学院档案实体分类编号方案

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1、学院档案实体分类编号方案为了加强本校档案工作，提高本校档案馆工作的标准化、规范化和现代化管理水平，促进学校档案信息资源的开发利用，根据国家有关档案工作的规定，结合本校实际，特编制本方案。—、编制依据本方案主耍依据下列文件制定：1、《普通高等学校档案管理办法》（国家教委1989年6号令）；2、《高等学校档案工作规范》（国家教委办1993年429号文件）；3、《高等学校档案实体分类法》（国家教委办1993年429号文件）；4、《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档2001年45号文件）；5、《湖北省会计档案管理实施办法》（鄂财会1999年399号文件）

2、;6、《科学技术档案案卷构成的一般耍求》（国标GB/T11822-2000）；7、《档号编制规则》（国标DA/T13-1994）；二、主题内容本方案确定了本校档案的分类原则、类目设置及分类和编号方法。三、适用范围本方案适用于本校各种门类和载体档案的分类整理工作。U!坚持集中统一管理原则，对本校形成的各门类和各载体的档案实行整体分类；以本校全部档案为对象，根据学校各项职能活动，结合档案内容及形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。五、类目设置（一）一级类目设置本校档案分类共设置十二个一级类目，即党群类、行政类、教学类、科研类、基建

3、类、设备类、出版类、外事类、财会类、声像类、电子类、实物类。（二）二级及以下类目设置1、党群类、行政类、外事类不设二级类目。2、教学类设置全Iz

4、制专科、中专教育和成人教育2个二级类目。综合、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生、教材、评估8个三级类目。3、科研类设置综合、项目2个二级类目。其中项目类按科研课题项目分别设置三级类目。4、基建类设置综合、项目2个二级类目。其屮项目类按工程项目分别设置三级类目。5、设备类设置综合、设备仪器2个二级类目。其中设备仪器类按设备仪器的型号分别设置三级类目。6、出版类设置综合、报纸、刊

5、物、书稿、音像5个二级类目。7、财会类设置院机关、后勤集团2个二级类目。综合、会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册、其他6个三级类目。8、声像类设置照片、录像带、录音带、幻灯片、影视胶片5个二级类目。9、电子类设置光盘、硬盘、磁盘3个二级类目。10、实物类设置奖品、印章、字画，礼品4个二级类目。六、类目代号本校采用汉语拼音字母与阿拉伯数字混合编制类目代号。其中一级类目的代号，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如「XZ程卩“xingzhen『（行政）的简称；二级类目的代号，采用阿拉伯数字“双位制”的编制方法，如:“综合”为“11”其余二级类

6、目的代号依次层累为12、13……99,但10、20……等带“0”的数字不用。本校档案类名及其代号如下：一、党群类DQ二、行政类XZ三、教学类JX13全日制专科教育14成人教育11综合类12专业与实验室建设13招生14学生工作与学籍管理15课堂教学与教学实践16毕业生17教材18评估四、科研类KY11综合12项目五、基建类JJ11综合12项目六、设备类SB11综合12设备仪器七、出版类CB11综合12报纸13刊物14书稿15音像八、外事类WS九、财会类CK11院机关12后勤11综合12报表13账簿14凭证15工资清册16其他十、声像类SX11影视胶

7、片12照片13录像带14录音带15幻灯片H-一、电子类DZ11光盘12磁盘13硬盘十二、实物类11奖品12印章13字画14礼品七、分类方法1、党群类、行政类、外事类在一级类目下分别按年度一问题进行分类。2、教学类在二级类目下分别按年度一问题进行分类。3、科研类在二级类目下分别采用两种方法分类,其中科研综合类按年度一问题进行分类；科研项目类按课题项目分类。4、基建类在二级类目下分别采用两种方法分类，即基建综合类按年度一问题进行分类，基建项目类按工程项目分类。5、设备类按在二级类目下分别采用两种方法分类，即设备综合类按年度一问题进行分类，设备仪器类按

8、设备仪器型号分类。6、出版类在二级类目下分别采用两种方法分类，即出版综合类按年度一问题进行分类，其他在二级类目下按出版时间进行分类。7、财会类在二级类耳下分别采用两种方法分类，即财会综合类按年度一问题进行分类，其他在二级类目下按按年度进行分类。8＞声像、电子、实物档案类分别在二级类目下按年度进行分类。八、档号结构本校档号包括全宗号、年度号、分类号、目录号、案卷号或件号。全宗号是本校档案馆馆藏每一个全宗的代号，用四位代码表示。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性（如，用“H”代学院档案馆），后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号（如，001代表

9、本校档案馆藏第一号全宗）。本校档案馆藏的全宗号由校档案馆给定，馆藏各个全宗按排列次序流水编号。目录号是根据全宗内档案整理状况设置的案卷目