商务与管理沟通10e教学课件作者洛克中英文ppt Chap017 建议书与进展报告的撰写.ppt

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1、麦格劳—希尔公司Copyright©2013byTheMcGraw-HillCompanies,Inc.Allrightsreserved.商务管理沟通第17章建议书与进展报告的撰写建议书概述课堂调研建议书行动计划建议销售的建议商业计划和资金的建议进度报告建议书给出必须做什么以及由谁来做的主张推荐搜集信息的方法，评估新事物，解决问题，或实施某种变革针对那些较例行公事时间持续更长或耗资更多的项目强调所有相关受众的利益建议书两个目标使项目得到认可使你的组织得到认可去负责这项工作竞争性建议书—争夺有限的资源非竞争性建议书—不存在竞争

2、建议书针对的问题你要解决什么问题或者希望利用什么机会?为什么需要现在解决问题或者为什么需要立即利用机会?你打算怎么解决问题?你能做好这个工作吗?建议书针对的问题，继续…为什么由你做这个工作?你什么时候能完成工作?应收取多少费用?你能为受众提供什么?建议书风格使阅读清晰易懂对读者的提问有所预期并加以回答用数据支持推论整篇要强调利益好处采用预期的格式重视开头和结尾建议书风格，继续…认真仔细地编辑做最后的检查以确保已包含所有建议征询函要求的项目确保外观给受众留下好印象在规定截止日期之前，留出足够的时间供建议书的打印、复印和行政审批课

3、堂调研项目建议书引言段落问题/机会可行性读者调研主题课堂调研项目建议书，继续…方法/程序资格/设施/资源工作日程付诸实施课堂调研建议书：引言段落没有标题总结报告的主题和目的—一两句话课堂调研建议书：问题/机会组织存在哪些问题或机会?为什么它需要解决或利用?有什么相关的背景或历史吗?课堂调研建议书：可行性是否能在有限的时间内找到解决方案?你如何证明?课堂调研建议书：读者组织中谁有权力实施你的建议?可能有哪些次要读者来评估建议?哪些读者将会受到建议的影响?在组织中是否有人会像看门人那样服务?哪些监督型受众可能会读到你的报告?还有哪

4、些读者?课堂调研建议书：调研主题列出报告中将回答的主要问题和次要问题说明你对问题的每个方面讨论的深度解释你为什么选择讨论问题的这些方面，而不是其他方面课堂调研建议书：方法你将如何获取调研问题的答案?你将采访或调查谁?你将使用哪些公开发表的资料?提供详细的参考书目课堂调研建议书：资格你是否具备进行这项研究工作所需要的知识和技能?你是否具有获取进行这项研究工作所需要的信息/设备的途径?你将在哪里寻求帮助，如果你需要资料?课堂调研建议书：工作日程搜集资料分析资料整理资料编制进展报告撰写初稿准备视觉材料修订草案编辑初稿校对报告对于每个

5、活动列表：总时间完成日期课堂调研建议书：付诸实施邀请导师提出建议以改进报告要请求导师批准你的项目，这样你可以开始实施你的报告建议行动建议书为解决问题推荐新的程序或者方法需要大量的调研从组织外部搜集资料包括受众的利益销售建议书用于销售产品或服务确保你了解消费者的优先顺序阐述你的产品以解决你的受众的问题描述产品每一特征的受众利益使用适合受众的语言销售建议书吸引读者的注意力，至少总结出你能提供的三个主要的利益按序讨论列表上各项利益处理读者的异议或问题简要提及其他利益促使读者赞成你的建议，给出尽快实施的理由商业计划和其他筹资建议书强调

6、你的项目所要满足的要求说明项目将如何帮助实现拟筹资组织的目标说明你已经有的资金和你打算如何使用这笔资金商业计划和其他筹资建议书，继续…回答这些问题你的产品或服务是什么?所开发的产品好坏如何?目标市场是谁?市场规模如何?为何这个市场需要你的产品或服务?你将如何促销你的产品或服务?你的竞争对手有哪些?你将怎样发展的更好?还有谁为你的商业提供支持?谁将和你一起工作?你需要多少员工?支付员工的工资如何?进展报告让资助机构或者雇主放心—工作取得了进展允许你自己和资助机构或雇主随时解决出现的问题使用关于语气积极、重点突出和换位思考方面的手

7、段不需要把每个细节叙述的同等重要至少在某一方面有一定程度的超越预期时序型进展报告根据目标和原定计划，总结进展情况在“已完成工作”标题下,描述你已做的工作在“待要完成工作”标题下,描述待完成工作表达能在到期日完成任务的决心任务型进展报告使用描述项目需要完成主要任务的标题在每个小标题下,讨论已完成的工作和待完成的工作建议型进度报告当建议容易为读者接受时，使用直接请求型组织模式当建议可能会遇到强烈反对时，使用问题解决型组织模式