信息部采购管理规定.docx

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1、此文档收集于网络，如有侵权，请联系网站删除目录第一章总则21.1目的21.2适用范围21.3术语和定义2第二章采购分类2第三章职责描述33.1部门职责33.2审批职责4第四章需求申请及费用控制44.1提出需求申请44.2需求申请的处理54.3费用控制54.4需求申请流程6第五章询价报价及供应商管理65.1询价报价管理65.2供应商管理75.3询价报价流程7第六章采购申请审批及合同76.1付款计划号76.2编写采购申请86.3采购进度控制86.4采购申请审批96.5签订合同96.6采购异常处理106.7采购申请审批流程11

2、第七章资产验收及出入库管理117.1资产验收117.2出入库管理117.3工作流程12第八章付款报销与发票管理128.1预付款与借款128.2发票管理138.3付款申请与费用报销138.4采购台账管理148.5资料存档148.6过失处罚148.7付款报销流程14附件15此文档仅供学习与交流此文档收集于网络，如有侵权，请联系网站删除第一章总则1.1目的为了规范XXXX（以下简称XXXX）IT类软、硬件的采购、验收及付款流程，降低采购成本，加强内部控制，减少运作风险，特制定本管理规定。1.2适用范围本管理规定适用于XXXX公

3、司。1.3术语和定义固定资产：不含税价格大于等于2，000元的商品，通常为高价值的计算机、服务器、交换机、投影机、多功能打印机等；无形资产：本规定中描述的无形资产是指采购的不含税价格大于2,000元的软件、信息系统。小额资产：不含税价格小于2，000元，大于等于500元的商品；通常为显示器、低价值计算机、数码相机、移动硬盘等；低值易耗品：不含税金额小于500元的商品，通常为硬盘、内存、数据线、键盘鼠标等；硬件：是指网络设备、服务器、计算机终端及外部设备等；软件：在本制度中指由第三方开发并提供的成熟软件产品。第二章采购分类

4、IT软硬件采购通常分为一般性采购和招标采购两种。一般性采购和招标采购的定义和价格区分请参考《企业内控制度-采购与付款》。为了加强管理与明确工作流程,本管理规定所制定的工作流程和表单，适用于IT软硬件采购中的一般性采购。一般性采购划分为集中采购和自行采购两类。其中，信息部负责集中采购类，各部门负责自行采购类。集中采购包括:此文档仅供学习与交流此文档收集于网络，如有侵权，请联系网站删除一、信息系统类、办公软件类、一般软件类采购；二、服务器及周边设备、网络设备、计算机及周边设备类采购；三、多媒体类设备、办公设备、门禁监控设备类

5、采购；四、公司信息化项目中涉及的软、硬件及其它类采购。自行采购包括:一、用于销售业务、财务业务的专用软件的采购；二、用于奖励、活动类的电子产品、软件的采购；三、不属于集中采购的其它采购。第三章职责描述3.1部门职责需求申请部门（1）负责向资产管理部门提交本部门次月的需求申请；（2）负责所申请物品的领用及协助资产管理部门进行资产验收；行政管理部（1）负责对信息部汇总整理的月度需求计划进行审核；（2）负责做成月度采购物品清单并移交给信息部；（3）负责固定资产及小额资产的资产验收及库存台帐管理；信息部（1）负责月度需求计划的归

6、集汇总及整理；（2）负责根据行政管理部移交的采购清单做成月度付款计划；（3）负责询价报价过程控制及供应商管理；（4）负责履行采购、资产验收及付款报销流程的材料准备和审批提交；（5）负责固定资产及小额资产的实物管理；（6）负责低值易耗品的采购、验收、库存管理及台帐记录；财务部（1）负责审批月度付款计划并提供付款计划号；（2）负责审核信息部提交的（预）付款、报销相关凭证的完整性；此文档仅供学习与交流此文档收集于网络，如有侵权，请联系网站删除（1）负责固定资产验收的审批复核；3.1审批职责（1）需求申请部门负责人有对所属部门提

7、出的IT类需求申请进行审批的职责；（2）行政管理部负责人有对各部门提出的需求申请进行处理结果审批的职责；（3）信息部负责人有对信息部做成的月度付款计划进行审批的职责；有对采购申请、资产验收及入出库、付款报销环节进行监管和审批的职责；第四章需求申请及费用控制4.1提出需求申请4.1.1各部门提出的IT类物品或软件包括：用于人员入职、设备更新的计算机及周边配件，用于产品部署、开发的网络服务器设备、用于日常业务的办公设备及周边配件，用于日常办公的一般软件、信息系统等。4.1.2需求部门在每月20前将本部门下一个月需要使用的IT

8、类物品或软件填写到《电子设备需求申请单》中，经过部门负责人审批后，提交至信息部的采购执行人员处，作为申请使用IT类物品或软件的唯一单据。4.1.3需求部门提出的需求在月度预算范围外或超预算的，由需求部门填写《电子设备需求申请单》并经过部门负责人审批后，提报总经理进行预算外/超预算审批并获得批准后，提交至信息部的采购执