浅谈如何提升办公室档案文书管理工作

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1、浅谈如何提升办公室档案文书管理工作摘要：经济发展迅猛，社会的进步飞速，信息化的发展来势汹汹，对办公室的文书档案管理要求越来越高，为使档案能够更加有效的为单位工作的进一步发展提供有力的支持，必须正视文书档案管理工作中存在的问题，加强对办公室文书档案管理的建设。中国2/vie　　关键字：文书档案管理；问题；对策　　办公室是每个单位中的重要组成部分，而档案管理工作是办公室各项管理工作的重要组成部分，它真实的收集和记录着人类活动，为后世的人类生活提供依据。而公证处的文书档案管理则有其特定的价值和意义，在衡量办公室档案管理水平中起着重要作用，文书档案管理

2、水平的高低直接影响着办公室档案资料保存的质量。而目前，新的办公自动化浪潮席卷而来，办公室的文书档案管理工作还不能完全符合文书档案工作的需要。　　1文书档案管理工作中存在的问题　　1.1文书档案管理人员的专业素质不足，职业道德缺失　　目前，大多数的文书档案管理工作人员都是非科本出身，专业素质不高，甚至与所学专业完全不对口，缺乏档案管理相关的工作经验，部分工作人员对于现代信息技术及档案管理相关软件的应用不熟练，不仅会使文书档案管理工作出现安全隐患，甚至造成了文书档案的缺失，更严重导致了档案管理工作的效率和成果落后。由于档案管理的工作性质让人感到乏味

3、，一些工作人员出现工作积极性不高，受传统观念影响，对档案管理认识不足，对工作缺乏热情，缺乏主动性。文书档案缺乏规范化和标准化，进一步拉低了档案管理工作的效率。　　1.2对档案的重要性认识不到位，文书档案管理人员过少　　据统计表明，至今仍有些单位没有设置专门的文书档案管理场所，很多�挝坏奈氖榈蛋腹芾砣嗽奔�少，有些甚至直接由文员、秘书兼任。领导对此也没有足够的重视，资金支持投入不够，没有安装或改进文书档案管理工作所需要的档案管理软件，影响了档案管理工作的工作进度和成效。缺乏一套完善的文书档案管理制度，使得档案工作人员在工作过程中没有准确的指导。另

4、外，文书档案管理模式的落后使得档案的分类、整理、归纳都远远落后于其他领域，随着文书档案事业的规模不断扩大，档案的内容愈加丰富，传统的文书档案管理工作模式根本无法满足当前社会的需要。　　1.3对新媒体技术运用不到位，忽视电子信息保密工作　　社会逐步进入数字化、信息化阶段，信息化技术在各领域各行业中的作用越来越突出。很多单位已经实现数字化的文书档案管理，利用现代信息技术对文书档案进行归类管理和储存，有效的改善了之前档案管理中存在的种种局限和不足。但是大多单位忽视了对档案管理的安全，没有配备相应的软硬件设施，一旦计算机硬软件出现无法预测的问题，就会造

5、成电子文书档案的丢失，这对公证处这样的机关单位来说，是一个极大的隐患。加之文书档案管理人员对计算机杀毒知识的欠缺，对电子档案的保护意识较差，给文书档案管理带来了很多损失。　　2提高文书档案管理水平的对策　　2.1注重文书档案管理人员的专业素质和政治素养的培养　　首先，各行政事业单位应把引进专业的复合型人才提上日程，并针对不同人员的特殊情况经常地规范化的进行职业道德培训、专业基础理论与技能培训、信息技术培训、现代化管理方法和技术培训等。文书档案管理人员的专业素质决定着档案管理工作水平的高低，不断更新他们的专业知识和技能，锻炼工作人员对信息技术的运

6、用的熟练程度，提高他们的信息专业化程度，以更好的适应档案管理信息化建设的需要和要求。　　其次，办公室的文书档案管理工作是一项极其严密的政治工作，它要求工作人员必须具备良好的思想道德素质，对档案管理工作要保持积极向上的工作作风，对工作投入高度的热情，提高工作效率。　　2.2加强制度建设，实现规范化管理　　单位领导应重视对办公室文书档案管理工作的管理，聘请专业的文书档案管理人员。主管文书档案管理工作的领导应尽快结合实际情况，建立健全一套系统理论的档案管理信息化建设制度。为文书档案管理设置专门的办公室和工作人员，明确各部门的分工与合作，规范化管理工作

7、流程。另外，后期的制约与监督措施也是必不可少的，通过对档案管理工作的监督，对档案的安全进行保护，绝不能给予不法分子可乘之机。文书档案工作者要充分认识到自身工作的责任，增强自己的使命感和责任感，确保档案管理工作顺利和深入的开展，努力开创档案工作的新纪元。　　2.3软、硬件配置齐全，减少安全隐患　　软、硬件配置齐全是完成档案管理信息化建设的基础性条件，只有拥有齐全的配置，文书档案工作人员的工作才能顺利进行。计算机技术进行文书档案管理能够有效地处理大量文件信息，政府及单位要舍得在这方面花钱，为档案管理工作配备良好的计算机及其系统，从而提高档案管理工作

8、的效率。另外，应邀请专业人士为单位的文书档案管理工作设置其特定的档案管理软件，为文书档案管理设置一个专门的保护系统，尽量避免档案信息的泄露或流失。