Excel管理小技巧分享.ppt

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1、2009-6Excel技巧分享2021/8/111目录1.Excel的功能介绍2.Excel在行政管理中的应用2.1.抽奖器的应用3.小技巧分享3.1数据合并3.2行列快速转换3.3巧妙删除重复记录3.4记录单快速录入表格数据3.5l单元格文字随时换行3.6消除0值3.7快速录入自然递增数值3.8截屏功能让数据得到实时更新2021/8/1121.Excel功能介绍2021/8/113Step12.1抽奖器的应用创建工作簿启动Excel创建一个新的工作簿，然后保存并命名为“Excel自带抽奖器”Step2降低宏的安全性由于使

2、用抽奖其实需要启动宏，因此事先要降低宏的安全性。①依次单击“工具”——“宏”——“安全性”，如图一2021/8/114图一2.1抽奖器的应用2021/8/1152.1抽奖器的应用②、弹出“安全性”的对话框，单击“安全级”选项中的“中”，然后单击“确定”按钮，如图二2021/8/1162.1抽奖器的应用启动Excel自带抽奖器①依次单击菜单“文件”——“新建”②此事在屏幕的右侧会弹出如图所示的窗口，然后单击“模板”里的“本机上的模板”（如图三）Step32021/8/1172.1抽奖器的应用图三2021/8/1182.1抽奖

3、器的应用③弹出“模板”窗口，单击“电子方案表格”选项卡，此时在“模板”窗口里会显示多个模板类型。④单击“抽奖器”图标，然后单击“确定”按钮，如图四2021/8/1192.1抽奖器的应用系统会自动启动抽奖器REPORT91.xls,如图五2021/8/11102.1抽奖器的应用输入候选人名单单击工作表标签“候选名单”使该工作表处于活动状态，然后依次在“请输入候选人名单”栏下面输入要参加抽奖活动的人员姓名，如图六Step42021/8/11112.1抽奖器的应用设置奖项人数单击工作表标签“设置”使该工作表处于活动状态，然后在“

4、奖项设置”栏里设置各个奖项的人数。如图七Step52021/8/11122.1抽奖器的应用开始抽奖此时系统将自动转至工作表“抽奖”，在该状态下就可以进行抽奖活动了。①单击“开抽抽奖”按钮②这时在屏幕的右侧将显示“五等奖—本次获奖名单”，并且不断地闪动候选人名单，单击“停止”按钮即可获得获奖员工的名单。如图八Step62021/8/11132.1抽奖器的应用图八2021/8/11142.1抽奖器的应用③按照上面的方法可以一次获得各个奖项的员工名单。特等奖抽完后将显示“抽奖结果”按钮，当即该按钮会弹出如图所示的对话框，然后单击

5、“否”按钮即可。如图九若想打印获奖名单，直接单击“打印获奖名单”按钮即可。2021/8/11152.1抽奖器的应用查看抽奖结果想察看抽奖结果，可以单击工作标签“抽奖结果”，在该工作表里记录了刚才抽奖结果。如图十Step72021/8/1116在Excel中除了之前介绍的抽奖器外，还有许多其他的模板，如考勤记录、通讯录、个人预算表等，这些模板都有非常重要的作用补充要点各位一定要记住哟2.1抽奖器的应用2021/8/11173.1数据合并有分列就有合并，如果需要将Excel表格中的多列数据显示到一列中，可以用合并函数来实现。如

6、果希望将B列数据和C列数据组合型显示到D列中（中间添加一个“-”符号），一个“&”就搞定了。选中D1单元格，输入公式：=B1&“-”&C1，敲回车；然后用“填充柄”将其复制到D列下面的单元格中即可。如图十一2021/8/11183.1数据合并图十一2021/8/1119如果需要要将Excel按行（列）排列的数据，转换为按列（行）排列，可以通过“选择性粘贴”来实现。选中需要转换的数据区域，执行一下“复制”操作；选中保存数据的第一个单元格，执行“编辑选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“转置”选项，确定返回即

7、可。如图十二、图十三3.2行列快速转换2021/8/11203.2列快速转换图十二2021/8/11213.2行列快速转换图十三2021/8/11223.3巧妙删除Excel的重复记录Excel无法自动识别重复的记录。为了清除这些重复记录，我们往往是一个一个手工删，既费时又费力。今天我们利用它的高级筛选功能来达到相同的目的。具体操作步骤如下:打开一份带有重复记录的Excel文档。如图十四所示2021/8/11233.3巧妙删除Excel的重复记录图十四2021/8/11243.3巧妙删除Excel的重复记录选中图表中的所有

8、记录(注意，此时应将每列的标题行也选择上，否则筛选完的数据表中将不再包含有该标题行)，执行“数据”菜单→“筛选→高级筛选”命令在弹出的“高级筛选”对话框中选择“将筛选结果复制到其他位置”一项，并点击“复制到”选择框后面的范围按钮来选择一块区域以存放筛选后的数据(注意:此处千万不要与原数据所处的单元格相重