采购成本费用控制.doc

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1、采购成本费用控制4．1订购成本4．1．1采购询价控制流程部门步骤主管副总价格评审与实施采购收集并分析供应商报价价格商谈，选择候选供应商比价，洽谈，选择供应商采购部经理收集供应商基本报价信息审核价格审议采购专员供应商财务部经理询价提供资料报价汇总、分析供应商报价与供应商进一步商谈价格上报初步询价结果，确定候选供应商名单进一步洽谈比较、评估供应商选择最佳供应商审核洽谈价格洽谈价格、条件提交《采购报告》实施采购通过未通过未通过未通过4．1．2订购成本控制方案方案名称订购成本控制方案受控状态编号执行部门监督部门

2、考证部门一、目的为加强对订购成本的控制，降低采购成本，提高公司的经济效益，特制定本方案。二、相关定义订购成本是指公司为实现一次采购而进行各种活动的费用，包括办公费、差旅费、电话费和邮资等。具体地说，订购成本相关费用如表4-1所示。表4-1订购成本费用一览表订购成本分类相关活动内容固定成本采购部日常工作运转采购部的基本支出变动成本请购手续成本1．编制并提出采购申请2．审批采购申请1．请购人工费用2．请购日常用品费用3．主管及有关部门的审查费用采购执行成本1．调查并选择合适的供应商2．填写并发出《采购单》3

3、．填写并核对《收货单》1．估价、询价、比价、议价费用2．执行采购费用3．通信联络费用进货验收成本检查验收采购物品1．检验人工费用2．检验交通费用3．检验仪器仪表费用入库成本物品卸载、搬运与入库物品搬运所花费的成本其他成本会计入账支付款项等活动会计入账支付等所花费的成本备注三、职责分工（一）采购部职责1．采购部经理的职责（1）审批采购申请。（2）确定供应商。（3）签订《采购合同》。（4）监督采购过程。2．采购专员的职责（1）负责采购工作。（2）负责询价、议价。（3）执行采购合同。（4）领取相关差旅费、通信

4、费等采购费用。（二）财务部职责1．财务部经理的职责（1）审核采购申请。（2）审查采购价格与《采购合同》。（3）按合同审批物品采购款项。（4）审批采购专员的费用报销申请。2．成本会计的职责成本会计负责订购成本的核算工作。3．出纳的职责（1）支付供应商采购款项。（2）发放采购专员的报销费用（差旅费、通信费等）。（三）物流部职责物流部装卸人员负责物品的卸载与搬运工作。（四）质量管理部职责质量管理部负责采购物品的质检工作。（五）仓储部职责仓储部仓库管理员负责物品的入库存储工作。四、控制措施（一）请购过程控制为降

5、低请购过程中发生的成本与费用，公司需明确制定请购的审批权限，优化请购流程，降低人工费用和手续费用。1．请购授权审批控制公司应建立请购授权审批制度，明确审批人对采购作业的授权批准方式、权限、程序和责任等。公司具体的请购审批权限规定如表4-2所示。表4-2请购授权审批权限一览表采购项目采购金额（元）请购程序申请人初核人复核人核准人计划内采购0～10000采购专员采购部经理财务部经理财务部经理10000以上采购专员采购部经理财务部经理主管副总计划外采购全部采购专员采购部经理财务部经理主管副总备注2．建立明确、

6、合理的请购审批流程（1）生产或使用部门根据生产计划及工作需求向仓储部门发送《物品需求单》，该单上需注明使用部门、物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。（2）仓储部根据物品需求情况和仓库存货情况，填具存货量，汇总物品需求信息，将《物品需求单》传递给采购部。（3）采购专员收到仓储部送来的《物品需求单》后，填制《采购申请表》，该表一式四联，一联采购部留存，二联返还使用部门，三联返还仓储部，四联送财务部审核。《采购申请表》内容包括使用部门、物品名称、规格、数量、要求、价格、到货日期及用途等，同时制定《

7、采购预算表》，报采购部经理审批。（4）采购部经理收到《采购申请表》和《采购预算表》表后，审核采购是否在计划内，若符合计划，则审批签字后由采购专员转交财务部审查，否则报公司主管副总审批。（5）财务部审查《采购申请表》和《采购预算表》，检查是否在预算内，若在预算内，则由财务部经理审批签字后，交采购专员办理物品采购，若在预算外，则报公司副总审批。（6）计划内采购金额大于1万元的采购项目与任何金额的计划外采购项目均需经主管副总审批签字后方可办理采购业务。（7）重要物品的请购应当经过使用部门、技术部门和采购部门等

8、相关人员决策论证后，报公司总经理审批。（8）对于紧急需求的特殊请购需制定特殊审批程序。因特殊原因需取消请购申请时，使用部门应通知采购部停止采购，采购部应在《采购申请表》上加盖“撤销”印章，并退回给使用部门。（二）采购方式控制不同的物品可采取不同的采购方式，采购方式也是影响订购成本的因素之一。具体采购方式的选择标准如表4-3所示。表4-3采购方式分类表采购方式实施要点适用范围招标采购1．详列所有条件大宗物品的采购，如大宗设备等2．发布广告3．