加快档案信息化建设不断创新档案工作

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1、加快档案信息化建设不断创新档案工作李爱妹（704研究所，上海200031）摘要：档案信息化是档案工作创新的客观需要，是传统档案管理走向现代化档案管理的一个重要标志，它将全面促进档案工作的现代化、标准化和服务化。只有切实采取有效措施，加快档案信息化建设，才能不断创新档案工作。关键词：档案工作；信息化；创新中图分类号：G270.7文献标识码：C文章编号：1005-9962(2009)01-0074-03Abstract:Archiveinformationizingisrequiredfortheinnovationofarchivemanag

2、ement,andisanimportantsignoftheadvancefromtraditionalarchivemanagementtomodernmanagement.Itwillpromotethemodernization,standardizationandserviceabilityofarchivemanagement.Onlybytakingpracticalandeffectivemeasurestoacceleratethearchiveinformationizingconstruction,cannewinno

3、vationbeconstantlybroughttoarchivemanagement.Keywords:archivemanagement;informationizing;innovation上海造船2009年第1期（总第77期）—75—档案信息化，是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供咨询服务。档案信息化要求档案工作者重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立信息和网络环境中档案管理与服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。因此，档案信息化

4、，是档案工作创新的客观需要。社会主义市场经济体制的建立使档案工作面临着新的挑战和发展的机遇。档案工作要保持与时代同步发展，就必须与时俱进，要以开拓创新、管理创新、知识创新为手段，以创新思维为理念指导档案工作实践。1档案信息化是档案工作创新的需要创新是档案工作适应形势、提高水平、开创新局面的动力和源泉。人类社会已进入信息化时代，档案工作要适应新时期经济社会发展的需要，服务经济建设，服务科研生产发展，档案工作者就必须作为创新主体，主动迎接挑战。1.1档案工作服务手段创新，需要档案信息化传统的档案工作主要依靠手工操作，比如档案从收集、整理、鉴定、

5、保管到咨询都有一整套紧密相联的工作流程，程序繁琐，手工劳动量大，而且案卷质量因人而异。又如档案检索，一方面在建立档案检索工具时，耗时耗力地进行人工制作，另一作者简介：李爱妹，女，1957年生，毕业于中共四川省委第二党校政治经济专业。主要从事档案管理工作。方面在利用时仍然要通过人工找寻，手续十分烦琐，效率十分低下。传统的档案工作服务手段已跟不上时代发展的步伐，必须大胆创新。而信息技术的发展，为档案工作服务手段的创新提供了有力的武器。通过档案信息化，档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成，从而改变了原有的浪费大量人力、物力的档案

6、立卷装订保管制度；把过去的案卷目录、全引目录、专题目录等众多的档案目录，统一到用计算机编目的方法上来，建立科学的机读档案目录检索体系，实现手工检索向计算机检索的全面过渡，从而大大提高了档案检索的效率。所以说，档案工作服务手段创新，需要档案信息化。1.2档案工作服务方式创新，需要档案信息化随着科学技术不断发展，信息的公开化被提上了重要议事日程。各项工作包括档案工作都面临严峻的挑战。对于科研单位档案部门和档案工作者来说，必须以创新思维指导档案工作，以适应新时期快速发展需要。为此档案部门要改变一切不适应新形势要求的思想观念和单一被动的服务方式。传

7、统的档案工作服务方式,是一种封闭式的，局限于咨询者上门查阅档案，档案馆虽然有大量的档案信息资源，但大部分不能方便地被员工所利用，谈不上充分发挥档案信息资源服务员工、服务科研生产发展的作用了。信息技术的发展，为改变传统的档案服务工作方式提供了可能。按照“坚持创新，突出服务”上海造船2009年第1期（总第77期）—75—的思路，加强档案部门的业务建设。通过档案信息的上网，可以向员工提供开放的馆藏档案和有关现行文件。通过建设数字档案馆和计算机的管理，对档案信息资源加以分类、提取、分析、加工、并进行连接与共享，从而准确、及时、简捷、实用地满足员工对

8、档案信息的不同需求。所以说，档案工作服务方式的创新，同样需要档案信息化。1.3档案工作服务内容创新，需要档案信息化传统的档案工作服务内容主要是向查阅人员提供馆藏纸质档案信息，比较