关于加快对企业档案信息化建设措施探析.doc

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1、关于加快对企业档案信息化建设措施探析档案作为企业历程的见证，也是资料信息的保存，越来越多的企业意识到档案管理的重要。而现今的档案管理方法也由过去的纸质档案封存向信息化管理革新和改变，企业档案的信息化建设既可节省人力和物料资源，而保存、查看、搜索、管理各方面都比纸质管理更加省时省力，使档案资料的使用过程更为便捷有效。企业的档案资料量增加速度快，信息量巨大亦是档案管理必须从人工纸质保管向信息化建设迈进的基本原因。因此，在将来全面实现企业档案信息化建设这一点无可置疑。一、现时国内企业档案信息化建设的概述所

2、谓企业档案信息化，是指国家档案管理部门要求企业在同一的规定下，对企业自身的档案资料进行有效而全面的管理，在管理过程中以信息技术对所有数据资源（电子文档和纸质档案）进行编排归档的整理。加强企业档案信息化建设，不单只是大势所趋，也是企业发展前进的必经道路，企业档案的信息化建设具必然性，亦十分有必要去做好。随着信息社会的进步，档案不再局限于过去那种各家自扫门前雪的保存方式，各企业档案资料通过统一规定进行科学有效的编排和归档，不仅有利于企业自身对资料的保存和使用。也利于管理部门对企业档案的整体规划和管理。将

3、企业档案进行信息化管理，能够使各企业之间的基础信息进行有益共享，资源的利用更加充分，亦促进数据的整合和经验的相互交流。但现时有加强自身档案信息化建设的企业以大型企业居多，而现时我国则以中小型企业为主，他们寻求发展和进步，但往往却未能意识到加强企业档案的信息化建设能有效地加强数据资源的利用率，增加企业的竞争力。二、影响企业档案信息化建设速度的几个问题要想加快企业档案信息化建设的进程，必须找出在发展进程中的问题所在，再根据问题逐一寻找解决方法和改善措施。第一，缺乏有效力的监管制度和监管力度。能否有效而迅

4、速对发展企业档案信息化建设，要视乎国家相关管理部门的重视程度，也视乎其对相关方面法律法规的订立和监管力度。而在企业档案信息化建设这一块，现时国家并相关的法律法规出台，也没有一些强制性的监管制度，致使很多时候,管理部门对企业档案管理的不作为现象出现只能“监”不能“管”的情况。由于我国企业众多，各地区特性不同、规模大小不一，再加上大部分企业主的档案管理意识不强，监管制度和力度的不足也对企业档案信息化建设造成一定影响。第二，中小型企业主革新意识不够强。企业档案和数据资料信息化建设有利于企业的生存和发展，使

5、企业有更丰富的数据资源和更实时的资料信息以用于生产发展，为此越来越多的大型企业意识到档案信息化建设的重要性。但作为国内企业主流的中小企业主前瞻意识不强，大部分对自身企业的档案保存意识不强，在他们眼中，档案资料的保存几乎无关痛痒，更不用说进行信息化的科学管理。各中小企业主这种落后而守旧的档案管理观念，在很大程度上影响了我国企业档案信息化建设的速度。第三，企业档案管理基础差。由于档案的管理在短时间内不会对企业的效益有所帮助，而大部分中小企业出于生产成本考虑，对档案管理的投入并不积极，大多数情况下，根本没

6、有相关的管理部门，都是由行政文员或者某员工进行兼任。企业管理者的意识不强，资金投入不足，管理人员的配备及其专业能力的不足等，这种情况的存在，对各中小企的档案管理而言，是普遍现象。三、加快企业档案信息化建设的措施针对上述问题，我们展开了研究，谈论应当在当前形势下，用何种措施以改善问题。第一，档案制度的完善是加速前提。对于国家档案管理部门而言，首先要保证在档案制度中，对企业档案信息化这一范畴的完善。只有国家有完善的档案制度，相关监管制度得到完善的情况下，对各地区政府和企业有统一的要求和指标，完善的制度能

7、够为监管部门和企业双方提供明确的方向，指示更确实的前进目标，使企业更加坚定对投入到建设中去。而企业自身有了相关的档案管理制度，也能够使管理人员能够时刻按章办事，以制度考核和监督自己的工作情况。第二，把档案信息化建设纳入企业发展规划。在企业当今竞争环境激烈，生产成本增多的背景下，做好档案的信息化建设，能够使信息资源能更有效地为企业共贡献，增强企业的核心竞争力和提高工作效率，并从而达到降低企业运营成本的设想。企业（特别是中小企业）要有长远的目光，从企业信息化建设中看到企业的发展和壮大，把企业的信息化建设

8、纳入到企业的发展计划当中去，只有做好企业档案的信息化建设，才能使企业资源得到更好的管理和分配，使资料数据的利用率更加多。第三，投入必要的资金，培养高水平的信息管理队伍。要想有良好的建设成效，资金的投入必不可少，企业管理者不能只看眼前利益，要着眼于大局，加大档案信息化建设的资金投入。只有充足的资金投入，才能发展和培养出高水平的管理团队，才能搞出符合预期目标的档案管理，完善企业自身的档案信息化。在建设的过程中，要注意人才的培养和建立梯队式的管理模式，这样才能长效而确实做好