浅谈建筑工程档案管理工作的重要性及管理工作.pdf

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1、2012年6月瞳村国蒜晦政工·管理浅谈建筑工程档案管理工作的重要性及管理工作黄胜军(惠州大亚湾代建项目管理局)摘要：随着我国经济的飞速发展，工程建设规模也在不断扩大，建筑工程档案也随之日益显现出其在基本建设中的地位和作用。本文通过分析加强建筑工程档案管理的重要性，提出了如何开展建筑工程档案管理工作。关键词：建筑工程；建筑工程档案管理；重要性档案管理亦称档案工作，是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理工作是一项政策性，机密性，专业性强的工作

2、，各级管理部门要充分认识到档案管理工作的重要性。建筑工程档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是传承城市人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源，是一座丰富的知识宝库，是城市建设的一种潜在的生产力。通过对它的管理、编研、开发和利用，必将转化为直接的生产力，推动城市建设发展，为社会创造更多的财富。随着经济建设和城市快速发展，建筑工程越来越多，对加快城市建设、改善人民生活、促进经济发展有着十分重要的意义。在工程建设过程中

3、会形成各种各样的文档材料、有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维护检修记录等。这些文档材料全面反映了建筑工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此，认真做好工程档案管理工作是非常重要的。工程档案的重要性具体体现如下：①工程档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段，是城市建设活动的产物；⑦工程档案是进行城市规划工作的基础；③工程档案是城市建设和管理的重要依据；④工程档案是城市一切建筑物、构筑物维修、改扩建的依据，是提高城市建设经济效益的最佳

4、途径；⑤工程档案是城市防灾、挽灾、减灾和战争破坏后恢复重建的重要依据。而做好工程档案管理工作的重要性就更加的突出了。先总结具体做法如下：1深入现场，做好对建筑工程档案的服务工作建筑工程建设项目是城市经济发展和社会进步的重要基础设施，也是发挥城市多功能作用的关键，它关系到国计民生，又体现着城市的现代化水平。因此，它是城市规划，建设，管理的重要依据。所以，在主动做好对建筑工程业务指导，工程现场跟踪服务，档案接受工作的同时，对登记在册的工程项目进行清查，摸底，研究，积极探索，特别是对一些影响特别重要，影响深远的工程，不但深入现场

5、进行业务指导，而且还与建筑单位就工程的特殊事项进行现场勘察，了解工程的实际情况，在思想认识上达成一致，在档案上编订整套的，详尽的工程方案，做好档案工作的示范样本，现场指导，实地操作，及时解决疑难性问题，并做好该工程的跟踪服务，走出重点工程档案管理的新路子。2重视档案管理工作。提高档案管理工作水平建筑工程档案涉及工程方方面面的工作，贯穿于工程全过程，因此工程档案管理人员必须全程跟踪服务于工程，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，工程档案管理人员应尽早加入工程，对项目档案工作进行统筹规划，尽早收集。有些建筑公司

6、，对工程建设中的档案管理不太重视，到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整理带来很大难度。而且，一般施工单位没有专职档案管理人员，内业资料分散于工程技术科、试验室、合同管理等部门，工程后期人员继续撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，人员很难召来，拖延了资料整理时间。鉴于上述原因，应在工程建设中加强档案管理工作，提高档案管理人员的整体素质，对各专职或兼职档案管理人员进行大量培训．理解建筑工程建设工作中会形成哪些类型的文件

7、材料，哪些是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解具体的归档范围。事实上，高水平的档案管理工作也缺少不了高水平的档案管理工作人员，这就要求档案管理人员要定期参加管理专业的技术培训，进行专业理论学习，实践证明，集中业务培训是做好档案管理工作的重要途径和有效措施，它时间短，见效快，针对性强，覆盖面广，能在短时间内提高管理人员和技术人员的专业技能，对档案管理工作的规范化，标准化起到了积极的推进作用。3有效利用计算机资源，建立档案检索系统提高各档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门(单位)对档案利用，藉以提

8、高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成的编号。4工程竣工验收备案工作的重要性工程竣工验收备案工作是工程建设项目管理的最后一道程序，其形