××局档案分类编号方案.doc

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1、XX市XX局档案分类编号方案为了加强我局档案工作业务建设，提高档案综合管理水平，实现档案分类整理、排列、管理的标准化和规范化，促进档案业务管理水平的提高，以更好地为我局各项工作服务，根据《广东省机关档案分类办法》，结合我局的实际情况，特制定本方案。一、分类原则1、档案分类原则是以本局所形成的全部档案为对象，依据职能,结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。3、本办法适用于对本局全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。二、类别设置本局档案共分六大类：文书档案（A）、基建档案（

2、B）、会计档案（D）、声像档案（F）、实物档案（H）、业务档案（G）,大类用英文字母作代字，大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。大类及属类设置如下：A文书档案B基建档案D会计档案D1报表D2账簿D3凭证D4其他F声像档案F1录音带F2录像带F3.1会议接待类F3.2文体活动类F3.3实物照片类F3.4其他类注：从2006年开始，照片档案不再分属类。F4光盘及其他实物档案H1锦旗类H2奖杯奖牌类H3纪念品类H4其他类G业务档案G1XX类G2XX类三、编号方法1、文书档案的编号：（1）2000年以前，文书档案采用立卷归档方法，其编号结构模

3、式为：大类代字+保管期限代号+目录顺序号+案卷号。其中保管期限代号永久为1，长期为2,短期为3,永久长期合编为12,永久长期短期合编为0。案卷号（第1个案卷）H录顺序号（第1条H录）保管期限代号（永久、长期、短期合编）大类代字（文书档案）（2）2000-2003年文书档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号+目录顺序号+件号。其中保管期限代号永久为1，长期为2,短期为3。例：A1.1—1!——件号（第1件）目录顺序号（第1条目录）保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）（3）2004年开始，文书档案仍采用单件归

4、档方法，但其编号结构模式改变为：大类代字+保管期限代号+年度+件号。保管期限代号永久为1,长期为2,短期为3。例:A1.2004—11——件号（第1件）年度保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）2、基建档案按工程项目组卷,其编号的结构模式为:大类代字+工程项目代号+案卷号。例：B1—11案卷号（第1个案卷）工程项冃代号（第1项工程）大类代字（基建档案）3、会计档案的编号，其结构模式为：大类代字+属类代号+目录顺序号+案卷号。例：会计凭证的编号D3.1—11案卷号（第1个案卷）FI录顺序号（第1条H录）属类代号（会计凭证）大类代字（

5、会计档案）4、声像档案的编号（1）录音带、录像带的编号，其结构模式为：大类代字+属类代号+案卷号。例：录音带F1-11案卷号（第1盒录音带）属类代号（录音带）大类代字（声像档案）（2）照片档案的编号2006年之前的照片档案在整理时，一个照片档案册为一个案卷,其编号结构模式为：大类代字+—级属类代号+二级属类代号+案卷号。例：F3・1—11案卷号（第1本照片册）二级属类代号（活动类照片）一级屈类代号（照片档案）大类代字（声像档案）2006年开始，照片档案不再分属类，其编号的结构模式为：大类代字+属类代号+保管期限代号+年度+组号+张号

6、。一次活动形成的照片为一组，每个年度的组号均从1开始编，每组照片的张号也从1开始编。保管期限代号永久为1,长期为2,短期为3O例：F3/2/2006/1/1张号（第1张）组号（第1组，即第1个活动）年度保管期限代号（长期）属类代号（照片档案）大类代字（声像档案）5、实物档案的编号，其结构模式为：大类代字+属类代号+件号。例：H1-1件号（第1件）属类代号（锦旗类）人类代字（实物档案）6、业务档案采用立卷归档方法，其编号结构模式为：大类代字+属类代号+案卷号。例：G1-1案卷号（第1个案卷）屈类代号（XX类）大类代字（业务档案）四、本

7、办法自发布之日起执行，由本局档案室负责解释。