作主要包括重复引用、移动、复制和删除等内容。重复引用脚注和尾注移动、复制或删除脚注和尾注