项目采购高效管理.ppt

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1、项目采购管理概述包括:从项目团队外部购买或获得为完成工作所需的产品、服务或成果的过程;为管理项目团队授权人员签发的合同或采购订单所需的合同管理和变更控制过程。管理外部组织（买方）为从实施组织（卖方）获取项目而签发的任何合同,以及管理合同规定的项目团队应承担的合同义务。采购规划–确定采购何物及何时如何采购。发包规划–记录产品、服务或成果要求并确定潜在供方。询价–根据情况获取信息、报价、投标书、报盘或建议书。选择供方–评定报价，在潜在的卖方中进行选择并与卖方洽谈书面合同。合同管理–管理合同以及买卖双方之间的关系、审查并记录卖方当前的绩效或截止目前的

2、绩效，以确定所需要的纠正行动并为将来与卖方的关系提供依据，管理与合同相关的变更，并在适当时，管理与项目外部买方的合同关系。合同收尾–完成并结算合同，包括解决任何未决问题，并就与项目或项目阶段相关的每项合同进行收尾。项目采购管理过程涉及到的买卖双方之间的合同是法律文件。合同—对双方都具约束力的协议书，使卖方有义务提供规定的产品、服务或成果，使买方有义务提供货币或其它有价值的对价。卖方—因应用领域的不同，可称为承包商、分包商、销售商、服务供应商或者供应商。卖方在合同生命周期中可首先被称为是投标人，然后被称为中选供方，之后被称为合同供应商或销售商。买

3、方—在项目采购循环的位置的不同，买方可被称为客户、顾客、总包商、承包商、采购组织、政府机构、服务需求者或采购方。如果采购的不仅仅是材料、物品或通用产品，则卖方通常将其作为一个项目来管理。在这种情况下：•买方就成了顾客，因而是卖方的一个关键利害关系者。•卖方的项目管理团队必须关注项目管理的所有过程，而不仅仅是本知识领域的过程。•合同的条款和条件成为卖方许多管理过程的关键依据。合同可以实际就包含这些依据，或者限制项目团队的选择。12.1采购规划采购规划—确定哪些项目需求可以通过从项目组织之外采购产品、服务或成果来最好的满足、哪些项目需求是项目团队在

4、项目实施过程中可以自行满足的过程、涉及到考虑是否需要采购、如何采购、采购什么、采购多少、以及何时采购。包括—考虑潜在卖方的过程，也应考虑由谁负责获得或持有法律、法规或组织政策要求的任何相关许可证或专业执照。包括—对每项自制或外购决策涉及的风险、以及就风险缓解或风险转移给卖方而计划使用的合同类型进行审核。依据：.1企业环境因素.2组织过程资产.3项目范围说明书.4工作分解结构.5工作分解结构词典.6项目管理计划?风险登记册?与风险相关的合同协议?资源要求?项目进度计划工具与技术：.1自制或外购分析（确定某项具体产品或服务是由项目团队自行生产还是采

5、购）.2专家判断.3合同类型（固定总价或者总包合同、成本报销合同、时间与材料合同）成果：.1采购管理计划.2合同工作说明书.3自制或外购决策.4变更请求12.2发包规划发包规划过程—支持询价过程和选择供方过程所需文件的准备。依据：.1采购管理计划.2合同工作说明书.3自制或外购决策.4项目管理计划?风险登记册?与风险相关的合同协议资源要求项目进度计划活动成本估算成本基准工具与技术：.1标准表格（包括标准合同、标准采购事项描述、保密协议、报价评标标准核对表或所需的招标文件的全部或者部分标准版本。）.2专家判断成果：.1采购文件（不同类型的采购文件

6、常用的名称包括：投标邀请书/IFB、征求建议书/RFP、询价书/RFQ、招标通知、洽谈邀请、以及承包商初步建议征求书。）.2评估标准.3合同工作说明书（更新）12.3询价询价—从应征的卖方那里取得就如何满足项目需求的应答，例如投标书和建议书。该项过程的大部分实际工作由应征的卖方完成，项目或买方通常无须支付任何直接费用。依据：.1组织过程资产.2采购管理计划.3采购文件工具与技术：.1投标人会议(又称承包商会议，供货商会议和投标前会议,就是在拟定建议书之前同潜在卖方举行的会议。会议的目的是保证所有潜在卖方对本项采购目的都有清楚的共同理解。).2刊

7、登广告.3制定合格卖方清单成果：.1合格卖方清单.2采购文件包.3建议书12.4供方选择供方选择过程—接受投标书或建议书，并根据评估标准选定一个或多个可接受的合格供应商。在供方选择过程中，有许多因素需要评估，例如：•价格或成本可能是有现货供应产品的主要决定因素，但如果事实表明卖方不能及时交付产品、服务或成果，则所建议的最低价格就未必具有最低的成本。•建议书通常分成技术（方法）和商务（价格）两部分，两者分别进行评估。有时，也要求加入管理部分作为建议书的组成部分，此时也应对管理部分进行评估。•关键产品、服务或成果可能需要多个供方，以降低与交付进度和

8、质量要求相关的风险。应考虑与使用多个供方相关的潜在高成本，包括损失可能数量折扣优惠以及相关的替换和维护问题。依据：.1组织过程资产.2采购管理计划.3