如何做好文书档案管理工作的探讨

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1、如何做好文书档案管理工作的探讨黄国欢(广东省肇庆市端州区黄岗卫牛院526060)【摘要】档案是单位各项工作的真实记录,是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作乂能为查考历史提供重要的凭据。而文书档案是一个单位在运营过程中所产牛的，它记录着一个单位所从事的各类管理活动情况，如反映党群管理、人事管理、医院业务管理等活动的档案。木文结合自己医院的情况阐述了文书档案工作的重要性，从文书规范管理、健全管理制度、提高人员素质、重视平时积累和抓好细节管理等方面对做好文书档案管理工作进行了探讨。【关键词】文书档案档案管理【中图分类号】R197.32【文献标识

2、码】A【文章编号】1672-5085(2013)49-0027-02一、做好文书档案管理工作的重要性文书档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。所以，要充分认识到文书档案管理工作的重要性。特别是在新时期医疗改革发展中，管好用好文书档案，对医院建设和医疗卫牛事业发展起着重要的作用。1.文书档案具有凭证作用。文书档案是历史的真赁实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。文书档案之所以具有凭证作用，是由其形成的特点和木身的特点所决定的。因为，文书档案是自然形成的，这种形成的自然性,决定了其记录历史情况的客观性。所以，文书档案是令人信服

3、的历史证据。医院文书档案是医院历史原貌的真实反映，其涉及医院在医疗、教学、科研、管理、公共卫牛等各项工作及活动情况，包含医院各项工作活动的原始记录，各种规章制度的管理文件，以及上级部门对医院各项工作的规范要求和批复文件，为医院各项日常管理及临床科研提供必要的依据。同时，从文书档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了文书档案是确凿的真凭实据。1.文书档案具有参考作用。文书档案是国家档案的重要组成部分，作为一种历史记录，不仅具备凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。在医院建

4、设中医院文书档案的重要作用也突显出来，如编写医院志史、制度汇编、制作活动展板都离不开医院文书档案的查阅，甚至是某些重要决策的也提供了重要参考依据。这是因为文书档案不仅真实地记录和反映了人偿社会实践活动的浓度，而且，也反映了实践活动的广度，为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。二、当前文书档案管理工作中存在的问题1.对文书管理工作不够重视，收集不完整。文书档案工作不易体现其成绩,因此使单位领导不大愿意投入更多和关注，“重医疗、轻档案”的比较突出，仅要求保管好文件，需要吋可以提供参考即可。这些想法造成各科室也不重视文书档案工作，在收集文件资料

5、吋往往不太配合和协作，一些科室觉得自己留档方便工作，致使文书档案的收集难以完整，进而影响到文书档案管理工作的开展。2.文书档案管理不够规范。主要表现为档号不规范、案卷标题不规范、人部分案卷缺少卷内目录、组卷混乱现象比较严重等情况。3•文书档案管理人员专业能力偏低。目前，单位虽然有了稳定而发展的档案人员，但文书档案管理队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入信息化时代以来，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。在医院人才培养中，一般都只重视医疗技术人员的教育培训，却忽视了对档案管理人员的业务培训。

6、而有些还是兼职档案员，缺少专业的档案管理知识，严重影响到医院文书档案管理水平的提高。三、新时期做好文书档案管理工作的对策和措施1.加强文书档案管理人员专业素质的提高文书档案人员的专业素质是提高档案管理水平的一个重要因素。因此加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务，让他们参加各种培训学习，特别是电子档案管理方面，不断增加和丰富自己的知识，学习新技术，学习档案管理的新方法，更新观念，使专业知识得到提高和更新，改变知识老化和知识面较窄的状况尤为必要，这样才能与时俱进地搞好文书档案管理工作。1.文书规范管理是做好档案管理工作的基

7、础公文的种类、格式、处理程序是否规范直接影响到档案的管理，尤其在办公自动化迅速发展的今天，这种关系显得更为密切。许多文件归档工作，需提前在文件形成时来做。因此文书工作的处理程序上要注意与档案管理紧密衔接，做到把文书工作与档案管理有机地联系起来。比如平吋对文件的鉴定、分类以及归档编号等，在文件形成之初就已经确定并做登记，口档案管理的相关工作都已经完成。这样不仅减少了工作环节，避免了重复劳动，降低了差错，同时•也保证了文书和档案的统一及协调，提高了办公效率。2.进一步完善文书档案管理制度档案制度的健全与否关系着文书档案管理工作的发展，健全的档案管理制度

8、是医院开展文书档案管理工作的准则和保证。既要根据形势发展的需要，对已经过吋的制度规范进行修订，又要尽快制定补充原来欠缺的档