《电子邮件写作》PPT课件.ppt

《《电子邮件写作》PPT课件.ppt》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、电子邮件写作CopyrightsZhuang,Jing为什么要写邮件？写邮件时最困难的事情是什么？平常工作时最常写的是什么邮件？提纲电子邮件的目的电子邮件的结构电子邮件的内容电子邮件的典型类型电子邮件中的英语目的结构内容中文English日本语DeutschFrançaise@#%……提纲电子邮件的目的电子邮件的结构电子邮件的内容电子邮件的典型类型电子邮件中的英语电子邮件的目的电子邮件可以用来帮助发件人达成以下目的提出要求/指示传递相关信息作出解释说明不要事事都用邮件解决发送给正确的人TO需要针对邮件采取行动的人CC需要知情的人或是可能有帮助的人写作中始终记得自己

2、的目的对事，不对人我明明已经说清楚了，为什么对方没搞明白？我明明交待了三件事，为什么对方只做好了一件？提纲电子邮件的目的电子邮件的结构电子邮件的内容电子邮件的典型类型电子邮件中的英语电子邮件的结构电子邮件的结构服务于电子邮件的目的对各种观点进行分组向读者灌输思想观点最有效的途径是自上而下式使用“金字塔原理”写作同样的内容+不同的结构=不同的含义电子邮件的结构——分组狗、猫、大象、龙、恐龙、老虎十二生肖狗老虎龙非十二生肖猫大象恐龙现在存在狗猫大象老虎现在不存在龙恐龙可以家养狗猫通常不可家养大象龙恐龙老虎合适的分组可以让收件人所看到的事物和你想要告诉他们的保持一致电子

3、邮件的结构——自上而下电子邮件不是文学作品自上而下是一种给定的逻辑联系跳跃会造成信息缺失一——二——三；总——分——总电子邮件的结构——金字塔原理金字塔中的观点遵循三个原则每一层次的观点必须是低一层次观点的概括每一组的观点必须在逻辑上属于同一范畴每一组的观点必须符合逻辑顺序常用逻辑顺序演绎顺序：按演绎推理组织内容因果顺序：按因果关系组织重要性顺序：按重要程度组织条理清晰的关键，是把你的观点组织成金字塔结构，然后按照组织好的结构下笔提纲电子邮件的目的电子邮件的结构电子邮件的内容电子邮件的典型类型电子邮件中的英语电子邮件的内容电子邮件的内容最终也服务于电子邮件的目的清

4、晰的标题恰当的主体有头有尾电子邮件的内容——标题标题必须是邮件所谈论的事情转发前检查标题标题可以是邮件核心思想的浓缩标题长短合适，可以省略不必要的词语一个邮件最好只有一个或一类主题电子邮件的内容——主体主体的内容详细程度取决于收件人不同的人在同一时间对同一事情的理解程度不同有些指代要清楚，不用不常用的缩写主体的内容详细程度取决于主题情境的事态资源是否充足立场是否一致资源充足资源不充足立场一致立场不一致简单罗列事实通知即可是否有必要向上汇报强调共同利益说明不良后果罗列问题给出解决方案电子邮件的内容——主体最好在邮件的第一段明确地说出自己的主要目的邮件主体里不可缺

5、少的三个部分如果想从对方那里得到我想要的信息，我需要给对方提供哪些信息我希望对方采取哪些行动措施我需要对方什么时候给予回复电子邮件的内容——主体行文时的注意事项明确简洁不要模棱两可避免使用复杂的句子清单列表中列举项的第一个词的词性尽量保持一致换位思考强调对方利益可以强硬地表达立场，但最好不要使用责难、挖苦对方的语气慎用大写字母、红色字体和感叹号电子邮件的内容——开头和结尾建议不要省略问候语建议在首句和对方寒暄一下建议在结束部分积极展望一下双方未来的合作请使用公司要求的标准签名格式和缩略格式提纲电子邮件的目的电子邮件的结构电子邮件的内容电子邮件的典型类型电子邮件中的

6、英语电子邮件的典型类型提出要求/指示基本涵盖日常的工作邮件传递相关信息会议纪要转发通知作出解释说明案例描述分析报告电子邮件的典型类型——要求/指示日常工作最常用的邮件建议和特定联系人约定特定标题、格式不易出错方便整理关键信息尽可能详细时间数量注意用语礼貌电子邮件的典型类型——传递信息会议纪要ToDoList——有逻辑顺序OpenIssues——列明所需资源Deadline&Responsibleperson转发通知F.Y.I.?只转发给需要的人转发一串长长的讨论时，不妨自己总结一下规避潜在风险电子邮件的典型类型——解释说明案例描述情景、冲突、问题、解决方案（建议）

7、标准式：情境——冲突、问题——解决方案突出忧虑式：冲突、问题——情境——解决方案突出信心式：问题——情境、冲突——解决方案分析报告开篇点明主题清晰划定报告范围对主要发现进行摘要以结论和建议措施结尾提纲电子邮件的目的电子邮件的结构电子邮件的内容电子邮件的典型类型电子邮件中的英语电子邮件中的英语开篇Thanksfor+名词/动名词Iamwritingto+动词Howisgoingon?结语Thankyouandwaitingforyourreply/comments.Thankyouandhopewecangetitdonetogether.Thankyouandho

8、pethe