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1、探究新时期如何做好文书档案管理工作中图分类号:TP393文献标识码:A:1009-3044(2016)11-0017-02党和国家在任何时期都非常重视和关注文书档案管理及其相关工作,切实保障了历史的完整和连续。但是时代持续发展,尤其是电子技术、计算机网路的普及,极大地冲击了过去纸质形式的文书档案,并且大有取代传统文书档案管理之势,我们必须做好二者的衔接工作,转变过去落后的、效率低下的管理模式,积极应用先进的管理技术和方法,但是在此过程中存在较多问题,使得文书档案管理工作难以有效进行,其完整性无法得到有效保障。新时期条件
2、下,怎样切实做好文书档案管理工作中,积极、高效的应用便捷的科技手段提升管理工作效率,更好地满足新时代发展需求,这是需要各个单位积极探讨并深入开展的工作。1文书档案管理的重要意义文书档案管理具有较强的特点,具有极强的专业性、机密性以及保密性特征【1】。相关档案工作人员必须对其重要意义以及积极作用进行充分的认识,尤其是在新时期条件下,市场经济迅猛发展,该项工作是否高效、有序,同各单位各项工作的能否顺利开展、能否获取长远、稳定存在着最直接的联系。通常情况下,文书档案对于机关、单位的工作进行客观的记录,其内容真实、客观,具备绝
3、对的法律效用;不同其他文献资料,文书档案具有一定的历史凭证效用,其这一效用源自其形成当中的各项相关影响因素,而其具体的形成又存在一定的自然性,所以,这也决定着其所进行的记录具有一定的客观性;另外,在诸多方面,文书档案对单位工作进行了真实的记录,文档的保存形式有纸质的,也有电子形式的;文书档案也在一定程度上表现了事业工作的深度以及广度,所以各个单位的文档还存在很强的参考性,可以为单位获得更加理想的发展,组织更加有效的工作,提供有效的依据和经验。2新时代文书档案管理工作存在的问题2.1文书档案管理缺乏较强的规范性现阶段,我
4、国多数单位在文书档案管理方面缺乏较强的规范性,具体的管理工作非常随意、杂乱无章,其规范性欠缺表现在很多方面,比如,文书档号不规范、卷宗分类混乱、案卷名称不符合要求,有的部分档案没有目录,同时还存在卷宗的组卷杂乱无序的情况。另外,常常出现文书档案无法检索或者检索困难的情况,其检索效率较差。目前阶段,多数单位使用的为人工和电子两种类型的检索方式【2】。电子检索必将是未来发展的趋势,但是由于过去管理缺乏一定的规范性的,导致最终的检索效率并不高2.2文书工作和档案工作缺乏密切的衔接文书以及档案这两项工作之间相互独立且有联系,两
5、者存在对立统一关系【3】。因此,要想组织高效的文书和档案管理活动,必须转变管理模式,积极采取一体式的管理模式,这是新时期一项非常重要的手段,只有这样才可以保障两项工作均能够有效进行。然而在实际的工作中,一些机关在组织本单位的文书档案管理活动时,采用的管理模式依然是分块式的。在单位过去的发展过程中,这种管理模式确实发挥了一定积极作用,而且具备相应的优势,但是长久下去会严重割裂文书和档案相关工作,使二者的距离更远,再加上多数的文书工作人员缺乏对档案管理正确而又深刻的认识,同时档案负责人员对文书相关活动也缺乏深入的了解,这就
6、更加重这两项活动的矛盾。2.3单位领导缺乏对文书档案管理改革的重视一些单位的高层管理者缺乏对文书档案管理改革活动足够的重视,对其重要作用以及积极意义缺乏正确、深刻的认知。一些领导也对文档管理活动本身缺乏准确的认识,误认为该项工作只是单纯进行资料的收集以及保存,在诸多方面对于改革提供了有力的支持,但是由于缺乏正确、清晰的管理认知,使得最终的改革效率并不高,其效果也不理想,无法使单位收获应有的效益回报。在一些单位中,其相关领导人员仅对文档管理工做出简单的要求,仅就口头方面进行一系列的要求,对于改革的细节缺乏详细的指导和规定
7、,具体的活动中没有给予充分的重视。2.4在“卷”改“件”中,计算机功能欠缺改进文书档案管理是满足信息时代发展需求,也顺应了时代更替的要求。在归档环节融进计算机管理,一方面可以发挥复制原文件的功能,另一方面也不会对检索的便捷性造成影响。在此值得注意的是,单份文件形式的报关形式并非一切文书档案,因为使用该管理模式的前提是文件具有一定的独立性。所以保障在计算机管理机制中,能够对文件信息以及实体文件具体的位置进行查询,实现了文档管理同信息化管理的有机融合。将计算机技术引入档案管理,对其展开辅助管理,能够使人为造成的管理混乱情况
8、大大减少。但是文书档案门类存在差别的话,计算机无法进行通用,也就是计算机提供的服务并非一体化,其功能有待加强和完善。3加强文书档案管理工作的措施3.1规范文书档案管理其一,关于显存的资料。需要详细核查这一部分文书档案,将其中一些过于陈旧,失去效用的卷宗清除,由此可以规避在采用计算机管理的过程中出现重复的现象,使得管理质量和水平下降
