行政采购管理规定.docx

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1、北京捷众汽车租赁有限公司行政采购管理规定为规范公司采购程序,确保各部门所需物品能够及时、保质、保量地采购到位,特制定本制度。一、行政采购定义及主管部门(一)行政采购:指固定资产(包括电脑、办公家具、投影仪等)、办公用品(包括笔墨纸张、文件框、文件夹等)、后勤保障采购(如:日常劳保用品、保洁用品、物耗等采购)、安全保障(灭火器、安防设备等)、印刷品、礼品、福利品、会议活动用品采购及其它的临时性采购。(二)行政部负责总部及分公司的全部行政采购及审核工作,京外单位由行政部根据采购项目集中采购或由当地行政负责人

2、采购。二、预算编制(一)各部门应根据财务部要求提交预算表,将涉及行政类采购金额具体注明(附上明细表),预算审核通过后,即可在该预算生效当月执行,当月预算未执行,不累积到下个月,下月需重新申请。(二)各部门申请采购物品应填写相应《物品申购单》,经部门负责人、行政部批准后方可申购。(三)行政采购如无预算,各部门提出申请由行政部集中报总裁审批,审批同意后由行政部执行采购。三、采购程序(一)行政采购按规定时间和流程执行1、办公用品采购:以《办公用品采购流程》为准2、资产采购:以《资产采购流程》为准3、印刷品采购

3、:以《印刷品采购流程》为准4、其它采购:以业务便签形式按逐级审批。(二)采购遵循“高质、高效、节约”的原则进行,一般采购渠道以大型电子商务网站购买为主。如因付款、税票或网上价格较高、无法提供产品的情况下,可采取自寻供应商方式采购,自寻供应商提供产品的价格不应高于主流电商同类产品均价。(三)涉及售后维护产品,供应商应提供售后承诺或签订合同,合同签订按照合同管理相关规定要求执行。(四)采购的物品应与申购部门要求相符,若无法采购到相同的物品而采购替代品,应与申购部门提前沟通,同意后方可采购。(五)物品领用7北

4、京捷众汽车租赁有限公司1、物品采购完成后,行政部进行入库登记,申购部门需按照规定时间来行政部领取,物品领用应保留领用记录。具体领用时间如下:(1)办公用品、劳保易耗:除新员工入职外,常规领用时间为每月10日。(2)固定资产:行政部或当地行政采购人与审批程序完成后一周内到位,具体时间可根据《资产购置审批表》与申购人协商确定。(3)印刷品根据需求应至少提前10天申购,部分特殊印刷品还需要根据印刷工艺确定时间。(4)活动及其它临时采购以活动计划采购,至少提前一周申请。2、办公类等物品领用由各部门指派固定人员,

5、统一签字领取,拒绝除指定人员之外的其他人员领用。3、物品领用后,即由使用人负责保管。(六)退货要求因质量问题,造成采购的物品无法使用的,可交由采购人员退货,并重新采购,退货时应将原有包装及说明书等保存完整。四、其它规定(一)各部门应加强内部物品使用的控制,内部领用应建立领用记录,杜绝浪费,行政部将对各部门的使用情况进行核查,若出现记录不全、有浪费现象,将根据情况核减其相应物品采购数量。(二)低值易耗品及固定资产将根据《固定资产管理制度》落实责任到人,建立相应的台帐和明细,进行控制。(三)员工离职或岗位变

6、动,应交接固定资产、办公、劳保用品,未进行交接的,按原价值从其工资中扣除。五、本规定由行政部负责制度解释,自下发之日起施行。附件:1、《物品申购单》2、《办公用品采购流程》3、《资产采购流程》4、《印刷品采购流程》5、《印刷品申请单》行政部二〇一五年十二月三十一日7北京捷众汽车租赁有限公司附件1:物品申购单申购时间:申购部门:序号物品名称规格单价数量小计备注1234567891011121314151617181920审批人:审核人:制表人:7北京捷众汽车租赁有限公司7北京捷众汽车租赁有限公司7北京捷众

7、汽车租赁有限公司7北京捷众汽车租赁有限公司附件5:印刷品采购申请表申请部门:申请时间:申请人:需求时间:联系人及联系方式:名称设计及印刷要求数量单价使用用途备注                  审核人:审批人:印刷对接人:联系方式:备注:需求时间最终须按设计时间及印刷制作实际要的时间为准。7

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