探讨如何提升办公室档案文书管理工作.doc

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1、探讨如何提升办公室档案文书管理工作摘要：信息化时代的到来，办公室档案文书管理工作的发展也开始面临更多的困难与挑战，如何实施好办公室档案文书的管理工作，已经成为当下研究的热点话题，社会的发展对其也提出了更多新的要求。文章首先分析办公室档案文书管理工作的特征，接着对于如何提升办公室档案文书管理工作提出了相关的对策建议。关键词：办公室；档案文书；管理对策办公室作为管理机构的一个重要组成部分，扮演着上传下达的角色，不仅是上下级部门之间沟通的桥梁，也是处理各类事件的主要部门。这就对办公室档案文书管理工作提出了更高的要求，能否做好档案文书的管理，将直接影响到整个办公室的管理水平。不断的创新办公

2、室档案文书管理工作方式，提高其工作效率，对于实现组织的长期发展有着至关重要的作用。一、办公室档案文书管理工作的特征概述办公室档案文书管理工作主要具备以下几个特征:第一，收集相关资料，并完成存档工作；第二，相关类的文书档案的形成与管理工作；第三，工作内容繁琐复杂。以下是针对三个特征的具体分析。（一）资料收集与存档办公室档案文书管理工作通过记载过去所发生的事情的信息，保存好第一手资料，为以后资料的引用提供了很好的借鉴价值。同时，档案的管理对于资料的安全性以及完整性有着更高的要求，必须要将事件发生的详细过程以及涉及到的相关人员都进行详细的记载，再通过相关的纸质档案呈现出来，紧接着安排相关

3、人员进行分类处理，并做好存档工作。档案文书管理工作主要包括的流程为:资料的收集、编辑成册、分类保存、提供借阅。（二）相关类文书档案形成与管理工作该特征主要包括以下内容：第一是对相关的较为分散的文件来进行收集与整合；第二是根据文件的等级来进行分类;第三是对文件的实施进行计划与监督;第四是对文件的落实进行督促；第五是在末期进行文件的整理与归档。一方面，档案是从文书中产生的，另一方面，档案也能够反作用于文书。所以，文书与档案的质量是相互影响的。（三）工作内容繁琐复杂档案的文书管理工作相对于一般工作而言都会更加的复杂，因为档案的内容较多，也较为繁琐。如果想要将相关的信息能够真实完全的记载，

4、完全依托于人工是无法完成的，还需要借鉴相关的现代化技术，来实现科学化的管理。同时文书档案的形式也较为丰富，不仅有相关政府以及上级所下达的红头文件，也有单位内部的合同、责任书与协议书等等文书资料。二、加强办公室档案文书管理工作的对策建议现代化发展对于办公室档案文书管理工作的水平、效率与质量都提出了更高的要求，在整个办公室的管理中，档案文书管理是一个极为重要的组成部分，它能否顺利的完成直接关系到办公室能否正常运作，进而直接影响到整个单位的发展。正如上文所分析的，档案文书管理工作内容繁琐复杂，要进行合理科学化的管理存在着一定的难度。如何能更好的提高办公室档案文书管理工作的水平与效率，以下

5、作出具体分析。(-)科学化的档案文书管理系统的建立在现有的管理体系中，分别由两个部门来进行档案和文件的管理，这样的管理模式在操作中存在着许多的不便，不仅难以进行文件的前期管理，而且给档案文书后期的整理工作也带来了许多不便。所以建立一个更加科学化、规范化的管理体系在档案文书的管理中显得尤为迫切。首先，安排档案的专门管理者来进行文件的前期收集，这样才能保证责任到人，利于文件的系统形成，并且给查阅带来很大的便利。其次，将管理程序安排的更加规范化和科学化，将管理的流程也安排的更加细致化。最后，还要严格遵守国家和公司相关的法律规定，以及已经制定的审核和签发制度，避免出现肆意滥发无用文件的现象

6、。这样才能保证整个档案文书管理工作系统化的形成，便于进行统一协调的管理。（二）不断提升档案文书资料的收集能力相关档案文书资料的收集是进行档案文书科学化管理的首要基础，所以要提升档案文书的管理水平与质量，就必须着眼于提升档案文书资料的收集能力，其具体的提升对策表现为以下几个方面：第一，对档案文书按照标准进行分类，其中格式必须保证统一规范，分类的层次清晰明朗；第二，规定相关的收发文书的具体程序；第三，对已经收集到的资料进行相对应的编号，保证入库资料的完整性。这种过程中，特别值得注意的是针对那些保存价值较大的公文、会议资料、图表、音频和照片应在使用完毕后，进行综合整理归档，进行统一管理，

7、以保证有价值资料的保存效率。（三）加强相关工作人员的专业水平档案文书处理工作是办公室管理的一项基本工作,要建立一个完善的档案文书管理体系，只是单纯的依靠制度和规定的约束是不够的，必须不断的加强相关工作人员的专业水平，提高工作团队的整体素质。在现实工作中，存在着部分工作人员并无相关工作经验,同时给人也未经过专业的培训，对档案管理的相关知识并不熟知，使得工作人员的素质与岗位的要求存在着较大的差距。所以，必须从以下几个方面来提升工作人员的素质：第一，要保证工作人员态度上的重