办公自动化之办公中的表格与图表处理.ppt

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1、第四章办公中的表格与图表处理4.1电子表格与数据图表的相关知识4.1.1电子表格的类型划分和软件选取类型详细分类举例文字表格规则的文字表格课程表、作息时间表、值班表等复杂的文字表格个人简历表、项目申报表等数字表格数字不参与运算出货单、发货单等数据统计报表产品出库统计表、损益表等数据库格式表格学生成绩表、公司销售表等数据关联表格由各个月份数据表格组成的年度考勤表电子表格制作的软件选取原则1．规则的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。2．单元格悬殊的复杂文字表格，利用Word的“绘制表格”方法制作。3．形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组

2、合而成，适宜于用Excel制作，大的单元格可通过选取单元格区域，然后“合并居中”来实现。4．包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用Excel制作。5．数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作。4.1.2数据图表的类型划分和软件选取使用较多的图表有柱形图、条形图、折线图、饼图、散点图。4.2利用Word制作文字表格4.2.1规则表格的制作用“插入表格”方法。以制作“日程安排表”为例。创建表格填充内容制作斜线表头创建表格创建表格的方法表格中的各种标记表格中常用的选定方法：选定表格、行、列、单元格。在表格中增删行、列格式设置：表格属性——表格大小、对齐方式；行高，跨页断行，

3、标题行重复；列宽；单元格。4.2.2复杂表格的制作需要使用“绘制表格”、“擦除”、“合并单元格”和“拆分单元格”等工具手动进行绘制。以“报名表”为例。绘制“报名表”框架(1)绘制“报名表”表格(2)添加行——拆分单元格(3)处理跨行的单元格——合并单元格(4)添加列2.对表格进行精确调整使用“表格属性”。（1）对整个表格：居中。（2）行的设置：行高。（3）单元格的设置：对齐、适应文字、方向。（4）边框设置。4.3利用Excel制作数字表格和图表以“上半年销售统计”为例。1.数据表格的创建2.用函数计算数据SUM,AVERAGE,MAX,MIN.单元格的三种引用方式：（1）相对引用：B3,代

4、表参数的单元格需要变化（2）绝对引用：$B$3，不需要变化（3）混合引用：B$3，$B3，只有列或行变化3.表格的格式化设置4.制作图表（1）制作嵌入式图表（柱形图）（2）制作单独的三维柱状图表（3）制作不连续数据区域的图表4.4制作Excel关联表格Excel的关联表格，是指在一个或多个工作簿中有一定关联关系的工作表的总称。在办公中制作表格时，有些数据的存放和计算需要使用多个工作表，并且相互之间需要引用和参照。这就需要使用Excel的关联表格操作来实现数据的处理。以“歌手大奖赛计分”为例计分规则:每一个参加决赛选手的得分满分为100分，包括以下三大部分：歌唱得分、素质得分、声乐得分以上三

5、项分数之和为该选手的总得分，按照该成绩的名次确定最终的获奖等级。参加决赛的选手共20人，比赛前通过抽签确定出场顺序，比赛结束需要确定综合成绩一等奖1人，二等奖3人，三等奖5人，其余为优秀奖。现在需要制作一套用来计算选手分数的表格，以便在比赛现场能够很快算出分数。基本步骤工作表的添加和更名“主界面”工作表的制作:网格线：工具—选项—视图超链接：右键—超链接—本文档中的位置“计分规则”工作表的制作重点：大块文字在Excel中的输入——文本框。4.“选手情况”工作表的制作5.“歌唱得分”、“素质得分”、“声乐得分”、“综合得分”、“评奖结果”工作表的制作：重点：函数的应用。函数的应用垂直查找函数

6、VLOOKUPVLOOKUP（需要在数据表第一列查找的值，要在其中查找的数据区域，待返回的匹配值的列序号）VLOOKUP（C3,选手情况！$A$3:$B$18,2）跨工作表、跨工作簿的单元格引用。跨工作表:工作表名!单元格地址跨工作簿:[工作簿名]工作表名!单元格地址如:[计算机成绩.xls]上机成绩！B4利用IF函数避免“＃N／A”错误。错误提示信息:####：输入单元格的数值太长；#N/A：函数或公式中没有可用的数值；#REF!：单元格引用无效．IF(　条件，表达式１，表达式２）IF（C3=“”,“”,VLOOKUP（C3,选手情况！$A$3:$B$18,2））本章小结重点：电子表格和

7、图表的类型划分和软件的选取。用Word熟练制作和编辑表格。用Excel熟练制作和编辑表格和图表。用Excel制作关联表格。难点：函数的使用；函数中单元格引用方式。