水质档案资料电子信息化管理初探.pdf

《水质档案资料电子信息化管理初探.pdf》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、2016年11月水利水电快报EWRHI第37卷第11期一～建息设信化～一文章编号：1006-0081(2016)11-0071-05水质档案资料电子信息化管理初探支静洁鄢云玲秦九红(长江水利委员会水文局，湖北武汉430010)摘要：介绍了如何将水质档案资料管理从以手工摘录和编制归档目录、以传统的纸质方式保存档案，转化为利用计算机、文档影像数字化加工系统及PDF软件对纸质档案电子化处理，实行电子信息化管理的模式。同时，结合水质档案电子化管理的实践，分析目前在水质档案电子信息化中存在的问题并提出相应的对策与建议。

2、关键词：水质档案；档案资料管理；电子信息化管理；文档影像；数字化加工系统中图法分类号：G427．4文献标志码：A式的二次文献信息供人利用的过程。这个过程包1研究背景括：水质档案资料的收集、整理、归档、案卷信息和卷内文件目录的录入、原文挂接(上传)和查阅、利用长江水利委员会水文局现设有90个水质常规等。目前，对水质档案资料电子化的途径和方法主监测断面、94个省界监测断面、86个重点水功能区要有两种：①通过文档影像数字化加工系统将纸质监测断面、15个三峡工程生态与环境监测水量水质档案的每页资料转化成图像文件，将纸

3、质档案资料同步监测重点站断面，35口地下水监测井和7个水数字化；②利用PDF转换软件将Word文档或excel生态试点监测断面，每年水质资料整编成果150多表格等形式的水质资料电子文档统一转换成PDF卷。2004年建立了档案管理系统，实现了档案管理格式电子文件，便于用计算机直接查阅、打印，或的计算机信息化，同时，建立了档案联合检索系统，“以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖通过建设的广域网，初步实现了水文局机关与勘测计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传局以及各勘测局之间档案目录的异地联网检索

4、，促送的文件”。建立以网络、计算机、信息技术为手进了档案信息资源的共享。近期，在单位信息化建段，以档案资源为对象，以电子影像技术及电子软件设项目的实施计划中又提出了“升级改造原有档案为支撑的电子信息管理系统，实现传统的纸张调阅管理系统，建成智慧档案管理平台，实现一体化智能与计算机查阅互相结合的转变。化档案管理和服务”的设想。这一新的设想，给档案管理工作提出了新的挑战，如何对历年积累和每2对水质整编资料数字化处理年接收的纸质文件进行电子化处理，实现电子信息化管理，是当前工作必须解决的重要课题。数字化加工系统实现

5、数字化加工流水线的操作档案电子信息化管理，就是指以档案资料为主和管理，包括纸质媒体整理登记、批量扫描、图像纠要物质对象，通过计算机磁盘等设备进行存储收集、错、条码识别以及自动上载的功能。扫描后的水质资筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形料整编成果电子化文件通过条码识别后自动上载到收稿日期：2016—09—15作者简介：支静洁，女，长江水利委员会水文局，高9L_x-程师·71·2016年11月水利水电快报EWRHI第37卷第11期文件服务器的相应位置和纸质文件挂接；通过档案管理系统可以查询水质资料的数据

6、信息，查看其在文件服务器中存在的对应电子化文件。两者可以无缝集成、相得益彰，从而实现了扫描工作的流程控制以及电子文件集中保存和灵活、方便的检索、查询、浏览、阅读和打印等。所以，运用文档影像数字化加工系统对水质资料数字化处理是实现纸质文件数字化的重要途径，尤其是只保存纸质资料的2013年前的水质整编等档案文件，一般均使用文档影像数字化加工系统进行数字化处理，这个工作开展至今已有10a。2．1数字化处理条件2004年，配置了文档影像数字化加工系统所需的计算机及影像扫描仪，其中影像扫描仪的配置分两个阶段：①2005

7、年，首先配置了高速扫描仪与平板扫描仪，建立了档案数字化加工系统，开展重要档案的全文数字化加工作业；②2011年，为适应档案数字化工程中对不拆卷档案的需要，又配置了书刊扫描仪，建立了特殊档案(指不可拆装的年鉴等刊印资料)数字化加工系统，形成特殊档案数字化加工生产线。2．2数字化处理流程水质资料数字化处理包括：资料整理一批量扫描一一校检查图像纠错二校检查一批量上载各图1水质资料整编成果档案数字化处理流程个环节的工作，各工序之间环环相扣、不可孤立，形保存，以便在完成纸质文件的编制、归档后，能与上传成一个有机整体。最

8、终通过识别的条码将电子文件到档案管理系统中的纸质资料的条目直接挂接，存储上载到文件服务器，并与对应的目录数据建立起关进计算机，实现在计算机上检索、查询、浏览、打印和联关系，流程见图1。利用，这是一种比全文数字扫描更省时、省力，并能清晰保持文件原貌的办法，从而更便捷地进行水质档案2．3数字化处理后的存储资料的电子信息化管理。完成整个数字化处理操作过程后，点击退出程3．1资料转换与合成PDF的条件序，图